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Actualité Documents de fin de contrat à remettre au salarié : vos obligations

Fin de contrat : quels documents remettre au salarié ?

Par , Juriste Rédactrice web - Modifié le 13-03-2020

Fin de contrat : quels documents remettre au salarié ?

Lorsque l'un de vos salariés quitte votre entreprise, vous avez de nombreuses formalités à accomplir. La remise des documents de fin de contrat en fait partie. Quels sont les documents de fin de contrat à remettre au salarié ? Pouvez-vous être sanctionné si vous ne les délivrez pas aux salariés ou les remettez tardivement ?

Quels sont les documents de fin de contrat à remettre au salarié ?

L'attestation Pôle emploi

L'attestation Pôle emploi permet aux salariés de faire valoir leurs droits à l'assurance chômage.

Lorsque le contrat de travail d'un salarié prend fin, vous devez délivrer une attestation Pôle emploi au salarié (1).

Elle doit mentionner les éléments suivants :

  • l'identité et qualification du salarié ;
  • le motif de la rupture du contrat de travail ;
  • la durée de l'emploi ;
  • le montant des rémunérations des 12 derniers mois : doivent être pris en compte les salaires, primes, indemnités diverses, montant du solde de tout compte).

Pour établir l'attestation Pôle emploi, plusieurs moyens s'offrent à vous, selon la taille de votre entreprise.

Si votre entreprise compte au moins 11 salariés, vous devez obligatoirement (sauf impossibilité pour une cause qui vous est étrangère) établir l'attestation par voie dématérialisé, c'est-à-dire :

  • soit via la saisie en ligne directement sur le site internet de Pôle emploi dans votre espace employeur :
  • soit via la saisie dans un logiciel de paie agréé et conforme à la norme en vigueur.

Dans ces deux cas, la transmission de l'exemplaire destiné à Pôle emploi se fait automatiquement.

Si l'effectif de votre entreprise est inférieur à 11 salariés, la dématérialisation est facultative. Vous pouvez continuer à utiliser l'attestation papier. Vous devrez la transmettre par courrier à Pôle emploi à l'adresse suivante :

✉ Pôle emploi Centre de traitement
BP 80069
77213 AVON cedex

Que vous établissiez l'attestation Pôle emploi par voie électronique ou en version papier, n'oubliez pas d'en transmettre un exemplaire à votre salarié.

Bon à savoir :

Vous devez remettre un exemplaire de l'attestation Pôle emploi au salarié même en cas de démission puisque le salarié démissionnaire peut dans certains cas prétendre aux allocations chômage (2) ;

  • en cas de démission légitime ;
  • en cas de démission pour suivre un projet de reconversion professionnelle nécessitant le suivi d'une formation ou un projet de création ou de reprise d'une entreprise.

Le certificat de travail

À l'expiration du contrat de travail, l'employeur délivre au salarié un certificat de travail (3).

Ce certificat doit mentionner certaines informations (4) :

  • la date d'entrée du salarié dans l'entreprise ;
  • la date de sortie du salarié de l'entreprise ;
  • la nature du ou des emplois successivement occupés et les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus ;
  • le maintien du contrat complémentaire santé et des garanties de prévoyance (5).

Ce document permet au salarié :

  • d'attester de son activité au sein de votre entreprise ;
  • de prouver à son futur employeur qu'il est libre de tout engagement à votre égard ;
  • de faire valoir ses droits au chômage puisqu'il est systématiquement demandé par Pôle emploi.

Le reçu pour solde de tout compte

À l'expiration du contrat de travail, vous devez établir un reçu pour solde de tout compte.

Le reçu pour solde de tout compte est établi en double exemplaire. Mention en est faite sur le reçu. L'un des exemplaires est remis au salarié (6).

C'est un inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture de son contrat de travail. Il mentionne, le cas échéant, les montants suivants :

  • le dernier salaire versé ;
  • les éventuelles primes proratisées.

Si vous avez l'obligation de remettre à votre salarié un reçu pour solde de tout compte, celui-ci est toutefois libre de signer ou non celui-ci.

👓 Vous aimerez cet article : Mon salarié refuse de signer son solde de tout compte : quelles conséquences ?

En revanche, le reçu pour solde de tout compte non signé par le salarié ne fait pas preuve du paiement des sommes qui y sont mentionnées. Il vous appartient alors de justifier de ce paiement (7).

Bon à savoir :

Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé par le salarié dans les 6 mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l'employeur pour les sommes qui y sont mentionnées (8). Passé ce délai de 6 mois, le salarié ne peut plus contester les sommes qui sont inscrites sur le reçu pour solde de tout compte. C'est pourquoi, pour être libératoire, le certificat de travail doit comporter la date de signature (9).

Quelles sanctions pour l'employeur qui ne remet pas les documents de fin de contrat ?

Les documents de fin de contrat doivent être remis au salarié quel que soit le motif de rupture du contrat de travail (licenciement, rupture conventionnelle, démission…) et quel que soit le type de contrat de travail (CDI, CDD, temps plein, temps partiel…)

Ces documents sont quérables et non portables. Vous n'êtes pas obligé de les lui faire parvenir (10).

Cela signifie que vous avez seulement l'obligation d'informer le salarié que vous tenez ces documents à sa disposition et qu'il peut venir les chercher.

D'ailleurs, vous avez tout à fait la possibilité d'informer le salarié que vous tenez les documents de fin de contrat à sa disposition dans la lettre de licenciement ou lorsque vous accusez réception de sa démission (11).

En revanche, le fait de ne pas remettre les documents de fin de contrat au salarié qui en fait la demande peut être sanctionné.

À retenir :

  • le fait de ne pas délivrer au salarié un certificat de travail est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe, soit 750 euros (12) ;
  • le fait de ne pas délivrer l'attestation d'assurance chômage est puni de l'amende prévue pour les contraventions de 5ème classe, soit 1.500 euros (13).

En cas d'action en justice du salarié pour non délivrance ou remise tardive des documents de fin de contrat, vous pouvez également être condamné à verser des dommages et intérêts en raison du préjudice subi.

C'est au salarié de prouver le préjudice subi du fait de ce retard ou de l'absence de remise des documents obligatoires (14).




Références :
(1) Article R1234-9 du Code du travail
(2) Cass. soc, 15 mars 2017, n°15-21232
(3) Article L1234-19 du Code du travail
(4) Article D1234-6 du Code du travail
(5) Article L911-8 du Code de la sécurité sociale
(6) Article D1234-7 du Code du travail
(7) Cass. Soc, 27 mars 2019, n°18-12792
(8) Article L1234-20 du Code du travail
(9) Cass. Soc, 19 mai 1999, n°97-41653
(10) Cass. Soc, 26 mars 2014, n°12-27028
(11) Cass. Soc, 5 octobre 2004, n°02-44487
(12) Article R1238-3 du Code du travail
(13) Article R1238-7 du Code du travail
(14) Cass. Soc, 13 avril 2016, n°14-28293

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Vos Réactions

  • JF Paulin - Membre Le 24-11-2017 à 16:45

    Merci de préciser le texte rendant le reçu pour solde de tout compte obligatoire. Cela ne s'évince pas de L1234-20 me semble-t-il ? Quel intérêt un salarié aurait-il à exiger ce reçu ? 

    Cordialement  

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