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Brève Documents de fin de contrat à remettre au salarié : vos obligations

VRAI/FAUX : je dois donner au salarié des documents à la fin de son contrat ?

Par , Juriste - Modifié le 24-09-2018

VRAI/FAUX : je dois donner au salarié des documents à la fin de son contrat ? Juritravail

C'est vrai ! En tant qu'employeur, lorsqu'un salarié quitte votre entreprise, vous avez de nombreuses formalités à accomplir. La remise ses documents de fin de contrat en fait partie. Ils lui permettront de faire valoir ses droits, notamment auprès de Pôle emploi. Cependant, vous vous demandez si vous êtes tenu de lui remettre ces documents lorsque la rupture envisagée n'ouvre pas droit à l'Allocation de retour à l'emploi (ARE), comme dans le cas d'une démission. Et que risquez-vous en cas de manquements ? Nous éclaircissons ces points ensemble !

Vrai : la remise au salarié de documents de fin de contrat est obligatoire

Lorsque le contrat de travail d'un salarié prend fin, peu importe la raison, vous devez lui fournir les documents obligatoires. Ils lui permettront notamment, de justifier de son expérience professionnelle au sein de votre entreprise et de s'inscrire auprès du Pôle emploi afin de faire valoir ses droits au chômage.

documents obligatoires

Ainsi vous devez lui remettre :

  • le dernier bulletin de paie ;
  • le certificat de travail (1) qui doit mentionner (2) les dates d'entrée et de sortie du salarié dans l'entreprise, la nature du ou des emplois avec la période pendant laquelle il les a occupés, l'identité complète de l'employeur, la date et le lieu de délivrance ainsi que la mention du maintien à titre gratuit des garanties santé et prévoyance ;
  • le solde de tout compte (3) qui fait l'inventaire des sommes dues au salarié suite à la rupture de la relation de travail. En conséquence, les montants du dernier salaire et des diverses indemnités versées au salarié (indemnité compensatrice de congés payés, indemnité compensatrice de préavis, indemnité de licenciement ou de rupture conventionnelle) doivent y figurer ;
  • l'attestation pour le Pôle emploi (4) qui précise notamment les salaires perçus sur les 12 derniers mois afin de pouvoir justifier le montant de l'indemnité de départ versée au salarié et de pouvoir calculer les allocations chômage que l'organisme devra lui verser.

Vrai : je dois donner l'attestation de pôle emploi même si le salarié démissionne

Vous comprenez bien l'utilité de remettre, en toute circonstance le bulletin de salaire, le certificat de travail et le solde de tout compte. En revanche, vous pensez que vous pouvez dans certains cas vous dispenser de remettre une attestation Pôle emploi à tout salarié qui quitte l'entreprise ? C'est faux !

Se pose souvent la question de la pertinence de remettre une attestation pôle emploi dans le cadre d'une démission. A priori, le salarié n'aura pas droit au versement d'allocations chômage. Pour autant, les juges rappellent régulièrement (5) cette nécessité. Même le salarié démissionnaire doit se voir remettre l'attestation Pôle emploi.

Celui-ci peut ne pas avoir précisé les motifs de sa démission dans la lettre qu'il vous a remise. Or, certains cas de rupture volontaire du contrat de travail sont considérés comme légitimes et ouvrent droit au versement d'allocations chômage. Dans ce cas, le salarié aura besoin de cette attestation afin de faire valoir ses droits à l'ARE.

De manière systématique, pensez donc à fournir tous les documents de fin de contrat, à chaque fois qu'un salarié quitte l'entreprise.

Sachez que ces documents sont quérables et non portables. En conséquence, vous avez pour seule obligation celle de les tenir à la disposition du salarié. Vous n'êtes pas obligé de les lui faire parvenir.

En pratique, ces documents sont envoyés en lettre recommandée avec accusé de réception au salarié. Cependant, le simple fait de lui dire, dans la lettre de licenciement ou lorsque vous accusez réception de sa démission par exemple, qu'ils sont à sa disposition au sein de l'entreprise au moment de la rupture de son contrat suffit à remplir votre obligation.

Vrai : je peux être sanctionné si je ne donne pas les documents au salarié  

Vous avez peut-être déjà été confronté à une action en justice ou une lettre de mise en demeure d'un salarié demandant la remise de ses documents de fin de contrat sous peine de demander une indemnisation pour le préjudice subi.

Les juges réaffirment régulièrement leur position sur ce point (6). Le salarié souhaitant être indemnisé du fait du retard ou de la non délivrance des documents de fin de contrat par son ancien employeur, doit prouver le préjudice subi du fait de ce retard ou de l'absence de remise des documents obligatoires.

Dernière précision : si vous informez le salarié correctement que les documents sont à sa disposition au sein de l'entreprise et qu'il peut venir les chercher à la fin de son contrat (comme la loi vous y oblige), il ne pourra pas vous demander l'indemnisation d'un préjudice s'il ne vient pas les chercher lui-même (7).

Il est important de savoir que le fait de ne pas délivrer le certificat de travail, est passible d'une  contravention de 4ème catégorie et fait donc encourir une peine d'amende de 750 euros (8).

Un salarié vous menace de saisir le juge pour réclamer l'indemnisation de son préjudice ?

Références :
(1) Article L1234-19 du Code du travail
(2) Article D1234-6 du Code du travail
(3) Article L1234-20 du Code du travail
(4) Article R1234-9 du Code du travail
(5) Cass. soc., 15 mars 2017, n°15-21-232
(6) Cass. soc., 13 avril 2016 n°14-28293 et Cass. soc., 14 septembre 2016, n°15-21794
(7) Cass. soc., 5 octobre 2004, n°02-44487
(8) Article R1238-3 du Code du travail et article 131-13 du Code pénal 
 

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Vos Réactions

  • JF Paulin - Membre Le 24-11-2017 à 16:45

    Merci de préciser le texte rendant le reçu pour solde de tout compte obligatoire. Cela ne s'évince pas de L1234-20 me semble-t-il ? Quel intérêt un salarié aurait-il à exiger ce reçu ? 

    Cordialement  

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