ACTUALITÉ DPAE Déclaration préalable à l'embauche (ex-DUE) : quelles formalités ?

DPAE - Déclaration préalable à l'embauche : comment procéder ?


Par Blandine Chandeze, Juriste rédactrice web - Modifié le 07-07-2021

DPAE - Déclaration préalable à l'embauche : comment procéder ?

Lorsque vous embauchez un salarié, vous devez effectuer certaines démarches dont la déclaration préalable à l'embauche, ex DUE. Vous avez besoin d'aide pour accomplir cette formalité ? Découvrez comment réaliser et envoyer votre DPAE, les informations qu'elle doit contenir et ce que vous risquez si vous passez outre cette obligation.

Qu'est-ce que la Déclaration Préalable à l'Embauche (ex DUE) ?

Il s'agit d'une procédure de déclaration systématique et nominative pour chaque salarié.

La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) a remplacé la Déclaration unique d'embauche (DUE) depuis 2011. Elle contribue à lutter contre le travail dissimulé en communiquant aux services de contrôle la date exacte d'embauche des salariés (1).

La DPAE vous permet d'accomplir notamment plusieurs formalités obligatoires auprès de l'Urssaf (2):

  • première embauche ;
  • déclaration de première embauche ;
  • demande d'immatriculation de l'employeur au régime général de sécurité sociale ;
  • demande d'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) ;
  • affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ;
  • demande d'adhésion de l'employeur à un service de santé au travail ;
  • demande de visite d'information et de prévention ou d'examen médical d'aptitude à l'embauche ;
  • pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Cependant, lorsque vous recrutez un salarié, la déclaration préalable à l'embauche n'est pas la seule formalité que vous devez accomplir !

Quelles informations doit contenir la déclaration ?

La déclaration préalable à l'embauc...

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doit comporter les mentions suivantes (3) : dénomination sociale ou nom et prénoms de l'employeur , code APE, adresse de l'employeur, numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de sécurité sociale ; nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ; date et heure d'embauche ; nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d'essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois. Quand faire la déclaration ? Au plus tôt 8 jours avant la date d'embaucheréalisez votre DPAE ! Tout employeur qui embauche un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale doit réaliser une DPAE et ce, quelle que soit la durée du contrat de travail. La DPAE doit obligatoirement être effectuée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l'embauche (4). Elle doit être transmise à l'Urssaf dont relève l'établissement concerné par l'embauche (5). Pour être au point sur les différentes formalités administratives et déclaratives, téléchargez notre dossier complet. Dossier sur les formalités d'embauche à respecter Comment la transmettre à l'URSSAF ? Par saisie d'un formulaire en ligne Normalement, la déclaration préalable à l'embauche est effectuée par voie électronique (6). Vous devez alors remplir un formulaire en ligne directement sur le site de net-entreprise. Après validation de votre déclaration, un accusé de réception vous sera immédiatement délivré. Dès la deuxième déclaration, la procédure pour remplir votre DPAE sera encore plus rapide puisque la prochaine fois, le formulaire sera pré-renseigné avec les données de l'entreprise. 💡 À retenir : Les employeurs dont le personnel relève du régime général de sécurité sociale, qui ont accompli plus de 50 DPAE au cours de l'année civile précédente, ont l'obligation d'effectuer leur DPAE par voie électronique (7). Par dépôt de fichiers issus de votre logiciel À défaut d'utiliser la voie électronique, notamment pour les particuliers employeurs, la déclaration peut être effectuée au moyen d'un formulaire cerfa (cerfa n°14738*01).Vous devez adresser ce formulaire, que vous aurez préalablement signé, à l'Urssaf, par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.Lorsqu'il est transmis par télécopie, vous devez conserver l'avis de réception émis par l'appareil et le document transmis jusqu'à réception du document accusant réception de la déclaration (8).Lorsqu'il est transmis par lettre recommandée avec avis de réception, celle-ci est envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche, le cachet de la poste faisant foi. Vous devez conserver un double de la lettre et le récépissé postal jusqu'à réception du document accusant réception de la déclaration. Une fois la DPAE réalisée, vous recevrez le document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées, dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception du formulaire de déclaration. Que risque l'employeur s'il ne réalise pas cette formalité ? Le non-respect de ces formalités peut entraîner des amendes civiles et pénales Amendes civiles 1095 EURsi vous ne réalisez pas la DPAE L'employeur qui ne réalise pas la DPAE encourt une pénalité dont le montant est égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1095 EUR (3,65 X 300) (9) et (10). Amendes pénales Prévue dans les contraventions de 5ème classe pouvant aller jusqu'à 7 500 EUR pour les personnes morales. Il faut savoir que d'autres sanctions sont prévues : si l'employeur n'a pas adressé ses déclarations par voie électronique alors qu'il y est tenu (plus de 50 déclarations au cours de l'année civile précédente) il encourt une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié, soit 0,5 % x 3428 = 17,14 EUR par salarié (11). il est aussi passible d'une contravention pouvant aller jusqu'à 3 750 EUR s'il ne délivre la preuve de cette déclaration au salarié ou aux agents de contrôle (notamment l'inspecteur du travail ou des organismes de sécurité sociale) ⚠ Attention : dès lors que l'employeur s'est soustrait intentionnellement à cette obligation, il peut être condamné pour recours au travail dissimulé (12). Pour une information juridique personnalisée, vous pouvez tester l'abonnement Juritravail ! Découvrez nos formules abonnement

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