Lettre d’excuses et rectification pour avoir envoyé une facture erronée

Vous avez envoyé une facture à un client et vous vous êtes aperçus d'une erreur ou votre client vous a fait part d'une possible erreur. Vous souhaitez lui répondre afin de lui adresser vos excuses pour la maladresse. 

La facturation entre professionnels est obligatoire et concerne toutes les activités de production, de distribution et de services (Article L441-9 du Code de commerce). Cette obligation s'impose au vendeur ou prestataire qui doit émettre une facture et au client qui doit la réclamer. Un certain nombre de mentions obligatoires doivent être présentes sur une facture.

Sauf les cas où une facture périodique, récapitulative ou différée est possible, la facture doit être délivrée dès que la vente ou la prestation de service est réalisée (Article 289 du Code général des impôts). De la date de facturation dépendent les obligations de l'entreprise en matière de déclaration de TVA.

Un certain nombre de mentions doivent obligatoirement apparaître sur la facture (Article L441-9 du Code de commerce et article 242 nonies A du Code général des impôts annexe II) :

• le nom de l'acheteur ainsi que son adresse et sa dénomination sociale ;
• le nom du vendeur, sa dénomination sociale qui doit être immédiatement précédée ou suivie de la mention de la forme sociale (Société anonyme ou SARL...). Le montant du capital social doit également être indiqué, ainsi que le lieu du siège social, le numéro d'inscription au registre du commerce et des sociétés et la ville d'inscription. En cas d'inscription au Répertoire des Métiers, le numéro d'inscription ainsi que l'identifiant doivent être précisés ;
• le numéro d'identification individuel à la taxe sur la valeur ajoutée du vendeur et de l'acquéreur s'il en est redevable ;
• la date d'émission ;
• le numéro de la facture (numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue) ;
• la date de la transaction et la date de paiement prévue ;
• l'adresse de livraison du bien si elle est différente de l'adresse du client ;
• la quantité et la dénomination précise du bien ou de la prestation ;
• le prix unitaire hors TVA et le montant de la TVA (en cas d'exonération, il faut mentionner la disposition la prévoyant) ;
• le prix unitaire hors TVA et le montant de la taxe (en cas d'exonération, il faut mentionner la disposition applicable) ;
• lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la taxe d'après les débits, la mention : “ Option pour le paiement de la taxe d'après les débits ” ;
• lorsque l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la mention : " Autofacturation " ;
• tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération ;
• les conditions d'escompte en cas de paiement antérieur à la date prévue ;
• le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture ;
• ainsi que le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement (fixé à 40 euros).

Entraîne l'application d'une amende égale à 50 % du montant (Article 1737 du Code général des impôts) :

• des sommes versés ou reçus, la dissimulation ou falsification de l'identité ou de l'adresse de ses fournisseurs ou clients, les informations d'identification requises, ou l'acceptation volontaire de l'utilisation d'une identité fictive ou d'un prête-nom ;
• de la facture pour le fait de délivrer une facture ne correspondant pas à une livraison ou à une prestation de service réelle ;
• de la transaction pour le fait de ne pas délivrer une facture et de ne pas comptabiliser la transaction. À savoir que le client professionnel est solidairement tenu au paiement de cette amende, qui ne peut excéder 375.000 euros par exercice. Toutefois, lorsque la transaction a été comptabilisée, l'amende est réduite à 5 % et ne peut excéder 37.500 euros par exercice.

Par ailleurs, chaque mention manquante ou inexacte sur une facture peut faire l'objet d'une amende de 15 euros par facture. Toutefois, l'amende ne peut dépasser le quart du montant de la facture litigieuse.

Les personnes morales encourent, notamment, une peine d'exclusion des marchés publics pour une durée de cinq ans au plus (Article 131-39 du Code pénal).

Pensez à joindre à votre courrier la nouvelle facture. Vous pouvez également appliquer un avoir pour ces prochains achats.

Pour des raisons de preuve, vous pouvez envoyer votre courrier en recommandé avec accusé de réception et en garder une copie.