Réponse négative à une demande de stage

Vous recevez de nombreuses demandes de stage dans votre entreprise, mais vous ne pouvez donner une suite favorable à toutes les candidatures. 
Par principe, vous tenez à répondre, même lorsque la réponse que vous souhaitez donner est négative.

Aucune loi n’impose de donner une réponse à une demande de stage pour laquelle vous ne pouvez pas donner de suite favorable. 

Il est cependant recommandé de le faire. Cette démarche contribue à améliorer l’image positive que renvoie votre entreprise. Elle vous permet par la même occasion de soigner votre marque employeur, d’autant plus que vous ne pouvez accueillir tout le monde au sein de votre structure.

En effet, le nombre maximum de stagiaires que votre structure peut accueillir est limité en fonction de l’effectif de votre entreprise (articles L124-8 et R124-10 du Code de l’éducation). 

Sauf dérogation de l’autorité académique, vous ne pouvez accueillir simultanément :

• un nombre de stagiaires supérieur à 15% de votre effectif (arrondi à l’entier supérieur) si vous avez 20 salariés ou plus ;
• plus de 3 stagiaires si votre effectif est en dessous de ce seuil.
   

Si la candidature du stagiaire vous intéresse, mais qu’elle vous amène à dépasser ce quota, prenez contact avec lui pour reporter ou anticiper ses dates de stage plutôt que de lui envoyer une lettre de refus.

Vous pouvez envoyer un courrier simple pour faire connaître votre décision au candidat au stage dans votre structure. 

Si des demandes vous sont adressées par courrier électronique, n'oubliez pas de les traiter. Ce modèle de réponse peut également être envoyé par email.