Informations obligatoires sur la relation de travail : quelles nouveautés depuis le 1er novembre 2023 ?

Obligation d’information sur les principaux éléments de la relation de travail : quels enjeux ?

Lors de l'embauche d'un salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) ou en contrat à durée déterminée (CDD), l'employeur a l'obligation d'informer celui-ci sur un certain nombre d'éléments portant sur la relation de travail qui les lie.

Ces informations sont généralement communiquées dans le contrat de travail, au moment de la signature du contrat. 

Cette obligation a été renforcée depuis le 1er novembre 2023. De nouvelles informations doivent être transmises aux salariés nouvellement embauchés et les délais de transmission de ces informations ont été raccourcis. 

A l'origine, c'est la Loi DDADUE du 9 mars 2023 transposant une Directive européenne du 20 juin 2019 qui a renforcé cette obligation d'information (2).

Un décret d'application était attendu pour préciser notamment les principales informations relatives à la relation de travail que doit délivrer l'employeur au salarié, ainsi que les modalités d'établissement et de délivrance de celles-ci. C'est chose faite avec le décret daté du 30 octobre 2023 (3).

L'enjeu est de sécuriser les relations de travail qui lient les employeurs aux salariés mais également d'améliorer les conditions d'emploi de ces derniers.

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Quelles sont les entreprises concernées par l'obligation d'information sur les éléments essentiels de la relation de travail ?

Toutes les entreprises sont concernées dès lors qu'elles embauchent un nouveau collaborateur.

En effet, l'employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail (1).

Toutefois, cette obligation ne s'applique pas aux particuliers employeurs dès lors que le temps de travail de leur salarié ne dépasse pas 3 heures par semaine sur 4 semaines consécutives et qu'ils utilisent le Chèque Emploi Service Universel (CESU).

Informations principales liées à la relation de travail : quels éléments communiquer aux salariés ?

Si un certains nombres d'informations étaient déjà communiquées aux salariés nouvellement embauchés notamment via la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) le contrat de travail ou encore le bulletin de paie, la directive 2019/1152 du 20 juin 2019 a étendu la liste des informations à transmettre au travailleur lors de son embauche.

Depuis le 1er novembre 2023, elles sont désormais au nombre de 14.

Les éléments à communiquer sous 7 jours calendaires 

Certaines informations relatives à la relation de travail doivent être communiquées individuellement au salarié et ce, au plus tard le 7ème jour calendaire à compter de la date d'embauche (4).

Ces informations sont les suivantes (5) : 

• l'identité des parties à la relation de travail ;
• le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l'adresse de l'employeur ;
• l'intitulé du poste occupé par le salarié, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d'emploi ;
• la date d'embauche ;
• les éléments détaillés qui constituent la rémunération (y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération).

S'ajoutent également aux informations précédentes, les informations suivantes qui, quant à elles, peuvent faire l'objet d'un simple renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou aux dispositions de la convention ou de l'accord collectif qui les prévoit :

• la durée et les conditions de la période d'essai ;
• la durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle (ou ses modalités d'aménagement sur une autre période de référence) mais également les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d'équipe en cas d'organisation du travail en équipes successives alternantes.

Enfin, lorsque l'embauche d'un nouveau salarié se fait en contrat à durée déterminée (CDD), la date de fin ou la durée prévue de la relation de travail doit lui être communiquée.

Les éléments à communiquer dans le délai de 1 mois

D'autres informations, quant à elles, doivent être transmises au salarié dans le délai d'un mois à compter de la date d'embauche du salarié :

• les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise ou l'établissement ;
• les régimes obligatoires (organismes de sécurité sociale et de retraite) auxquels est affilié le salarié, ainsi que la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d'un accord collectif ou d'une décision unilatérale de l'employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d'ancienneté qui y sont attachées.

Certaines informations devant être communiquées dans le délai de 1 mois peuvent faire l'objet d'un simple renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou aux dispositions de la convention ou de l'accord collectif qui les prévoit. C'est le cas de celles relatives :

• au droit à la formation professionnelle assuré par l'employeur ;
• à la durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;
• à la procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de cessation de la relation de travail ;

Enfin, lorsque la relation de travail concerne un salarié temporaire, l'identité de l'entreprise utilisatrice doit lui être communiquée dans le délai de 1 mois à compter de sa date d'embauche.

Comment communiquer au salarié les informations obligatoires ? Est-ce obligatoirement dans le contrat ?

Les informations relatives à la relations de travail peuvent être communiquées sous format papier, par tout moyen conférant date certaine. Vous pouvez donc transmettre celles-ci en main propre contre signature d'une décharge ou encore par courrier recommandé avec accusé de réception (6). 

Ces informations peuvent être intégrées directement dans le contrat de travail du salarié. En pratique, c'est généralement la solution retenue. Le salarié étant amené à signer son contrat lors de son embauche, cela reste le moyen le plus sûr de ne pas oublier de lui communiquer certaines informations. C'est d'autant plus le cas, dans le cadre d'un CDI à temps partiel ou un CDD qui, contrairement au CDI à temps plein, doivent obligatoirement faire l'objet d'un écrit.

Rédiger le CDI à temps plein d'un salarié

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Mais, il est également possible d'adresser ces informations sous format électronique, à condition :

• que le salarié dispose d'un moyen d’accéder à l'information sous format électronique ;
• que les informations puissent être enregistrées et imprimées par le salarié ;
• de conserver un justificatif de transmission ou de la bonne réception de ces informations par le salarié.

Un arrêté fixant des modèles de documents visant à faciliter la communication de ces informations est attendu. Ces modèles seront proposés aux entreprises mais il n'y aura aucune obligation d'utiliser ceux-ci. Les entreprises seront libres d'utiliser d'autres modèles de documents.

Que faire si les informations relatives à la relation de travail doivent faire l'objet d'une modification ?

Dans le cas où une ou plusieurs informations doivent faire l'objet d'une modification, l'employeur doit remettre au salarié un document qui indique les modifications en question (7). 

Ce document peut là encore, être remis sous format papier ou électronique et ce, dans les plus brefs délais et au plus tard à la date de prise d'effet de la ou les modifications.

Bon à savoir :

Lorsque la modification d'une information est due exclusivement à un changement des dispositions législatives et réglementaires ou des stipulations conventionnelles en vigueur, il n'est pas nécessaire de remettre un tel document au salarié.

Que se passe t-il pour les contrats signés avant le 1er novembre 2023 ?

L'obligation d'information ne concerne pas uniquement les contrats de travail conclus à partir du 1er novembre 2023.

Les contrats déjà en cours à cette date sont eux aussi concernés (8). 

Ainsi, lorsqu'une ou plusieurs informations relatives à la relation de travail n'ont pas été communiquées à un salarié recruté avant le 1er novembre 2023, le salarié a la possibilité d'en demander la communication, à tout moment, à son employeur. 

Vous êtes tenu de répondre à sa demande dans le délai de 7 jours ou d'un mois, selon l'information qui est demandée.

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Quel risque pour l'employeur qui ne communique pas les informations requises au salarié ? 

Si vous ne transmettez pas aux salariés les informations relatives à la relation de travail dans les délais prévus (7 jours ou 1 mois selon la nature de l'information), celui-ci a la possibilité de vous mettre en demeure de les lui communiquer ou de les compléter (9). 

En l'absence de transmission des informations en cause dans un délai de 7 jours calendaires à compter de la réception de la mise en demeure, il peut saisir la juridiction prud'homale pour les obtenir.