Le remboursement des frais professionnels en entreprise

1. Qu'est-ce qu'un frais professionnel ? Définition

De cette définition des frais professionnels, se dégagent 2 caractéristiques essentielles. Des frais professionnel doivent :

• être inhérents à la fonction ou l'emploi du salarié ;
• être supportés par le salarié pour l'accomplissement de son activité professionnelle.

🔍 À lire également : Quelle est la différence entre frais professionnels et avantages en nature ?

2. Frais de télétravail, de transport, de repas, de déplacement, indemnités kilométriques, etc. : quelles dépenses sont des frais professionnels ?

Voici une liste de dépenses qu'un salarié engage, pour les besoins de son activité professionnelle, et qui peuvent être qualifiées de frais professionnels :

• les frais de repas ;
• les frais de transport en commun ;
• les frais liées aux grands déplacements ;
• les frais kilométriques (lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour les besoins de son activité professionnelle) ;
• les frais de mobilité professionnelle (changement de lieu de résidence lié à un changement de poste dans un autre lieu de travail) ;
• les frais engagés pour l'utilisation des outils informatiques et des technologies de l'information (ordinateur, tablette, smartphone...) ;
• les frais liés au télétravail (applicables aussi en cas de télétravail pour circonstances exceptionnelles ou force majeure) ;
• les dépenses d'entretien des vêtements de travail ;
• ...

3. Les frais professionnels doivent-ils obligatoirement être pris en charge par l'employeur ?

Oui, les frais professionnels doivent être obligatoirement remboursés par l'employeur. Cependant, d'autres frais peuvent faire l'objet d'une prise en charge par l'employeur (mais de manière facultative).

Les frais professionnels obligatoirement remboursés par l'entreprise

Tous les frais professionnels engagés par le salarié, doivent faire l'objet d'un remboursement par l'employeur. Ils ne peuvent pas être imputés (déduits) de la rémunération qui lui est due.

Toute clause du contrat de travail ou d'un avenant du contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés par celui-ci pour les besoins de son activité professionnelle doit être réputée non écrite (1).

D'autres frais, pris en charge de manière facultative

Certains frais peuvent être remboursés par l'employeur, de manière facultative.

Exemple :  l'employeur peut prendre en charge les frais de trajets domicile/travail, notamment les frais de carburant ou les frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène, engagés par le salarié, les frais d'utilisation de vélo ou d'autres services de mobilité partagée sous la forme d'un "forfait mobilités durables"...

Il est important de savoir quels sont les frais qui doivent obligatoirement être pris en charge et ceux qui sont facultatifs. De même, il est intéressant d'étudier l'opportunité, pour votre entreprise, de tout de même prendre en charge les frais facultatifs.

Nos abonnements juridiques pour les professionnels

Besoin d'un accompagnement juridique au quotidien ?
✅ Accédez à l'ensemble de notre base documentaire en illimité 
✅ Contactez un juriste du lundi au vendredi de 9h à 18h
✅ Consultez votre convention collective à jour des derniers accords

Découvrez nos offres !

🔍 À lire, sur la prise en charge des frais de transport personnel du salarié : Titre-mobilité : l'outil dématérialisé pour les frais de transports des salariés

4. Sous quelle forme l'employeur doit-il rembourser les frais professionnels du salarié ?

Le remboursement des frais professionnels peut être réalisé selon différentes modalités (2) :

• sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié (frais réels) ;
• sous la forme de versement d'allocations forfaitaires.

À noter :  les modalités de remboursement des frais professionnels peuvent être définies par la convention collective applicable dans l'entreprise.

📄 Vous pouvez retrouver votre convention, ici : Convention collective en version PDF ou "PDF + Papier"

5. Indemnisation des frais professionnels sur la base des dépenses réellement engagées (modalités de remboursement des frais réels)

L'employeur peut rembourser les frais professionnels sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié, sur présentation des justificatifs de ces frais.

