Suivant la forme de l'entreprise, la tenue d'une feuille de présence pour les assemblées générales est obligatoire ou facultative. En effet, dans les sociétés anonymes, cette feuille est obligatoire alors que dans les SARL notamment, elle ne l'est pas (1).
Lorsqu'elle est obligatoire, chaque assemblée doit avoir sa propre feuille de présence, même si une assemblée générale ordinaire et une assemblée extraordinaire se tiennent le même jour.
Une feuille de présence doit notamment contenir un certain nombre de mentions (2) :
- Nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire présent, physiquement ou par télétransmission, ou représenté, le nombre d'actions dont il est titulaire et nombre de voix attaché ;
- Nom, prénom usuel et domicile de chaque mandataire, nombre d'actions de ses mandants et nombre de voix attaché aux actions ;
- Nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire ayant adressé à la société un formulaire de vote par correspondance, nombre d'actions et nombre de voix attaché.
Chaque actionnaire ou mandataire doit émarger cette feuille. Cette feuille sera certifiée par les membres du bureau.
Cette feuille permet de vérifier si le quorum est atteint et de calculer la majorité requise pour prendre les décisions.
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