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Frais professionnels : tout savoir pour les rembourser dans les règles

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Frais professionnels : tout savoir pour les rembourser dans les règles

Employeur

Professionnel

photo de Ablaye Ndour

Rédigé par Ablaye Ndour

Mis à jour le 18 août 2022


Frais professionnels : comment les calculer et les rembourser ?

Des frais professionnelles peuvent être engagées par votre salarié dans l’exercice de son activité (repas, déplacement, logement, etc.).

En tant qu’employeur, la charge de ces dépenses vous incombe. 

Comment procéder au paiement des différents frais professionnels ? De quelle manière les déclarer ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des...

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Frais professionnels : comment les calculer et les rembourser ?

Des frais professionnelles peuvent être engagées par votre salarié dans l’exercice de son activité (repas, déplacement, logement, etc.).

En tant qu’employeur, la charge de ces dépenses vous incombe. 

Comment procéder au paiement des différents frais professionnels ? De quelle manière les déclarer ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ?

Nous vous aidons à répondre à toutes ces interrogations.

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Dans quel cas utiliser ce dossier ?

En tant qu’employeur, toutes les dépenses engagées par votre salarié ne sont pas nécessairement à votre charge. Pour ce faire, il est nécessaire qu’elles aient été supportées pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’entreprise.

Comment distinguer ce que vous devez rembourser au salarié et ce qui reste à sa charge ?

Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou en fonction des frais réellement engagés par le salarié. Dans quels cas un justificatif est-il obligatoire (facture, note de frais, etc.) pour le salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-elles soumises à charges sociales ?

Contenu du dossier :

Ce dossier contient les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à vos salariés :

  • choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait) ;

  • exonération de charges sociales ;

  • remboursement des frais de transport domicile/lieu de travail (véhicule personnel, transports en commun, véhicule électrique ou hybride, etc.) ;

  • prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant, etc.) ;

  • remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement, etc.) ;

  • etc.

Les notions clés abordées dans ce dossier :

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Frais professionnels

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Barème kilométrique

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Télétravail

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Entretien des vêtements

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Frais de déplacement

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Frais réels ou forfait

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Frais de repas

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Forfait smartphone

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Prime de panier

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Exonérations de charges sociales

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Tickets-restaurant

Le plan du dossier

  • I - Qu’entend-on par frais professionnels ?

  • Comment rembourser les frais professionnels sur la base de frais réels ?

  • Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base de frais réels sont-elles soumises à charges sociales ?

  • Puis-je verser au salarié une somme globale comprenant sa rémunération et le remboursement des frais professionnels ?

  • Comment rembourser les frais professionnels sur la base d’un forfait ?

  • Quelles sont les conditions à respecter pour opter pour un remboursement forfaitaire ?

  • Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base d’un forfait sont-elles soumises à charges sociales ?

  • L'usage d'un smartphone fait-il partie des frais professionnels ?

  • II - Les frais de transport

  • L'employeur doit-il participer aux frais de transport en commun de ses salariés ?

  • La prise en charge des frais de transport en commun de mes salariés est-elle soumise à cotisations sociales ?

  • L’employeur peut-il être tenu de participer à la prise en charge de plusieurs abonnements liés au transport public pour un même salarié ?

  • Mon salarié travaille à mi-temps, la prise en charge de sa carte de transports collectifs est-elle réduite de moitié ?

  • Suis-je tenu de prendre en charge les frais de trajet domicile – lieu de travail lorsque le salarié utilise son véhicule personnel ?

  • Mon salarié utilise un vélo pour faire ses trajets domicile – lieu de travail, dois-je lui verser une indemnité ?

  • Qu’entend-on par grands déplacements ?

  • Dois-je prendre en charge les frais de restauration lorsque mon salarié est en petit déplacement ?

  • III - Les frais de repas

  • L'employeur doit-il participer aux frais de repas de ses salariés ?

  • Quelles sont les modalités de mise en place de titres-restaurant ?

  • IV - Un abattement pour l’employeur

  • Qu’est-ce que l'abattement pour frais professionnels ?

  • Comment faire pour choisir la déduction forfaitaire spécifique ?

  • Comment calculer la déduction forfaitaire ?

  • V - Les autres frais professionnels

  • A quoi correspondent les frais de mobilité professionnelle ?

  • Quelles sont les dépenses qui peuvent être prises en compte au titre de la mobilité ?

  • Comment prendre en charge les frais d’entretien de la tenue de travail ?

  • Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui travaille à domicile ?

  • Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui fait du télétravail ?

  • Les frais professionnels doivent-ils être maintenus lorsque le salarié est absent ?

Ce dossier contient également

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3 Fiches express

La question du moment

Quelles sont les conditions à respecter pour opter pour un remboursement forfaitaire ?

L'allocation forfaitaire des frais professionnels ne peut être inférieure aux dépenses réellement engagées par le salarié.

Le cas échéant, le salarié a le droit de demander un complément de remboursement à hauteur des frais réellement supportés pour les besoins de son activité professionnelle (1).

Le mot de l'auteur

Le 18/08/2022

Les juges qualifient les frais professionnels d'indemnités représentatives de frais et non de rémunération de la prestation de travail. Cela signifie qu'il est important de prendre connaissance des conditions de qualification de ces dépenses de frais professionnels et des conditions d'exonération. Notre dossier est là pour souligner les points de vigilance !

Le 20/09/2021

Un communiqué de presse du 24 août 2021 prévoit que le plafond journalier des tickets-restaurant restera à 38 euros jusqu'au 28 février 2022 (il devait de nouveau passer à 19 euros au 1er septembre 2021). Un décret est attendu et devrait paraître sous peu.

Le 20/09/2021

Le remboursement des frais professionnels sur une base forfaitaire est exonéré de cotisations sociales dans le respect de certains plafonds selon la nature de la dépense. Ce dossier vous présente notamment les plafonds sur lesquels votre attention doit être portée.

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Ce que pensent nos clients :

5

Note moyenne sur 1 avis

  • le 25/02/2020

    Dossier très complet et bien construit, clair précis

Pour aller plus loin

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