Pour le remboursement des frais professionnels au réel (et obtenir une exonération de cotisations), vous devez vous assurer que :

• les frais engagés par le salarié sont accompagnés de justificatifs suffisamment précis pour en justifier l'effectivité et le montant ;
• et qu'il est clairement démontré que les frais ont été exposés dans l'intérêt de l'entreprise sans être d'un montant exagéré.

Bon à savoir : aucun plafond d'exonération ne s'applique puisque les frais professionnels sont remboursés sur la valeur réelle des dépenses engagées. 

6. Indemnisation des frais professionnels sous la forme d'allocations forfaitaires (remboursement sur une base forfaitaire)

Sauf lorsque le remboursement sur la base des frais réels est obligatoire, l'employeur peut effectuer le remboursement des frais professionnels sous forme d'allocations forfaitaires.

Ces allocations sont, en général, alignées sur les barèmes qui fixent les limites d'exonération forfaitaires liées aux frais professionnels.

7. Les remboursements de frais professionnels peuvent-ils être déduits de l'assiette des cotisations sociales ?

Oui, sous réserve notamment :

• de justifier des dépenses - non excessives - pour les sommes remboursées au réel ;
• de ne pas dépasser les plafonds d'exonération, pour les allocations versées forfaitairement (sauf exceptions).

À noter : les plafonds d'exonération forfaitaires sont revalorisée chaque année au 1er janvier (retrouvez l'ensemble des seuils, au sein de notre dossier).

Comment gérer et rembourser les frais professionnels ?

En tant qu'employeur ou RH, vous devez impérativement vérifier que les frais professionnels sont bien gérés dans l'entreprise. Dans le cas contraire, vous vous exposez à des pertes financières (mauvaise gestion des exonérations de cotisations) et à un redressement Urssaf notamment.
Notre dossier complet vous accompagne pour vous mettre en conformité !

Téléchargez le dossier

8. Comment déduire les remboursements forfaitaires de frais professionnels de l'assiette de cotisations sociales ? 

1/ Si les allocations forfaitaires versées n'excèdent pas les plafonds d'exonération fixés

Si vous versez une allocation forfaitaire au salarié, sans dépasser les plafonds d'exonération fixés, vous n'aurez pas à justifier les dépenses engagées par le salarié au titre des frais professionnels.

Autrement dit, si les allocations forfaitaires versées au salarié sont d'un montant inférieur ou égal aux plafonds d'exonérations, elles seront exclues de l'assiette de cotisations sociales sans besoin de justificatifs. Elles seront donc intégralement exonérées de cotisations sociales.

En effet, dans ce cas, les allocations forfaitaires bénéficient d'une présomption d'utilisation conforme : elles sont réputées être utilisées par le salarié conformément à leur objet.

L'employeur doit simplement pouvoir démontrer que les allocations forfaitaires correspondent aux situations de fait (dépenses nécessaires pour l'activité...).

🔍 Pour connaître le barème 2026 des indemnités frais de repas, consultez l'article suivante : Indemnités frais de repas 2026

2/ Si les allocations forfaitaires versées excèdent les plafonds d'exonération fixés

En revanche, lorsque le montant des allocations forfaitaires versées au salarié excèdent les plafonds d'exonération fixés, 2 situations peuvent se présenter :

1. soit l'employeur n'établit pas les circonstances de fait qui ont conduit le salarié à exposer des frais supplémentaires dans l'exercice de ses fonctions : dans ce cas, les allocations versées sont réintégrées en totalité dans l'assiette des cotisations, puisqu'elles représentent un complément de rémunération ;
2. soit l'employeur établit les circonstances de fait qui ont conduit le salarié à engager des dépenses supplémentaires : dans ce cas, la fraction excédentaire est exclue de l'assiette des cotisations (donc le montant inférieur ou égal + la fraction excédentaire peuvent être exonérés).

