Le registre unique du personnel : une obligation pour l’employeur

1. Est-ce obligatoire d'avoir un registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel (RUP) doit être obligatoirement tenu par tous les employeurs, sous réserve de quelques exceptions. Il doit recenser l'ensemble des effectifs de l'entreprise.

Quels sont les employeurs concernés ? Qui doit remplir ce registre ?

Le registre unique du personnel s'impose à la majorité des employeurs, peu importe l'effectif de l'entreprise (1). Il doit donc être mis en place dès l'embauche du premier salarié.

 Ne sont pas concernés par cette obligation :

• les particuliers employeurs (2) ;
• les employeurs ayant recours au chèque emploi service universel (Cesu) et au chèque emploi associatif.

Qui doit être inscrit sur ce registre ? Quels travailleurs ? (salarié, intérimaire, stagiaire, etc.)

Le registre unique du personnel concerne tous les salariés, quel que soit le poste occupé dans l'établissement.

Il doit contenir certaines indications complémentaires pour les salariés suivants :

• le télétravailleur (3) ;
• le stagiaire (4) ;
• les personnes volontaires en service civique accueillies dans l'entreprise (5) ;
• le salarié muté, car le registre doit comporter les nouveaux engagements ;
• le salarié démissionnaire ou licencié, mais également celui transféré ou qui sort de l'établissement en vue de la mutation dans un autre établissement de la même entreprise (6).

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2. Quelles sont les obligations de l'employeur ?

Le registre unique du personnel a un contenu bien spécifique, qui doit répondre aux exigences légales et réglementaires. Il doit être tenu au niveau de chaque établissement de l'entreprise.

 L'inscription d'informations obligatoires

Le registre unique du personnel doit impérativement comporter les éléments suivants relatifs au salarié embauché (7) :

• nom et prénom ;
• nationalité ;
• date de naissance ;
• sexe ;
• qualification ;
• emploi occupé ;
• dates d'entrée et de sortie de l'établissement (date de départ), ainsi que la date d'autorisation d'embauche ou de licenciement ou les dates de demande d'autorisation le cas échéant.

Notez par ailleurs que doivent figurer sur le registre :

• pour les travailleurs intérimaires, la mention "salarié temporaire" ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire ;
• pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, la mention "mis à disposition par un groupement d'employeurs" ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier ;
• pour les salariés à temps partiel, la mention "salarié à temps partiel" ;
• pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, la mention "apprenti" ou "contrat de professionnalisation" ;
• pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée, le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail.

En outre, une copie des titres de séjour autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers doit être annexée au registre unique du personnel.

Concernant les stagiaires, le RUP doit indiquer (8) :

• les nom et prénom du stagiaire ;
• les dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage ;
• les nom et prénom du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire.

Enfin, les télétravailleurs doivent être identifiés comme tels sur le registre (9).

Un registre pour chaque établissement

Le registre doit être tenu au niveau de l'établissement. Par conséquent, la Cour de cassation a rappelé que lorsqu'une entreprise est composée de plusieurs établissements, chacun d'entre eux doit tenir un registre unique du personnel (10). L'établissement doit être doté d'une autonomie juridique et d'un responsable ayant le pouvoir de recruter (11) pour avoir son propre registre du personnel. À défaut, c'est au niveau de l'entité principale que le registre devra être tenu.

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3. La structure du registre unique du personnel

Quand remplir le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel doit être complété lors de chaque nouvelle embauche : les salariés apparaissent dans le document dans l'ordre de leur arrivée au sein de l'entreprise.

Il est également mis à jour à la survenance de chaque événement touchant le salarié notamment dans son statut (12).

Existe-t-il un support particulier ? (support papier, dématérialisé, numérique) 

Aucune forme particulière n'est requise pour la tenue du registre unique du personnel. Support papier ou support numérique, c'est à l'employeur de décider.

Toutefois, la mise en place du support informatique est faite sous réserve :

• d'avoir consulté préalablement les membres du Comité Social et Économique (CSE). La copie de leur avis est transmise à l'inspecteur du travail ;
• que des garanties de contrôle équivalentes soient maintenues (14). Le support informatique doit être présenté et conservé dans les mêmes conditions (inscription des salariés par ordre d'embauche) et les mêmes délais que le registre papier qu'il remplace.

Le traitement informatisé du registre est dispensé de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu'il a pour finalité la tenue de statistiques pour le compte de l'entreprise et que les informations demandées répondent aux exigences légales (15).

Attention : La dispense de déclaration n'exonère pas le responsable de tels traitements des obligations prévues à la protection des données à caractère personnel.

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Quelle en est la durée de conservation ?

Les mentions inscrites au registre du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à compter du jour où le salarié quitte l'établissement (16). Quel que soit le support utilisé, cette obligation demeure la même.

4. Est-on sanctionné pour défaut de présentation du registre unique du personnel ?

Oui. Si l'inspection du travail décide d'effectuer un contrôle dans votre entreprise, le RUP doit pouvoir être présenté.

En cas d'absence de registre, ou si celui-ci comporte des mentions erronées ou incomplètes (par exemple en raison d'une absence de mise à jour), l'employeur sera passible d'une sanction pénale, et aura à s'acquitter de l'amende prévue pour les contraventions de 4e classe, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés (17).

Qui peut consulter le RUP ?  

Vous êtes tenu de mettre ce registre à la disposition de certaines personnes mentionnées par le Code du travail, notamment les membres du CSE. Les agents de l'État chargés de l'application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale (comme l'inspection du travail ou encore les agents de l'Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales (URSSAF)) ont également la possibilité d'effectuer des contrôles.

En outre, le fait de ne pas tenir le registre du personnel à disposition des agents de contrôle de l'inspection du travail dans l'établissement qui emploie des salariés est constitutif du délit d'entrave à l'exercice des fonctions de ces agents (18).