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Frais professionnels : tout savoir pour les rembourser dans les règles

a été rédigé par L'équipe Juritravail, Juriste rédacteur web

Droit des Employeurs - Droit Social

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Frais professionnels : tout savoir pour les rembourser dans les règles

aperçu du sommaire du dossier Frais professionnels : tout savoir pour les rembourser dans les règles

Rédigé par L'équipe Juritravail - Mis à jour le 20 septembre 2021

Des dépenses professionnelles peuvent être engagées par votre salarié dans l’exercice de son activité (repas, déplacement, logement, etc.)...

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Descriptif du dossier

Des dépenses professionnelles peuvent être engagées par votre salarié dans l’exercice de son activité (repas, déplacement, logement, etc.).

En tant qu’employeur, la charge de ces dépenses vous incombe.

Comment procéder au paiement des différents frais professionnels ? De quelle manière les déclarer ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ?

Nous vous aidons à répondre à toutes ces interrogations.


Les notions clés abordées dans ce dossier

  • Frais professionnels

  • Frais de déplacement

  • Prime de panier

  • Barème kilométrique

  • Frais réels ou forfait

  • Exonérations de charges sociales

  • Télétravail

  • Frais de repas

  • Tickets-restaurant

  • Entretien des vêtements

  • Forfait smartphone


Plan détaillé du dossier

Nos dossiers sont composés de plusieurs questions essentielles. Il s'agit des questions les plus fréquemment posées sur le thème du dossier. Nos juristes répondent à ces questions de manière précise et succincte pour vous faciliter la compréhension du droit.

31 Questions Essentielles

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Ce dossier contient également

3 Fiche(s) express

Complètes et pratiques, nos fiches express vous fournissent toutes les informations juridiques dont vous avez besoin.


Ce que vous trouverez dans ce dossier

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

En tant qu’employeur, toutes les dépenses engagées par votre salarié ne sont pas nécessairement à votre charge. Il est nécessaire qu’elles aient été supportées pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’entreprise.

Comment distinguer entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ? 

Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou en fonction des frais réellement engagés par le salarié. Dans quels cas un justificatif est-il obligatoire (facture, note de frais) pour le salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-elles soumises à charges sociales ?

Contenu du dossier :

Ce dossier contient les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à vos salariés :

  • choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait) ;

  • exonération de charges sociales ;

  • remboursement des frais de transport domicile/lieu de travail (véhicule personnel, transports en commun, véhicule électrique ou hybride, etc.) ;

  • prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant, etc.) ;

  • remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement, etc.).


La question du moment

L'employeur doit-il participer aux frais de transport en commun de ses salariés ?

L'employeur prend en charge les titres d'abonnement aux transports en commun à hauteur de 50% de leur coût pour le salarié (1). La participation de l'employeur se calcule sur la base des tarifs de deuxième classe (2).

Par ailleurs, en cas de souscription à plusieurs abonnements (SNCF + bus par exemple), l'employeur prend en charge 50% de ces différents abonnements.

L'employeur accède à cette demande quelle que soit la localisation de la résidence ou du lieu de travail de l'intéressé. 

Si le salarié reçoit déjà des indemnités de frais de transport pour les trajets domicile – lieu de travail d'un montant au moins égal à la prise en charge de 50%, l'employeur peut refuser la demande de remboursement (3).

Attention !

La participation de l'employeur aux frais de transport de ses salariés ne devient obligatoire que si une demande, en ce sens, lui parvient. Elle n'est donc pas automatique.

L'employeur prend en charge le trajet le plus court permettant au salarié de rejoindre son lieu de travail à partir de sa résidence habituelle. Lorsque le salarié exerce son activité sur plusieurs lieux de travail, il a le droit au remboursement de 50% des titres de transport lui permettant de réaliser l'ensemble des déplacements qui lui sont imposés (4).

L'employeur procède au remboursement des titres achetés par le salarié dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés (5).

Avant de prendre en charge les frais de transports du salarié, assurez-vous d'avoir au préalable obtenu les justificatifs relatifs aux titres de transport.


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Le mot de l'auteur

Le 20/09/2021

Un communiqué de presse du 24 août 2021 prévoit que le plafond journalier des tickets-restaurant restera à 38 euros jusqu'au 28 février 2022 (il devait de nouveau passer à 19 euros au 1er septembre 2021). Un décret est attendu et devrait paraître sous peu.

Le 20/09/2021

Le remboursement des frais professionnels sur une base forfaitaire est exonéré de cotisations sociales dans le respect de certains plafonds selon la nature de la dépense. Ce dossier vous présente notamment les plafonds sur lesquels votre attention doit être portée.

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Les avis des internautes

5

Note moyenne sur 1 avis

  • 5

    Dossier très complet et bien construit, clair précis

    le 25/02/2020