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Ce dossier : 

Frais professionnels : tout savoir pour les rembourser dans les règles

a été rédigé par L'équipe Juritravail, Juriste rédacteur web

4.0 (2 avis clients)

nouveauté

Droit des Employeurs - Droit Social

Professionnel

personnages illustrant Juritravail

Frais professionnels : tout savoir pour les rembourser dans les règles

aperçu du sommaire du dossier Frais professionnels : tout savoir pour les rembourser dans les règles

Rédigé par L'équipe Juritravail - Mis à jour le 20 Septembre 2021

4.0 (2 avis)

Descriptif du dossier

Des dépenses professionnelles peuvent être engagées par votre salarié dans l’exercice de son activité (repas, déplacement, logement, etc.).

En tant qu’employeur, la charge de ces dépenses vous incombe.

Comment procéder au paiement des différents frais professionnels ? De quelle manière les déclarer ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ?

Nous vous aidons à répondre à toutes ces interrogations.

Des dépenses professionnelles peuvent être engagées par votre salarié dans l’exercice de son activité (repas, déplacement, logement, etc.)...

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nouveauté

Droit des Employeurs - Droit Social

Professionnel


Descriptif du dossier

Des dépenses professionnelles peuvent être engagées par votre salarié dans l’exercice de son activité (repas, déplacement, logement, etc.).

En tant qu’employeur, la charge de ces dépenses vous incombe.

Comment procéder au paiement des différents frais professionnels ? De quelle manière les déclarer ? Quelles sont les règles de prise en charge ? Quels sont les barèmes applicables ? Faut-il appliquer des charges sociales ? Comment calculer les frais de déplacement ?

Nous vous aidons à répondre à toutes ces interrogations.


Les notions clés abordées dans ce dossier

  • Frais professionnels

  • Frais de déplacement

  • Prime de panier

  • Barème kilométrique

  • Frais réels ou forfait

  • Exonérations de charges sociales

  • Télétravail

  • Frais de repas

  • Tickets-restaurant

  • Entretien des vêtements

  • Forfait smartphone


Plan détaillé du dossier

Nos dossiers sont composés de plusieurs questions essentielles. Il s'agit des questions les plus fréquemment posées sur le thème du dossier. Nos juristes répondent à ces questions de manière précise et succincte pour vous faciliter la compréhension du droit.

31 Questions Essentielles

  • I - Qu’entend-on par frais professionnels ?

  • Comment rembourser les frais professionnels sur la base de frais réels ?

  • Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base de frais réels sont-elles soumises à charges sociales ?

  • Puis-je verser au salarié une somme globale comprenant sa rémunération et le remboursement des frais professionnels ?

  • Comment rembourser les frais professionnels sur la base d’un forfait ?

  • Quelles sont les conditions à respecter pour opter pour un remboursement forfaitaire ?

  • Les sommes versées au salarié pour le remboursement des frais professionnels sur la base d’un forfait sont-elles soumises à charges sociales ?

  • L'usage d'un smartphone fait-il partie des frais professionnels ?

  • II - Les frais de transport

  • L'employeur doit-il participer aux frais de transport en commun de ses salariés ?

  • La prise en charge des frais de transport en commun de mes salariés est-elle soumise à cotisations sociales ?

  • L’employeur peut-il être tenu de participer à la prise en charge de plusieurs abonnements liés au transport public pour un même salarié ?

  • Mon salarié travaille à mi-temps, la prise en charge de sa carte de transports collectifs est réduite de moitié ?

  • Suis-je tenu de prendre en charge les frais de trajet domicile – lieu de travail lorsque le salarié utilise son véhicule personnel ?

  • Mon salarié utilise un vélo pour faire ses trajets domicile – lieu de travail, dois-je lui verser une indemnité ?

  • Qu’entend-on par grands déplacements ?

  • Dois-je prendre en charge les frais de restauration lorsque mon salarié est en petit déplacement ?

  • III - Les frais de repas

  • L'employeur doit-il participer aux frais de repas de ses salariés ?

  • Quelles sont les modalités de mise en place de titres-restaurant ?

  • IV - Un abattement pour l’employeur

  • Qu’est-ce que l'abattement pour frais professionnels ?

