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Qu'est-ce que le PCA d'une entreprise (plan de continuité d'activité) ? Définition
Un plan de continuité d'activité (PCA) est un document qui explique comment une entreprise continuera à fonctionner pendant une interruption de service non planifiée.
Plus précisément, un PCA comprend l'ensemble des mesures permettant à une entreprise, en cas d’événement majeur perturbant gravement son fonctionnement normal :
- d'organiser la poursuite de ses tâches opérationnelles ;
- d'assurer le maintien et la continuité de ses activités essentielles (le cas échéant, de façon temporaire selon un mode dégradé) ;
- de préparer la sortie de crise et la reprise planifiée de son activité.
Un PCA doit ainsi permettre à l'entreprise de répondre à ses obligations externes (législatives, réglementaires, contractuelles) et internes (limiter les pertes de ressources et de marché pour tenir ses objectifs, assurer la survie de l'entreprise, veiller à son image, etc.).
Il doit prévoir les ressources et les procédures adaptées afin que puisse être appliquée la stratégie de continuité adoptée par l'entreprise, et qu'elle puisse ainsi se rétablir, reprendre et retrouver un niveau de fonctionnement prédéfini suite à l'interruption de son activité.
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Pour quelles raisons élaborer un plan de continuité d'activité en entreprise ? Exemples de crises majeures
En même temps que les opportunités, notre monde de plus en plus interconnecté apporte aussi son lot de risques.
Ceux-ci peuvent se transformer en véritables crises : conflits internationaux, pandémies ou encore cyber-attaques contre l'entreprise sont quelques-uns des récents exemples qui ont illustré le fait que tout peut arriver.
Ces événements peuvent avoir d’importantes répercussions sur l'activité principale de l'entreprise (reconnaissable grâce au code APE/NAF), notamment :
- financières (pertes de revenus pendant la crise en raison de l'arrêt de l'activité, coûts engendrés par les charges fixes, etc.). Ces impacts sont notamment visibles lors de l'évaluation de la situation financière de votre entreprise ;
- commerciales (perte de marchés, perte de clients, perte de fournisseurs ou de partenaires commerciaux, etc.) ;
- juridiques (sanctions financières, administratives ou pénales en cas de non-respect de ses obligations légales, réglementaires ou contractuelles) ;
- en termes d’image et de réputation (perte de visibilité sur le marché, perte de confiance des clients, fournisseurs ou partenaires craignant que les engagements de l'entreprise ne soient pas tenus, etc.).
Un PCA a donc pour objectif de permettre d'assurer la survie d'une entreprise et sa viabilité à long-terme, puisqu'il a le mérite, lorsqu'une situation de crise survient, de permettre d'en réduire les effets directs pendant la période de perturbation, mais également d'en limiter les conséquences négatives à long-terme.
Au final, si la mise en place d’un PCA n’est pas une obligation légale, elle est toutefois vivement recommandée.
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PCA complet ou PCA simplifié ?
Le PCA s’inscrit dans une démarche globale de résilience qui intègre la gestion du risque (notamment les plans de prévention et de protection). Néanmoins, pour satisfaire une contrainte de temps ou lorsque la démarche de gestion du risque n’est pas encore en place, une approche simplifiée est possible.
La démarche simplifiée
La démarche simplifiée concerne uniquement les actions qui permettent de résister aux éventuels chocs.
Ainsi, lorsque l’entreprise ne dispose pas de l’anticipation nécessaire ou n’a pas encore de stratégie globale de gestion des risques, elle peut malgré tout réaliser un PCA simplifié.
Il s’agit alors de se concentrer uniquement sur les actions majeures prioritaires permettant de résister à une crise, de maintenir les activités essentielles et de reprendre l’activité une fois la crise passée.
Le PCA simplifié, contrairement au plan de continuité d’activité complet, ne s’intègre pas dans une stratégie globale de gestion des risques de l’entreprise. Au final, il permet donc de préparer une stratégie spécifique, rapide et simplifiée pour résister à un scénario donné.
La démarche complète
L'élaboration d'un PCA complet s’inscrit dans la continuité de la politique de gestion des risques de l’organisation.
