En plus de conclure un accord ou d’élaborer une charte définissant les modalités de l'exercice du droit à la déconnexion, l’employeur peut mettre en place différents types d’actions visant à limiter la surexposition des salariés aux sollicitations numériques (tchats, e-mails, appels téléphoniques, visioconférences, etc.).
La trop grande réactivité des salariés en dehors de leur “temps de travail” doit mener l’employeur à renégocier et à renforcer les mesures censées garantir le droit à la déconnexion en insistant sur la mise en place d’instruments de régulation de l’outil numérique (1).
Formation, sensibilisation et régulation de l’usage des outils numériques
L’employeur peut prévoir des actions de formation à destination de l’ensemble des salariés pour leur apprendre à mieux gérer l’organisation de leur temps et à adopter des méthodes de travail leur permettant de se déconnecter pleinement des outils numériques en dehors de leurs horaires habituels.
En plus d’attirer l'attention des salariés pour les sensibiliser et les inciter à se déconnecter sur leur temps de repos (exemple : phrase en fin de mail ou pop-up quotidien rappelant à partir d’une certaine heure que seules les urgences sont à traiter), certaines entreprises ont été jusqu’à leur interdire de répondre aux sollicitations au-delà d’une certaine heure.
D'autres employeurs ont mis en place des systèmes informatiques bloquant l'émission/réception des e-mails en dehors des horaires collectifs de travail. Il peut être aussi envisagé d’interdire l’accès à la messagerie professionnelle à des fins extraprofessionnelles ou pendant le week-end.
Il convient, pour l’employeur, de prendre les mesures permettant au salarié de se déconnecter des outils de communication à distance mis à sa disposition.
Toutes ne peuvent pas s’appliquer à l’ensemble des entreprises. Les actions de prévention visant à la déconnexion des salariés doivent être adaptées à l'activité exercée.
Exemple : les entreprises qui embauchent du personnel de nuit ou qui réalisent des opérations dans d'autres pays avec des horaires décalés ne peuvent pas bloquer les échanges à distance au-delà d’une certaine heure.
Responsabilité du personnel d'encadrement et de direction : prévention et repérage des pratiques excessives
Souvent cadres, les responsables d’équipes et managers se doivent de montrer l’exemple et d’user eux-mêmes de leur droit à la déconnexion. En outre, ils peuvent être compétents pour évaluer si la quantité de travail effectuée par un salarié paraît adaptée à son poste.
Fixer les horaires de disponibilité
Une entreprise peut établir des horaires en dehors desquelles un collaborateur ne doit être ni joint ni joignable.
Par exemple, l’accord du 13 décembre de la branche des Bureaux d’études techniques, cabinets d’ingénieurs-conseils et sociétés de conseils, dite Syntec (2), prévoit qu’un “’accord d’entreprise doit déterminer des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail.
La plage horaire de disponibilité correspond aux périodes de la journée durant lesquelles le salarié doit être en mesure de réagir aux sollicitations ou demandes de l’entreprise (appels, courriels de collègues, de la hiérarchie…).
Pendant cette plage horaire, le salarié doit être joignable par tout moyen. En dehors de cette plage horaire, il ne pourra être reproché au salarié de ne pas avoir répondu à un appel ou un courriel professionnel.
Cette plage horaire de disponibilité peut, par exemple, correspondre à l’horaire collectif de l’entreprise. Lorsque le salarié n’est pas soumis à l’horaire collectif de l’entreprise (horaire individualisé, convention de forfait…), la plage horaire de disponibilité peut être convenue individuellement avec le salarié en fonction des spécificités de son poste ou de ses missions. Dans ce cas, l’accord indique la modalité de détermination des plages de disponibilité (avenant au contrat de travail s’il existe, ordre de mission, un écrit…).”
Identifier les risques
L’employeur, encore une fois dans le cadre de son obligation de sécurité, peut mettre en place des systèmes de prévention des pratiques salariales en extrayant par exemple, les chiffres recensant le nombre de mails envoyés après 20h et les salariés hyperconnectés (dans le respect des données personnelles et en l’informant de l’objet poursuivi par le contrôle). Il peut ainsi faire des points individuels avec les individus concernés par la sur-connexion - volontaire ou non.
Exemple : la Convention des bureaux d’études techniques, cabinets d’ingénieurs conseils, société de conseil, dite Syntec, prévoit qu'”une procédure peut également être créée afin d’alerter en cas d’utilisation récurrente des outils numériques pendant des périodes de repos compte tenu des impacts sur la santé ou la vie personnelle du salarié, d’initier un échange entre le salarié et son supérieur hiérarchique sur cette utilisation et d’envisager toute action pour permettre l’exercice effectif du droit à la déconnexion de l’intéressé. Cette procédure peut être utilisée aussi bien par le salarié que par son supérieur hiérarchique”.
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