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Actualité Évaluation annuelle des salariés : mener l'entretien individuel

Entretien annuel d'évaluation : 6 conseils pour le mener efficacement

Par , Juriste Rédactrice web - Modifié le 28-10-2019

Entretien annuel d'évaluation : 6 conseils pour le mener efficacement

L'entretien annuel d'évaluation n'est pas obligatoire mais il est vivement recommandé. C'est l'occasion de faire un bilan sur les compétences professionnelles de vos salariés. Cet entretien vous permet aussi d'identifier des axes d'amélioration et de discuter des objectifs pour l'année à venir. Il est également l'opportunité pour les salariés d'obtenir certaines contreparties et le moment pour vous de les motiver à poursuivre leur investissement au sein de l'entreprise. Voici 6 conseils pour vous aider à mener un entretien individuel efficace.

L'entretien annuel d'évaluation ne doit pas être confondu avec l'entretien professionnel.

1. Programmez la réunion et informez le salarié

Pour que l'entretien annuel d'évaluation soit le plus constructif possible, il est nécessaire que chacune des parties puisse préparer celui-ci en amont. Il est donc nécessaire de programmer l'heure et la date à laquelle se déroulera l'entretien individuel et d'informer le collaborateur à l'avance de la tenue d'un tel entretien (1).

Le salarié doit être expressément informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques d'évaluation professionnelles (2).

Sachez d'ailleurs que vous pouvez collecter des données personnelles dans le cadre de l'évaluation des salariés, uniquement si le dispositif d'évaluation a été porté à la connaissance des salariés. Si ces données sont enregistrées dans un fichier informatique, elles font l'objet d'une protection dans le cadre du règlement général de protection des données (RGPD).

2. Demandez aux salariés de remplir une grille d'auto-évaluation

Pour évaluer vos salariés, vous pouvez leur demander de réaliser, en amont, leur auto-évaluation (ex : grille d'évaluation par exemple). Vous avez alors la possibilité d'intégrer des critères comportements ou qualitatifs pour évaluer vos salariés.

Sachez cependant que les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, à un salarié ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier ses aptitudes professionnelles.

Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'évaluation de ses aptitudes (3). Les méthodes et techniques d'évaluation des salariés doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie (2). Par exemple, les grilles d'évaluation du salarié qui font mention d'une disponibilité réduite du salarié du fait de ses fonctions syndicales et représentatives constituent une discrimination syndicale (4).

A garder en tête : 

L'objectif est de cibler précisément les atouts et les faiblesses de vos salariés, dans une optique de progression. Votre système d'évaluation doit rester relativement neutre et transparent. Veillez ainsi à ce que l'évaluation de vos salariés ne repose pas sur des éléments subjectifs ou en lien avec la vie privée du salarié.

3. Préparez l'entretien annuel d'évaluation en amont

Afin de maîtriser le déroulement de l'entretien individuel et éviter tout dérapage, il est impératif de préparer l'entretien annuel d'évaluation en amont. En effet, aucune information relative à la vie privée du salarié ne doit être abordée pendant l'entretien. Cela implique de ne pas interroger le salarié sur des sujets d'ordre privé tels que son orientation sexuelle ou encore son état de santé.

Lors de l'évaluation d'un représentant du personnel, des précautions particulières sont à prendre. En effet, l'activité syndicale du salarié ne doit en aucun cas interférer dans le déroulement de l'entretien, au risque d'être constitutif d'une discrimination.

4. Échangez pendant l'entretien individuel

L'entretien annuel a notamment pour finalités :

  • de faire le bilan de l'année écoulée ;
  • d'évaluer les compétences du salarié, ses points forts et ses axes d'amélioration ;
  • de définir les nouveaux objectifs pour l'année à venir.

Pour remplir ses fonctions premières, l'entretien doit constituer un échange contradictoire avec vos salariés. Dans un premier temps, nous vous conseillons d'exposer vos remarques et conclusions sur le travail fourni par le salarié au cours de l'année, ses points forts et ses axes d'amélioration pour l'année à venir. C'est aussi l'occasion de faire le point sur les objectifs fixés.

N'oubliez pas de laisser la parole à vos salariés afin de leur permettre d'exprimer leurs points de vue, leur ressenti sur l'année écoulée et leurs attentes pour l'année prochaine.
En conséquence de ces observations, vous pourrez ensuite déterminer d'un commun accord, les objectifs du salarié pour 2020.

Dès lors que le salarié se sent en confiance, vous devez vous attendre à une demande d'avantages supplémentaires (ex : augmentation de salaire, attribution d'avantage en nature, amélioration des conditions de travail, promotion professionnelle ou évolution de carrière…). N'oubliez pas que toutes les informations échangées au cours de l'entretien doivent rester confidentielles (2) !

5. Faites signer le compte rendu de l'évaluation à votre salarié

En règle générale, l'employeur remet un compte-rendu écrit au salarié mais ce n'est pas une obligation. Ainsi, si vous faîtes le choix de remettre un écrit à votre salarié, ce dernier n'a aucune obligation de le signer. C'est pourquoi, il est important de veiller à ce que les informations contenues dans celui-ci soient pertinentes.

L'absence de signature du salarié diminue la portée du compte-rendu qui aura une force probante moindre devant le Conseil de prud'hommes en cas de litige. Sachez que vous ne pouvez sanctionner un salarié au motif qu'il a refusé de signer ce compte-rendu.

6. Tenez compte de l'évaluation dans votre gestion des ressources humaines

Pour que l'entretien annuel d'évaluation soit productif et utile, tenez en compte dans la gestion des ressources humaines de votre entreprise. L'évaluation annuelle peut être un outil pertinent pour réorganiser vos services et optimiser votre activité.

En effet, il peut être opportun de faire évoluer un salarié sur un poste auquel il aspire ou qui est plus en adéquation avec ses compétences. Celui-ci sera davantage motivé à s'investir dans l'entreprise sur la durée. La stabilité du personnel est un paramètre important pour garantir la productivité et la pérennité d'une entreprise.



Références :
(1) Article L1222-4 du Code du travail
(2) Article L1222-3 du Code du travail
(3) Article L1222-2 du Code du travail
(4) Articles L1132-1 et L2141-5 du Code du travail


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