ACTUALITÉ Documents de fin de contrat à remettre au salarié : vos obligations

Mon salarié refuse de signer son solde de tout compte : quelles conséquences ?


Par Alice Lachaise , Juriste rédactrice web - Modifié le 18-08-2021

Mon salarié refuse de signer son solde de tout compte : quelles conséquences ?

Le contrat de travail de votre salarié vient de se terminer. Vous devez lui transmettre ses documents de fin de contrat, dont son solde de tout compte, qu'il doit signer. Problème, votre salarié refuse. Que se passe-t-il lorsque le salarié refuse de signer son solde de tout compte ? Explications.

Rappel :

Le reçu pour solde de tout compte permet de faire l'inventaire de toutes les sommes que vous avez versées à votre salarié à l'occasion de la rupture de son contrat (1).

Vous devez l'établir quel que soit le type de rupture du contrat (qu'il s'agisse d'un licenciement, d'une démission, d'une fin de CDD ou encore d'une rupture conventionnelle). Il doit être établi en 2 exemplaires dont l'un est remis au salarié pour signature accompagnée de la mention manuscrite "reçu pour solde de tout compte" et de la date de signature (2).

Le reçu pour solde de tout compte est envoyé au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou remis en main propre. Il est quérable c'est-à-dire que vous n'êtes pas obligé de l'envoyer au domicile du salarié. Vous pouvez tout à fait l'informer de la disponibilité de son solde de tout compte et lui demander de venir le chercher dans les locaux de l'entreprise.

Pourquoi faire signer un reçu pour solde de tout compte ?

La signature du solde de tout compte sert de point de départ pour le délai de 6 mois au-delà duquel l'employeur est libéré de sa dette.

💡 Qu'est-ce que cela signifie ? Simplement que le salarié peut contester les sommes mentionnées dans le solde de tout compte pendant les 6 mois qui suivent sa signature. Après écoulement de ce délai de 6 mois, le salarié ne peut plus les contester.

La signature du reçu permet donc d'encadrer la possibilité pour le salarié de contester le reçu. Au-delà, il ne pourra plus le faire et vous n'aurez plus à craindre une action de sa part en justice sur ce point.

La signature du reçu pour solde de tout compte est-elle obligatoire ?

❎ Non ! La signature du solde de tout compte est essentielle pour faire démarrer le délai de 6 mois, mais elle n'est pas obligatoire.

Le salarié n'est pas obligé de signer le solde de tout compte et l'absence de signature ne vous permet pas de suspendre le versement des sommes. En effet, vous devez obligatoirement verser les sommes dues au salarié, même s'il refuse de signer.

La signature du solde de tout compte présente un avantage pour vous, employeur, mais pas pour le salarié qui n'aura rien à en retirer à part une limitation de son délai de contestation. Il aura donc parfois tendance à refuser de signer, "au cas où" il s'apercevrait d'une erreur après les 6 premiers mois, et vous ne pouvez pas l'y obliger.

Que risquez-vous si le salarié refuse de signer ?

Ce délai de 6 mois ne s'applique pas puisqu'il n'y a pas signature.

Si le salarié ne signe pas son solde de tout compte, il pourra contester les sommes inscrites dans celui-ci, dans un délai supérieur à 6 mois.

💡 Est-ce que cela signifie que votre salarié pourra contester ces sommes indéfiniment ? Non, rassurez-vous ! En l'absence de signature, le salarié a 3 ans pour contester les sommes mentionnées ou non dans le solde de tout compte (3).

Ce délai démarre à partir de la date de remise du reçu au salarié, d'où l'intérêt de bien l'envoyer ou informer le salarié de sa disponibilité, par recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge (avec date de la remise).

De plus, un solde de tout compte non signé ne prouve pas que vous avez bien versé les sommes au salarié. Il est donc bien nécessaire pour vous, employeur, de pouvoir justifier ce paiement par un autre moyen, tel que des relevés bancaires par exemple (4).

Les choses à ne pas faire si votre salarié refuse de signer :

    • N'établissez pas le solde de tout compte avant la fin du contrat du salarié. Il faut bien attendre la rupture du contrat (après la date de fin). Dans le cas contraire, le salarié a légitimement le droit de refuser de signer et dans tous les cas, le délai de 6 mois ne s'appliquera pas (5).
    • Il n'est pas utile de faire pression sur le salarié pour l'obliger à signer, puisqu'il n'y est pas obligé.
    • Ne refusez pas de verser les sommes dues à votre salarié sous prétexte qu'il n'a pas signé. Vous devez les lui verser sans délai, signature ou pas signature !

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    Références :

    (1) Article L1234-20 du Code du travail
    (2) Article D1234-7 du Code du travail
    (3) Article L3245-1 du Code du travail
    (4) Cass. Soc. 27 mars 2019, n°18-12792
    (5) Cass. Soc. 7 février 1990, n°87-40172

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