Frais professionnels et avantages en nature : notions à ne pas confondre

Avantage en nature et frais professionnels : quelle différence ?

La notion de frais professionnels recouvre les dépenses engagées par votre salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Il s'agit pas d'un élément de la rémunération du salarié.

L'avantage en nature, quant à lui, consiste en la fourniture, ou à la mise à disposition de votre salarié, d'un bien ou d'un service destiné à son usage privé. Il s'agit ainsi d'un complément de la rémunération du salarié.

Voyons, dans le détail, ce que recouvrent ces deux notions !

Découvrez notre guide sur les frais professionnels

Faites le point sur les frais professionnels : comment les prendre en charge, les rembourser, et les conditions dans lesquelles ils peuvent être exonérés de charges sociales.
Inclus : 31 questions-réponses et 3 fiches explicatives !
 

Télécharger

Frais professionnels : qu'est-ce que c'est ? Définition !

Dans le cadre de ses fonctions, le salarié peut être amené à engager des dépenses pour les besoins de son activité professionnelle. Les frais professionnels les plus couramment engagés par les salariés sont ceux inhérents aux déplacements professionnels.

Ces dépenses, supportées par le salarié, sont des frais professionnels que l'employeur est tenu de rembourser (1).

Ainsi, en tant qu'employeur, vous ne pouvez pas déduire le montant de ces frais de la rémunération du salarié (2). Il est cependant possible de prévoir, contractuellement, que le salarié conservera à sa charge les frais qu'il engage dans le cadre de son activité professionnelle. Si c'est le cas, il devra percevoir, en contrepartie, le versement d'une somme forfaitaire fixée à l'avance (3).

C'est, par exemple, le cas de la prime de panier ou encore de l'indemnité de transport forfaitaire (4).

 Cet article sur le même thème peut vous intéresser : Le remboursement des frais de transports en commun par l'employeur : comment faire ?

Téléphone, repas, hébergement... Exemples de frais professionnels en entreprise :

• les frais d'utilisation du véhicule personnel ;
• certains frais de repas ; 
• les tickets-restaurant ;
• les frais de dépense liés à l'achat de vêtements professionnels (5) ;
• les frais d'hébergement ;
• les frais de repas lors de déplacements professionnels ;
• l'utilisation d'outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) appartenant au salarié ;
• etc.

À savoir : 

Il n'existe pas de liste exhaustive des frais professionnels. Afin d'éviter toute requalification et tout recouvrement de l'Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (URSSAF), il faudra rechercher s'il s'agit effectivement d'une charge : 
- inhérente à la fonction ou à l'emploi du salarié ou effectuée dans l'intérêt de l'entreprise ;
- supportée par le salarié au titre de l'exécution de ses missions. 
Cependant, les frais engagés ne doivent pas être exagérément élevés. 

Il existe aussi, pour certaines professions spécifiques uniquement (certains artistes, travailleurs des casinos, mannequins, journalistes...), une déduction forfaitaire spécifique (DFS).

Dans ce cas, l'employeur déduit de la base de calcul des cotisations sociales, un montant de frais professionnels correspondant à la catégorie professionnelle du salarié. C'est cet abattement qui correspond à la déduction forfaitaire spécifique (DFS), et qui s'applique seulement à certains types de salariés.

Comment mettre en place une déduction forfaitaire ?

Pour mettre en œuvre une déduction forfaitaire spécifique, l'employeur doit :

• respecter les professions concernées ;
• limiter le montant de la déduction à 7.600 euros par année civile et par salarié ;
• pouvoir justifier que le salarié (ou ses représentants) n'a pas refusé l'application de la DFS ;

Depuis le 1er janvier 2023, les employeurs qui appliquent la DFS sans respecter les conditions, pourront faire l'objet d'un redressement de cotisations. Avant, en cas de contrôle URSSAF, l'employeur risquait seulement une demande de mise en conformité pour l'avenir.

Il est également à noter que la DFS est progressivement supprimée dans certains secteurs et activités (voir notre dossier).

Découvrez nos abonnements pour les professionnels

Grâce à nos abonnements, bénéficiez de notre assistance juridique et trouvez rapidement les réponses à toutes vos problématiques professionnelles et personnelles.

Découvrir

Avantages en nature : qu'est-ce que c'est ? Définition !

Un avantage en nature consiste en la fourniture ou à la mise à disposition d'un bien ou d'un service à votre salarié pour son usage personnel. Ce dernier en bénéficiera soit gratuitement, soit moyennant une participation inférieure à sa valeur réelle. Les avantages en nature constituent un "plus" que vous accordez à vos salariés, en contrepartie de leur travail et de leur investissement. 

Ces derniers sont considérés comme étant des compléments de salaire. Ainsi, ils doivent être intégrés à la rémunération et soumis aux cotisations sociales. L'évaluation peut s'effectuer en fonction de la valeur réelle du bien ou en fonction d'un barème forfaitaire établi par la Caisse nationale des URSSAF.

