Règlement intérieur d'entreprise : respectez vos obligations

Les grandes entreprises employant au moins 500 salariés (ou des groupes de sociétés dont la société mère a son siège social en France et dont l'effectif comprend au moins 500 salariés) et dont le chiffre d'affaires ou le chiffre d'affaires consolidé est supérieur à 100 millions d'euros doivent détecter et prévenir la commission de faits de corruption ou de trafic d'influence par le biais d'un code de conduite élaboré par l'entreprise et propre à celle-ci (1).

Cette obligation s'impose également :

• aux présidents et directeurs généraux d'établissements publics à caractère industriel et commercial employant au moins cinq cents salariés, ou appartenant à un groupe public dont l'effectif comprend au moins cinq cents salariés, et dont le chiffre d'affaires ou le chiffre d'affaires consolidé est supérieur à 100 millions d'euros ;
• selon les attributions qu'ils exercent, aux membres du directoire des sociétés anonymes et employant au moins cinq cents salariés, ou appartenant à un groupe de sociétés dont l'effectif comprend au moins cinq cents salariés, et dont le chiffre d'affaires ou le chiffre d'affaires consolidé est supérieur à 100 millions d'euros.

Ce code de conduite est intégré au règlement intérieur après consultation du comité social et économique (CSE).

Il a pour vocation de détecter et prévenir la commission, en France ou à l'étranger, de faits de corruption ou de trafic d'influence. Il définit et illustre les différents types de comportements à proscrire comme étant susceptibles de caractériser ces faits. 

Enfin, en plus du code de conduite, les personnes mentionnées ci-dessus doivent mettre en œuvre les mesures et procédures suivantes :

• un dispositif d'alerte interne destiné à permettre le recueil des signalements émanant d'employés et relatifs à l'existence de conduites ou de situations contraires au code de conduite de la société ;
• une cartographie des risques prenant la forme d'une documentation régulièrement actualisée et destinée à identifier, analyser et hiérarchiser les risques d'exposition de la société à des sollicitations externes aux fins de corruption, en fonction notamment des secteurs d'activités et des zones géographiques dans lesquels la société exerce son activité ;
• des procédures d'évaluation de la situation des clients, fournisseurs de premier rang et intermédiaires au regard de la cartographie des risques ;
• des procédures de contrôles comptables, internes ou externes, destinées à s'assurer que les livres, registres et comptes ne sont pas utilisés pour masquer des faits de corruption ou de trafic d'influence. Ces contrôles peuvent être réalisés soit par les services de contrôle comptable et financier propres à la société, soit en ayant recours à un auditeur externe à l'occasion de l'accomplissement des audits de certification de comptes ;
• un dispositif de formation destiné aux cadres et aux personnels les plus exposés aux risques de corruption et de trafic d'influence ;
• un régime disciplinaire permettant de sanctionner les salariés de la société en cas de violation du code de conduite de la société ;
• un dispositif de contrôle et d'évaluation interne des mesures mises en œuvre.

Indépendamment de la responsabilité des personnes tributaires de l'obligation, la société est également responsable en tant que personne morale en cas de manquement aux obligations.