Lettre d’acceptation d'un entretien de rupture conventionnelle

Votre salarié vous a proposé un entretien pour discuter d’une rupture conventionnelle. Si vous êtes d’accord pour échanger sur ses motivations et les modalités, il vous suffit de lui adresser une lettre d’acceptation de cette demande. Vous devez le convoquer à un entretien préalable à la rupture conventionnelle. Ce modèle de lettre, facile à personnaliser, vous permet de formaliser rapidement votre accord tout en respectant les procédures légales.

La rupture conventionnelle est subordonnée à un ou plusieurs entretiens, au cours duquel/desquels l'employeur et le salarié se mettent d'accord (article L1237-12 du Code du travail) :

• sur le principe même de la rupture du contrat de travail ;
• sur ses modalités (date de rupture, indemnité versée au salarié, etc.).

Le salarié peut se faire assister, au cours de son entretien, par une personne de son choix :

• appartenant au personnel de l'entreprise, qu'il s'agisse d'un salarié titulaire d'un mandat syndical ou d'un salarié membre d'une institution représentative du personnel ou de tout autre salarié. Par exemple, il peut, s'il le souhaite, se faire assister par son supérieur hiérarchique (Cass. Soc., 29 janvier 2014, n°12-27594).
• lorsqu'il n'existe pas, dans l'entreprise, d'institution représentative du personnel, par un conseiller extérieur à l'entreprise, choisi sur une liste dressée par l'autorité administrative (il ne peut se faire assister par un avocat).

Le salarié doit alors informer l'employeur avant la date prévue pour le ou les entretiens, s'il entend se faire assister. Aucune sanction n'est prévue par les textes s'il ne le fait pas. Si le salarié use de cette faculté, l'employeur peut lui aussi se faire assister soit par :

• une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ;
• dans les entreprises de moins de 50 salariés, par une personne appartenant à son organisation syndicale d'employeurs ou par un autre employeur relevant de la même branche. 

Dans ce cas, il en informe le salarié, avant la date fixée pour le ou les entretiens.

Recevoir votre salarié lors d'un ou même plusieurs entretiens ne vous engage pas à finaliser la rupture. Vous pouvez mettre un terme aux pourparlers à n'importe quel moment, voire même vous rétracter dans un délai de 15 jours à compter de la signature de la convention de rupture, si vous le souhaitez.

Vous pouvez joindre à l'invitation un document d'information au salarié récapitulant la procédure de rupture conventionnelle en précisant notamment ses droits et garanties, l'identité de la personne destinataire de la lettre de rétractation et le droit au chômage à l'issue de la relation contractuelle.

Ce document pourra avoir son importance : en informant le plus en amont possible le salarié sur ses droits et garanties, l'employeur pourra plus facilement rapporter la preuve de l'absence de vice de consentement.

En pratique, il conviendra d'adresser cette convocation au salarié à l'avance, pour lui permettre de faire appel à un assistant (par exemple : 5 jours à compter de la réception ou de la remise du courrier, comme le délai qui est laissé, entre la convocation et l'entretien préalable, dans le cadre d'un licenciement, voire idéalement 8 jours).