Les avantages en nature sont, par exemple :

• la mise à disposition d'un logement gratuitement ou moyennant un tarif réduit ;
• la fourniture de repas gratuits ou à tarif inférieur ;
• l'usage à titre privé d'un téléphone portable ou d'un ordinateur ;
• l'octroi d'un véhicule de fonction ; 
• les voyages offerts par l'employeur (6) ; 
• etc.

Lorsque l'employeur met à disposition un véhicule dont la charge est assumée entièrement par l'entreprise (règlement des factures d'entretien et réparation, questions d'assurances, mise à disposition d'une carte de carburant...), les avantages constitués par l'économie de frais de transport réalisée par les salariés qui en sont bénéficiaires revêtent le caractère d'avantages en nature (7).

Une question juridique ?

Pour vous accompagner, nos juristes sont à votre disposition et répondent gratuitement à votre 1ère question juridique en seulement 24h.

Tester

Avantages en nature et frais professionnels : quels sont les avantages fiscaux et sociaux pour l'employeur ?

Les avantages en nature et les frais professionnels ont malgré tout certains points communs. Ils peuvent en effet représenter des avantages sociaux et parfois fiscaux, pour l'employeur et l'entreprise. Voici quelques-uns d'entre eux :

• réduction des contributions sociales : lorsque l'employeur prend en charge les frais de transports publics utilisés par ses employés pour se rendre sur leur lieu de travail, ces dépenses peuvent être exonérées de certaines cotisations sociales. Cette mesure vise à encourager l'utilisation des transports en commun et à réduire la congestion routière ;
• économies sur l'utilisation du véhicule personnel : si l'employeur met à disposition de ses employés un véhicule de fonction, cela peut représenter un avantage attractif. Les frais liés à l'utilisation du véhicule personnel, tels que l'essence, l'entretien, les assurances, peuvent être pris en charge par l'employeur. Ces dépenses peuvent également bénéficier d'une exonération de certaines contributions sociales ;
• avantages fiscaux liés à la mobilité : certains avantages en nature, tels que la mise à disposition d'une voiture de fonction, peuvent être soumis à une fiscalité avantageuse pour l'employeur. Des régimes spécifiques existent pour le calcul de l'avantage en nature lié à l'utilisation d'un véhicule de fonction, permettant de réduire la charge fiscale ;
• incitation à la mobilité durable : en encourageant l'utilisation des transports en commun ou d'autres modes de transport plus respectueux de l'environnement, l'employeur peut contribuer à la réduction des émissions de gaz à effet de serre. Cette démarche peut s'inscrire dans une politique de responsabilité sociale et environnementale de l'entreprise, renforçant ainsi son image de marque ;
• prise en charge des frais de repas : dans le cadre des déplacements professionnels, l'employeur peut prendre en charge les indemnités de repas de ses employés. Ces frais peuvent être remboursés ou faire l'objet de tickets-restaurant, permettant ainsi à l'employeur de bénéficier d'une exonération de cotisations sociales dans certaines conditions ;
• facilitation de la communication : l'employeur peut fournir à ses employés un téléphone professionnel pour faciliter la communication lors des déplacements professionnels. Cette mise à disposition permet de maintenir un lien direct entre l'employeur et ses salariés, favorisant ainsi une meilleure coordination et réactivité.

 Vous souhaitez en savoir plus sur la responsabilité sociétale des entreprises ? Consultez notre article dédié aux démarches et à la mise en place d'un RSE : RSE, responsabilité sociétale des entreprises : mise en place et démarches

Frais professionnels et avantages en nature : quelles sont les différences quant à la fiscalité pour l'entreprise ?

Fiscalité des frais professionnels

Les frais professionnels remboursés selon leur valeur réelle sont exonérés de charges sociales.

Pour les frais professionnels remboursés par l'attribution d'une allocation forfaitaire, les montants doivent respecter les seuils fixés par l'administration fiscale pour bénéficier d'une présomption et être exonérés de charges sociales. La partie excédentaire ne bénéficie pas de la présomption et doit donc faire l'objet de justificatifs afin d'être exonérée. Dans le cas contraire, elle est réintégrée à l'assiette des cotisations (retrouvez le détail dans notre dossier dédié !).

Pour le salarié, les dépenses professionnelles sont prises en compte dans le calcul de l'impôt sur le revenu et font l'objet d'une déduction forfaitaire de 10 %, automatiquement appliquée.

Fiscalité des avantages en nature

Les avantages en nature ou bien en argent qui sont accordés par un employeur font partie des éléments de rémunération. Par conséquent, ils sont soumis à l'impôt sur le revenu et sont intégrés dans l'assiette de cotisations sociales.

À lire également :

- Avantages en nature, repas, véhicule de fonction dirigeant TNS
- Fixer la rémunération de votre salarié : paiement, salaire minimum, SMIC, primes...
- Versement mobilité : tout ce qu'il faut savoir !