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Brève Frais professionnels, déplacements : comment calculer et rembourser le salarié ?

Frais professionnels et avantages en nature : 2 notions à ne pas confondre

Par , Responsable Editorial web - Modifié le 23-02-2018

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Frais professionnels et avantages en nature : 2 notions à ne pas confondre Juritravail

Il convient de distinguer les frais professionnels que vous versez à votre salarié en raison des fonctions qu'il occupe au sein de votre entreprise, des avantages en nature dont il bénéficie. Une bonne qualification vous permet d'éviter un redressement Urssaf !

Définitions

La notion de frais professionnels n'est pas définie par le code du travail mais ils recouvrent les dépenses exposées par votre salarié pour les besoins de son activité professionnelle.

L'avantage en nature, quant à lui, consiste en la fourniture ou la mise à disposition de votre salarié, d'un bien ou d'un service destiné à son usage privé.

Qu'est-ce que les frais professionnels ?

Dans le cadre de ses fonctions, le salarié peut être amené à engager des dépenses pour les besoins de son activité professionnelle. Les frais professionnels les plus couramment exposés par les salariés sont ceux inhérent aux frais de repas et aux frais occasionnés par les déplacements professionnels tels que :

  • des frais de transport
  • des frais d'utilisation du véhicule personnel
  • des frais d'hébergement...

Ces dépenses, supportées par le salarié, sont des frais professionnels que vous êtes tenu de rembourser (1). Vous ne pouvez donc déduire le montant de ces frais de la rémunération du salarié (2). Vous pouvez également prévoir contractuellement que le salarié conserve à sa charge les frais qu'il engage dans le cadre de son activité professionnelle moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance forfaitairement (3). Que ce soit une prime de panier ou une indemnité de transport forfaitaire, il ne s'agit pas d'un complément de salaire (4).

Ainsi, vous pouvez donc rembourser les frais professionnels pour leur montant réel et ce, sur présentation de justificatifs, ou sous forme d'indemnités forfaitaires. Les modalités de remboursement peuvent également être précisées dans votre convention collective.

Qu'est-ce qu'un avantage en nature ?

Un avantage un nature consiste donc en la fourniture ou à la mise à disposition d'un bien ou d'un service à votre salarié pour son usage personnel. Ce dernier en bénéficiera soit gratuitement, soit moyennant une participation inférieure à sa valeur réelle. Les avantages en nature constituent un "plus" que vous accordez à vos salariés en contrepartie de leur travail et de leur investissement. Ils s'ajoutent au salaire perçu chaque mois.

Constituent notamment des avantages en nature :

  • la mise à disposition d'un logement gratuitement ou moyennant un tarif réduit ;
  • la fourniture de repas gratuits ou à tarif inférieur ;
  • l'attribution de tickets-restaurant ;
  • l'usage à titre privé d'un téléphone portable ou d'un ordinateur ;
  • la prise en charge d'une partie des CESU (chèque emploi service universel) ;
  • la participation aux frais de transports ,...

Intérêt social, exemples d'avantages, coût...

Tout savoir pour comment évaluer un avantage en nature ?

Références :
(1) Cass. Soc. 25 février 1998, n°95-44096 ; Cass. Soc. 21 mai 2008, n°06-44044
(2) Cass. Soc. 25 mars 2010, n°08-43156 ; Cass. Soc. 5 juillet 2017, n°15-28702
(3) Cass. Soc. 10 novembre 2004, n°02-41881
(4) Cass. Soc. 11 janvier 2017, n°15-23341

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