  • Comment faire pour choisir la déduction forfaitaire spécifique ?

  • Comment calculer la déduction forfaitaire ?

  • V - Les autres frais professionnels

  • A quoi correspondent les frais de mobilité professionnelle ?

  • Quelles sont les dépenses qui peuvent être prises en compte au titre de la mobilité ?

  • Comment prendre en charge les frais d’entretien de la tenue de travail ?

  • Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui travaille à domicile ?

  • Comment prendre en charge les frais professionnels d’un salarié qui fait du télétravail ?

  • Les frais professionnels doivent-ils être maintenus lorsque le salarié est absent ?

Voir les autres questions essentielles


Ce dossier contient également

3 Fiche(s) express

Complètes et pratiques, nos fiches express vous fournissent toutes les informations juridiques dont vous avez besoin.

  • Modalités de remboursement des frais professionnels : au forfait ou au réel ?

  • Les exonérations de charges sur les remboursements de frais professionnels

  • Rembourser les frais de transport au salarié


Ce que vous trouverez dans ce dossier

Dans quel cas utiliser ce dossier ?

En tant qu’employeur, toutes les dépenses engagées par votre salarié ne sont pas nécessairement à votre charge. Il est nécessaire qu’elles aient été supportées pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’entreprise.

Comment distinguer entre ce que vous devez payer au salarié et ce qui reste à sa charge ? 

Les frais professionnels peuvent être remboursés de manière forfaitaire ou en fonction des frais réellement engagés par le salarié. Dans quels cas un justificatif est-il obligatoire (facture, note de frais) pour le salarié ? Les sommes versées par l'entreprise en remboursement des frais professionnels sont-elles soumises à charges sociales ?

Contenu du dossier :

Ce dossier contient les éléments dont vous avez besoin pour calculer et rembourser les frais professionnels à vos salariés :

  • choix du mode de remboursement (au réel ou au forfait) ;

  • exonération de charges sociales ;

  • remboursement des frais de transport domicile/lieu de travail (véhicule personnel, transports en commun, véhicule électrique ou hybride, etc.) ;

  • prise en charge des frais de repas et restauration (prime de panier, indemnité de frais de repas, titres restaurant, etc.) ;

  • remboursement des autres frais professionnels (télétravail, frais de mobilité professionnelle, frais d'hébergement, etc.).


La question du moment

Mon salarié utilise un vélo pour faire ses trajets domicile – lieu de travail, dois-je lui verser une indemnité ?

L'employeur peut prendre l'initiative de verser au salarié utilisant son vélo pour venir travailler, une indemnité, appelée "forfait de mobilité durable"(1). 

Rien ne l'y contraint.  

Le montant de cette indemnité est fixé soit par (2) 

  • accord d'entreprise ;
  • accord inter-entreprise ;
  • accord de branche ;
  • décision unilatérale de l'employeur après accord du comité social et économique (CSE).

Ce forfait est exonéré d'impôt sur le revenu et de cotisations sociales, dans la limite de 500 euros par an (3).

Avant mai 2020, les employeurs pouvaient verser une indemnité kilométrique vélo (IKV), de 0,25 euros par kilomètres parcourus (4).

Les employeurs versant aux salariés l'IKV à cette date peuvent continuer. Celle-ci est alors assimilée au forfait mobilités durables (5).


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Le mot de l'auteur

Un communiqué de presse du 24 août 2021 prévoit que le plafond journalier des tickets-restaurant restera à 38 euros jusqu'au 28 février 2022 (il devait de nouveau passer à 19 euros au 1er septembre 2021). Un décret est attendu et devrait paraître sous peu.

Le remboursement des frais professionnels sur une base forfaitaire est exonéré de cotisations sociales dans le respect de certains plafonds selon la nature de la dépense. Ce dossier vous présente notamment les plafonds sur lesquels votre attention doit être portée.

L'équipe Juritravail Juriste rédacteur web

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Les avis des internautes

4.0

Note moyenne sur 2 avis

  • 5

    Dossier très complet et bien construit, clair précis

    le 25/02/2020

  • 3

    le 22/12/2019

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