Tout d'abord, précisons qu'une déclaration n'est plus nécessaire depuis le 1er janvier 2020. En effet, le contrat d'apprentissage fait office de déclaration. Il doit être adressé dans un premier temps à l'opérateur de compétence (OPCO) dont dépend l'entreprise (1).
L'employeur doit l'adresser dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début de l'exécution du contrat. Il doit également joindre au contrat, la convention de formation et, si nécessaire, la convention tripartite de réduction ou d'allongement de la durée du contrat (2).
Si la formation de l'apprenti est confiée à un centre de formation des apprentis (CFA) interne à l'entreprise, l'employeur transmet à l'OPCO : le contrat d'apprentissage, la convention tripartite de réduction ou d'allongement de sa durée (si nécessaire) et, à la place de la convention de formation, une annexe pédagogique et financière précisant (2) :
- l'intitulé de l'action de formation ;
- l'objectif et le contenu de celle-ci ;
- les moyens prévus, la durée et période de réalisation ;
- les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l'action ;
- le prix.
Ces transmissions peuvent se faire par voie dématérialisée.
Par la suite, l'OPCO se prononce sur la prise en charge financière dans un délai de 20 jours. Son silence vaut refus (3).
L'OPCO vérifie, à cet effet, que le contrat répond aux conditions posées par la loi (4) :
- que la formation est éligible à l'apprentissage ;
- que l'apprenti répond aux conditions d'âge requis ;
- que le maître d'apprentissage respecte bien les conditions pour bénéficier de cette qualification ;
- que la rémunération des apprentis respecte bien les conditions légales et conventionnelles.
Depuis le 1er août 2024, l'OPCO, vérifie également :
- que l'entreprise n'est pas soumise à une procédure d'opposition à l'engagement d'apprentis, de suspension de l'exécution du contrat et d'interdiction de recrutement en alternance ;
- que l'organisme de formation bénéficie des habilitations pour préparer à la certification, le cas échéant ;
- que l'organisme de formation respecte l'obligation de certification des organismes de formation par apprentissage (certification Qualiopi), sauf si l'organisme de formation par apprentissage est dispensé de cette obligation.
Si l'OPCO constate qu'une des conditions n'est pas respectée ou qu'il y a méconnaissance d'une ou plusieurs dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles, il refusera la prise en charge financière par une décision motivée qu'il notifie aux parties. Il ne procèdera pas au dépôt du contrat. La notification peut être faite par voie dématérialisée.
L'OPCO transmet ensuite, après vérification, le contrat auprès des services du ministère en charge de la formation professionnelle, pour qu'il puisse être enregistré.
Bon à savoir : l'enregistrement du contrat d'apprentissage ne donne lieu à aucun frais (5).
Enfin, en cas de rupture du contrat d'apprentissage avant son terme, l'employeur notifie la rupture immédiatement à l'OPCO qui en informe les services du ministère chargé de la formation professionnelle (6). Là encore, cette notification peut être faite par voie dématérialisée.
Ce que pensent nos clients :
Isabelle A.
le 22-06-2022
Dossier bien documenté et facile d'accès