Comment tenir une assemblée générale extraordinaire (AGE) dans une SARL ?

Qu'est-ce qu'une assemblée générale extraordinaire ?

L'assemblée générale extraordinaire est la réunion des associés d'une SARL convoqués pour prendre une décision importante qui concerne la vie de la société et qui doit faire l'objet d'une discussion entre eux, notamment dans le cadre de la modification des statuts. À la différence de cette dernière, l'assemblée générale annuelle ordinaire est le moment où sont approuvés les comptes sociaux et où le choix est fait quant à l'utilisation des bénéfices, s'il y en a.

Dans quel cas peut-on demander la tenue d'une assemblée générale extraordinaire ?

Certaines décisions importantes relatives à la structure ou à la vie de la société ne peuvent pas être prises en assemblée ordinaire.

Cela peut être :

• le changement de siège social ;
• la modification de l'objet social de la société ;
• la modification de la forme sociale (transformation d'une SARL en SAS par exemple) ;
• la cession de parts sociales ;
• en cas de fusion, scission, ou d'un apport partiel d'actif ;
• une augmentation de capital ;
• etc. 

Qui peut procéder à la convocation d'une assemblée générale extraordinaire ? 

 La réunion d'une AGE peut être faite à la demande d'un ou plusieurs associés détenant (1) : 

• la moitié des parts sociales ;
• le dixième des parts sociales, s'ils représentent au moins le dixième des associés.

Un ou plusieurs associés détenant le vingtième des parts sociales ont la faculté de faire inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée des points ou des projets de résolution qui sont portés à la connaissance des autres associés. Les statuts peuvent prévoir d'autres cas pour lesquels les associés doivent se réunir en assemblée générale extraordinaire.

Le gérant de la SARL peut effectuer certaines modifications des statuts sans passer au préalable par la convocation de l'AGE. Il peut (2) :

• harmoniser les statuts avec les dispositions impératives de la loi et des règlements ; 
• déplacer le siège social sur le territoire français.

Néanmoins, il devra ultérieurement procéder à leur ratification par les associés, lors de la tenue d'une assemblée générale extraordinaire.

Sous quel délai peut-on convoquer une assemblée générale extraordinaire dans une SARL ?

Avant l'organisation de toute assemblée générale, il y a certaines règles à respecter. Le gérant de la SARL doit procéder à la convocation de l'assemblée générale ou, à défaut, le commissaire aux comptes s'il en existe un (1).

La convocation doit être adressée aux associés par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un délai de 15 jours minimum avant la tenue de l'AGE (3). Toutefois, ce délai peut être réduit à 8 jours quand l'assemblée est convoquée en raison du décès du gérant unique de la société. Le délai de convocation fixé par les textes n'est qu'un minimum, les statuts peuvent prévoir un délai plus long.

La convocation à la prochaine assemblée générale extraordinaire doit nécessairement contenir l'ordre du jour et certains documents doivent être annexés à la convocation, notamment (4) : 

• le rapport de gestion, l'inventaire et les comptes annuels établis par le ou les gérants ;
• le texte des projets de résolutions proposées ;
• le rapport du commissaire aux comptes (s'il y en a un).

Il est important de respecter ces règles de convocation. En effet, si l'une d'elles n'est pas respectée, l'assemblée générale extraordinaire pourra faire l'objet d'une annulation. Néanmoins, une action en nullité n'est pas recevable lorsque tous les associés étaient présents ou représentés.

Comment se déroule une assemblée générale extraordinaire dans une SARL (coût, décisions, PV…) ?

Qui préside et comment se déroulent les votes ?

Le gérant ou l'un d'eux, en cas de pluralité, préside l'assemblée générale extraordinaire. C'est le président qui a la charge de mener les discussions concernant les résolutions énoncées dans l'ordre du jour. Celles-ci sont débattues et votées par l'ensemble des associés.

Des conditions de vote sont à respecter. Dans le cadre d'une SARL, les règles de quorum varient selon que la société a été créée avant ou après le 4 août 2005 (5).

Quelles sont les règles de quorum et de majorité requises ?

Le quorum est le nombre minimum de voix présentes ou représentées, fixé par la loi ou les statuts, pour que les associés puissent délibérer.

Pour les sociétés constituées avant le 4 août 2005, il n'y a aucune obligation de quorum.

En revanche, pour que la résolution soit adoptée, il faut que celle-ci soit votée par les associés représentant au moins 3/4 des parts sociales. Toute clause exigeant une majorité plus élevée est réputée non écrite.

Pour les sociétés constituées depuis le 4 août 2005 (6), les décisions de modification des statuts ne peuvent être prises que si les associés présents ou représentés possèdent un nombre minimal de parts sociales :

• sur 1ère convocation, un quart des parts sociales ;
• sur 2ème convocation, un cinquième des parts sociales.

Les modifications sont décidées à la majorité des deux tiers des parts détenues par les associés présents ou représentés, à l'exception du déplacement du siège social.

Que doit contenir le procès-verbal ?

Lorsque les résolutions énoncées dans l'ordre du jour ont été votées, le gérant doit établir le procès-verbal d'assemblée afin de constater les décisions prises. 

Cet écrit doit obligatoirement contenir les mentions suivantes (7) :

• la date et le lieu de réunion ;
• les noms et prénoms, ainsi que la qualité du président ;
• les noms et prénoms des associés présents ou représentés, ainsi que le nombre de parts sociales détenues par chacun ;
• les documents et les rapports soumis à l'assemblée ;
• un résumé des débats ;
• le texte des résolutions mises aux voix ;
• le résultat des votes.