Bon à savoir :

L'entretien annuel d'évaluation ne doit pas être confondu avec l'entretien professionnel.

1. Programmer la réunion et informer le salarié

Pour que l'entretien annuel d'évaluation soit le plus constructif possible, il est important que chacune des parties puisse préparer celui-ci en amont.

Il est donc nécessaire de programmer au préalable l'heure et la date à laquelle se déroulera l'entretien individuel et d'informer le collaborateur à l'avance de la tenue d'un tel entretien (1).

Le salarié doit être expressément informé, préalablement à sa mise en oeuvre, des méthodes et techniques d'évaluation professionnelles (2).

D'ailleurs, l'employeur ne peut collecter des données personnelles dans le cadre de l'évaluation des salariés, uniquement si le dispositif d'évaluation a été porté à la connaissance des salariés. Si ces données sont enregistrées dans un fichier informatique, elles font en effet l'objet d'une protection dans le cadre du règlement général de protection des données (RGPD).

2. Préparer l'entretien annuel d'évaluation en amont

Afin de maîtriser le déroulement de l'entretien individuel et éviter tout dérapage, il est impératif que l'employeur et le salarié préparent l'entretien annuel d'évaluation en amont.

Pour préparer l'entretien, l'employeur peut de son côté, réaliser les tâches suivantes :

  • lister les points forts du salarié et ses axes d'amélioration ;
  • reprendre les objectifs fixés en fin d'année dernière afin de faire le bilan et établir si ceux-ci ont été ou non réalisés.

Cette préparation lui permettra d'éviter les discussions sans rapport avec les aptitudes professionnelles du salariés, le jour de l'entretien.

Il peut aussi demander à son salarié de réaliser, en amont, son auto-évaluation en mettant à sa disposition la même grille d'évaluation que celle qu'il remplit de son côté.

Les informations demandées au salarié, sous quelque forme que ce soit, ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier ses aptitudes professionnelles (3).

Les informations demandées doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'évaluation de ses aptitudes professionnelles.

En effet, aucune information relative à la vie privée du salarié ne doit être demandée. Cela implique de ne pas interroger le salarié sur des sujets d'ordre privé tels que son orientation sexuelle ou encore son état de santé.

Lors de l'évaluation d'un représentant du personnel, il faut également prendre des précautions particulières. En effet, l'activité syndicale du salarié ne doit en aucun cas interférer dans le déroulement de l'évaluation, au risque d'être constitutif d'une discrimination syndicale.

📌 Exemple :

Les grilles d'évaluation du salarié qui font mention d'une disponibilité réduite du salarié du fait de ses fonctions syndicales et représentatives constituent une discrimination syndicale (4).

À retenir :

L'objectif de l'entretien annuel d'évaluation est de cibler précisément les atouts et les faiblesses des salariés, dans une optique de progression. Le système d'évaluation doit rester relativement neutre et transparent. L'employeur doit ainsi veiller à ce que l'évaluation des salariés ne repose pas sur des éléments subjectifs ou en lien avec sa vie privée.

3. Échanger pendant l'entretien individuel

Pendant l'entretien, l'employeur peut aborder les points suivants :

  • faire le bilan de l'année écoulée : c'est l'occasion de faire part des remarques et conclusions sur le travail fourni par le salarié au cours de cette période ;
  • évaluer les compétences du salarié, ses points forts et ses axes d'amélioration ;
  • définir les nouveaux objectifs pour l'année à venir.

Pour remplir ses fonctions premières, l'entretien doit prendre la forme d'un échange contradictoire avec le salarié.

L'employeur doit donc laisser la possibilité au salarié de s'exprimer. Il doit pouvoir faire part de son point de vue et de son ressenti sur l'année écoulée et communiquer sur ses attentes pour l'année à venir.

En conséquence de ces observations, l'employeur et le salarié pourront ensuite déterminer d'un commun accord, les objectifs du salarié pour 2021.

Lors de l'entretien annuel d'évaluation, de nombreux salariés saisissent l'occasion pour demander certains avantages.

📌 Exemple :

une augmentation de salaire, une promotion professionnelle ou une évolution de carrière, l'attribution d'un avantage en nature.

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Bon à savoir :

Les informations demandées au salarié pendant l'entretien doivent avoir comme seule finalité que d'apprécier les aptitudes professionnelles du salarié, au même titre que celles éventuellement demandées au moyen d'une grille d'auto-évaluation lors de la préparation de celui-ci. Par ailleurs, toutes les informations échangées au cours de l'entretien doivent rester confidentielles.

4. Transmettre un compte-rendu de l'entretien au salarié

En règle générale, l'employeur remet un compte-rendu écrit au salarié mais ce n'est pas une obligation (sauf si la convention collective applicable dans l'entreprise le prévoit).

Si l'employeur fait le choix de remettre un écrit à son salarié, ce dernier n'a aucune obligation de le signer.

L'employeur ne peut pas sanctionner un salarié au motif qu'il a refusé de signer ce compte-rendu.

Cependant, l'absence de signature du salarié diminue la portée du compte-rendu qui aura une force probante moindre devant le Conseil de prud'hommes en cas de litige.

C'est pourquoi, il est important de veiller à ce que les informations contenues dans celui-ci soient pertinentes.

5. Tenir compte de l'évaluation dans la gestion des ressources humaines

Pour que l'entretien annuel d'évaluation soit productif et utile, il est indispensable d'en tenir compte dans la gestion des ressources humaines d'une entreprise.

L'évaluation annuelle peut être un outil pertinent pour réorganiser les services et optimiser l'activité d'une entreprise.

En effet, il peut être opportun de faire évoluer un salarié sur un poste auquel il aspire ou qui est plus en adéquation avec ses compétences. Celui-ci sera davantage motivé à s'investir dans l'entreprise sur la durée.

La stabilité du personnel est un paramètre important pour garantir la productivité et la pérennité d'une entreprise.