Vous avez une question sur la gestion des frais professionnels ? 

Posez gratuitement votre question à l’un de nos juristes ! Il vous fournira une réponse écrite et sourcée sous 48h.

Contactez un juriste

9. Quels sont les plafonds d'exonération 2026 fixés par l'Urssaf et le Boss pour le remboursement des frais pro (sur une base forfaitaire) ?

Les plafonds d'exonérations forfaitaires de frais professionnels sont fixés par l'arrêté du 4 septembre 2025 (2). Ce texte fixe les plafonds qui étaient applicables en 2025 et précise qu'ils sont ensuite revalorisés chaque année, au 1er janvier.

En effet, ils sont modifiés conformément au taux prévisionnel d'inflation, tel que fixé dans une annexe du projet de loi de
finances.

Pour 2026, l'Urssaf a indiqué les barèmes applicables, puis le Bulletin officiel de la Sécurité sociale (Boss) les a confirmé en février 2026.

Les plafonds ne sont donc plus les mêmes qu'en 2025, et ils ont vocation à évoluer chaque année.

✅ C'est pourquoi il est impératif de mettre votre entreprise et vos pratiques en conformité.

📍 Notre dossier complet sur les frais professionnels, pour mettre vos pratiques en conformité : barèmes 2026, modalités...

Chez Juritravail, nous avons rédigé un dossier complet, pour que vous puissiez comprendre et bien gérer les frais professionnels dans votre entreprise. 

Notre dossier vous sera indispensable pour : 

• comprendre ce qu'est un frais professionnel ; 
• définir les modalités de remboursement des frais : quels sont les frais à rembourser, plutôt au réel ou au forfait, que faut-il justifier... ?
• savoir comment obtenir des exonérations de cotisations sociales (selon le mode de remboursement choisis) : justificatifs ? Plafonds d'exonération ? 
• connaître tous les plafonds d'exonération en cas de remboursements forfaitaires : tableaux récapitulatifs 2026...

📍 Gagnez du temps et maîtrisez ce sujet complexe grâce à notre dossier. Vous pourrez ainsi mettre en conformité vos pratiques, votre entreprise, et vous concentrer sur vos autres activités.

Dossier indispensable pour gérer les frais professionnels

Fonctionnement des frais professionnels, listings, remboursement, exonérations de cotisations, barèmes 2026... Notre dossier complet vous permet une bonne gestion des frais professionnels dans votre entreprise, pour éviter un redressement Urssaf et/ou des pertes financières .

Téléchargez le dossier

10. Qu'est-ce que la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS) ?

Pour certaines catégories de salariés (exemple : les ouvriers du bâtiment et travaux publics (BTP)), les employeurs peuvent appliquer une "déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels" (dites DFS), c'est-à-dire une déduction sur l'assiette des cotisations sociales.

La possibilité de bénéficier de cet abattement doit  :

• être prévue par la convention collective applicable dans l'entreprise ;
• ou être instaurée par accord du comité social et économique (CSE).

📂 Cependant, ce dispositif est réduit au fil du temps, pour une suppression définitive dans les prochaines années. Pour en savoir plus sur les seuils de réduction et les dates de suppression selon les secteurs, rendez-vous dans notre dossier : Le guide complet des frais professionnels : calcul, seuils d'exonérations 2026.

Vous êtes salarié ? Découvrez nos ressources ! 

📂 Notre dossier pour les salariés : 
- Frais de déplacement, frais professionnels : tout savoir pour bien se faire rembourser

📑 Nos articles pour les salariés : 
- Tickets-resto & utilisation : plafond, jour férié, produits alimentaires...
- Aller au travail à vélo : les aides pour les salariés
- Tout savoir sur l'indemnité de télétravail dans le secteur privé

- Un autre article qui pourrait vous intéresser en tant qu'employeur ? : Avantages en nature 2026 : évaluations, barèmes forfaitaires et obligations pour l'employeur