La gestion de risque permet en outre de mieux connaître les conséquences possibles ainsi que leur probabilité, et donc de définir rationnellement la stratégie de continuité d’activité.
Quelles informations doit contenir un PCA ? Quelle est la procédure à suivre ?
Ce document stratégique doit contenir certaines informations indispensables, notamment
Définir le contexte, les obligations et les objectifs du PCA
Pour cela, il est nécessaire d'établir la liste des activités essentielles que doit réaliser votre entreprise pour atteindre ses objectifs et tenir ses obligations. La liste des processus clés utiles au fonctionnement des activités essentielles devra également paraître.
Faire une évaluation des risques retenus comme les plus graves pour la continuité de l'activité
Ces derniers doivent être explicités au moyen de différents scénarios possibles (crue, pandémie, destruction de site, etc.). Toutefois, vous ne pourrez pas prendre en compte tous les scénarios, il faudra prioriser les risques les plus graves.
L'analyse complète des risques que peut rencontrer votre entreprise vous permettra de disposer d'une grille d'évaluation et de critères objectifs pour décider des priorités dans la gestion de la crise.
Etablir la stratégie de continuité d'activité
Il s'agit d'établir et de décrire, pour chaque activité essentielle, et ce, jusqu'à la reprise de la situation normale :
- les niveaux de service retenus ;
- les durées d'interruption maximales pour ces différents niveaux de service ;
- les ressources et les procédures permettant d'atteindre les objectifs, en tenant compte des ressources critiques qui peuvent avoir été perdues.
Définir les rôles
Définir le rôle des différents responsables de la mise en œuvre du PCA ainsi que les procédures et moyens nécessaires à celle-ci.
Etablir un dispositif de gestion de crise
Vous devez notamment prévoir des procédures de détection d'incident, d'alerte et d'activation de cellule de crise, et de déclenchement des dispositions du PCA (solutions palliatives, mode secours avec fonctionnement dégradé). L'objectif d'un tel dispositif est de permettre la mise en œuvre opérationnelle du PCA.
Mettre en place un dispositif de maintenance opérationnelle du plan ayant un triple objectif
- établir des indicateurs permettant de vérifier et de mesurer l'efficacité du plan au regard des objectifs de continuité, la bonne mise en œuvre des dispositifs prévus dans le PCA et les niveaux de service constatés sur les activités essentielles, le fonctionnement des processus spécifique au PCA ainsi que la disponibilité des ressources de secours ;
- mettre en place des dispositifs de mesures relatives à des tests périodiques, à des exercices ou à un sinistre vécu ;
- identifier des axes de progrès et d'amélioration qui peuvent être apportés au PCA.
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Comment élaborer un plan de continuité d'activité ? Comment le rédiger et gérer sa mise en place ?
Pour élaborer un plan de continuité d'activité, plusieurs étapes doivent être scrupuleusement respectées :
- définir le contexte et les objectifs de l'organisation ;
- identifier et formaliser les besoins de continuité ;
- identifier et gérer les risques prioritaires ;
- choisir les scénarios à prendre en compte ;
- formaliser les moyens à mettre en œuvre ainsi que les procédures à appliquer ;
- définir la stratégie de continuité de l'entreprise ;
- définir les procédures de gestion de crise et de communication.
Une fois ces étapes réalisées, vous pourrez commencer la rédaction du plan de continuité.
Néanmoins, la rédaction d'un PCA demeure très complexe. C'est pourquoi, il est recommandé d'avoir recours à l'expertise d'un professionnel.
Le PCA doit-il être mis à jour ?
Les priorités d'organisation des entreprises évoluent en fonction de leurs obligations contractuelles, légales et réglementaires, de leurs objectifs, de leurs relations avec les partenaires externes (clients, négociation avec ses fournisseurs par exemple, etc.) et des risques nouveaux auxquels elles peuvent avoir à faire face, comme tel fut notamment le cas avec la crise sanitaire de la Covid-1 sous certaines conditions.
Il est donc nécessaire que votre PCA soit mis à jour régulièrement pour tenir compte de l'évolution de l'ensemble de ces paramètres. En effet, même une fois mis en œuvre, vous devez faire évoluer ce dernier afin de garantir son efficacité.
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