Préparer le départ en retraite de ses salariés : quelles sont les étapes à respecter ?

Rupture du contrat de travail : attention à distinguer le départ volontaire à la retraite de la mise à la retraite

Le départ à la retraite d'un salarié constitue une étape charnière dans la vie de l'entreprise :

• pour lui, il s'agit de clôturer définitivement le chapitre de sa vie active ;
• pour vous, en tant que chef d'entreprise, il s'agit de l'accompagner, dans les meilleures conditions possibles, vers la rupture de son contrat de travail, et de s'assurer de la transmission de son savoir-faire aux collaborateurs restant.

Préparer ce moment particulier est important : votre salarié a besoin d'y voir clair sur les étapes qui l'attendent, et votre équipe a besoin que vous anticipiez la réorganisation éventuelle de la charge de travail, afin de conserver une productivité et une motivation intacte.

Au-delà, vous devez vous assurer de votre pleine maîtrise de la procédure à suivre, pour éviter tout risque de litige et permettre une transition en douceur.

En matière de départ en retraite, il est impératif de distinguer :

• le départ volontaire à la retraite, qui induit la volonté claire et non équivoque du salarié de cesser son activité professionnelle pour bénéficier d'une pension de retraite ;
• la mise à la retraite, qui fait référence à votre initiative d'employeur de proposer ou de procéder d'office à la rupture du contrat de travail de votre salarié afin que celui-ci bénéficie d'une pension de retraite.

Ces deux notions ne doivent pas être confondues : elles obéissent chacune à un régime juridique qui leur est propre, et génèrent toutes 2 des obligations particulières pour l'employeur.

Comment bien gérer le départ volontaire à la retraite d'un salarié ?

Étape 1. Accuser réception de la demande de départ en retraite du salarié

Si l'un de vos salariés atteint l'âge légal de départ en retraite, il peut, toutes conditions par ailleurs remplies, décider de vous faire part de sa volonté de quitter son emploi afin de faire valoir ses droits à une pension vieillesse.

🔍 Bon à savoir : en principe, l'âge légal de départ à la retraite, qui a été rehaussé à l'occasion de la dernière réforme des retraites en 2023, est le même pour tous. Néanmoins, il est possible, dans certains cas, qu'un salarié puisse bénéficier d'un dispositif de retraite anticipé.

Pour en savoir plus à ce sujet, consultez notre actualité dédiée : Retraite anticipée : 9 infos pour gérer le départ d'un salarié avant l'âge légal.

Dans ce cas, le salarié doit effectuer toutes les démarches requises auprès de sa caisse de retraite, puis vous informer de sa volonté dans les plus brefs délais.

Pour des raisons de preuve, il est préférable que vous accusiez réception de cette information par voie de recommandé avec accusé de réception. 

Étape 2. Faire état du délai de préavis applicable 

Le départ volontaire à la retraite de l'un de vos salariés doit donner lieu au respect d'une période de préavis, dont la durée équivaut à celle prévue en cas de licenciement (1).

Pour rappel, la loi fixe une durée minimale de préavis en cas de licenciement, qui varie en fonction de l'ancienneté du salarié. 

🗓 En voici un tableau récapitulatif : 

Ancienneté du salarié	Durée du préavis applicable
Moins de 6 mois	Selon les dispositions conventionnelles applicables ou les usages en vigueur
Entre 6 mois et moins de 2 ans	1 mois*
Au moins 2 ans	2 mois*

* ces dispositions ne sont applicables que si les accords collectifs applicables, le contrat de travail ou les usages ne prévoient pas de préavis ou de condition d'ancienneté plus favorables au salarié. 

Si le salarié ne respecte pas le préavis applicable, il peut être, dans une certaine mesure, être tenu de vous indemniser. Pour en savoir plus, consultez notre dossier spécial !

Étape 3. Verser l'indemnité de départ à la retraite à laquelle a droit votre salarié 

Le départ volontaire en retraite de l'un de vos salariés lui donne droit au versement d'une indemnité spécifique (2).

💰Là encore, la loi prévoit un montant minimum à verser, qui prend en compte l'ancienneté du salarié et sa rémunération brute. Si des dispositions conventionnelles plus favorables existent, elles doivent prévaloir.

🔍 Pour tout savoir sur l'indemnité à verser et le calcul à effectuer, consultez notre actualité dédiée : Départ volontaire ou mise à la retraite : quel est le montant de l'indemnité versée au salarié ?

Étape 4. Réaliser les démarches obligatoires et clôture le traitement du dossier du salarié

Le départ volontaire de l'un de vos salariés vous oblige à accomplir quelques formalités obligatoires.

📃 Parmi celles-ci figure l'obligation de lui remettre ses documents de fin de contrat, à savoir (3) : 

• son solde de tout compte ;
• son certificat de travail ;
• son dernier bulletin de paie ;
• mais aussi une attestation sur l'honneur mentionnant la date de cessation de toute activité auprès de son dernier employeur. 

Vous avez également l'obligation de signaler le départ du salarié à l'Administration sociale, via le respect d'une procédure spécifique. Pour tout savoir des démarches administratives à effectuer, consultez notre dossier spécial !

Préparer et acter la mise en retraite de l'un de vos salariés 

Étape 1. Obtenir (si besoin) l'accord de votre salarié

Envisager une mise à la retraite de l'un de vos salariés n'est possible qu'à la condition que celui-ci ait atteint l'âge de 67 ans.

⚠ Attention : la mise à la retraite d'un salarié n'équivaut pas, légalement, à son licenciement, dès lors que la procédure qui encadre cette démarche particulière est respectée.

Entre 67 et 69 ans, vous pouvez proposer à votre salarié d'être mis en retraite en le questionnant à ce sujet 3 mois avant qu'il atteigne l'âge de la liquidation à taux plein de sa retraite. La rupture de son contrat de travail pour ce motif n'est toutefois possible qu'à la condition que celui-ci soit d'accord.

Tel n'est en revanche plus le cas dès lors qu'il atteint l'âge de 70 ans, situation dans laquelle vous pouvez décider de sa mise à la retraite d'office.

Entre 67 et 69 ans	Procédure de questionnement en vue d'une éventuelle mise à la retraite	Accord du salarié requis
À partir de 70 ans	Mise à la retraite d'office	Pas d'obligation d'obtenir l'accord du salarié

🔍 Pour tout comprendre de ce mécanisme de questionnement, des dispositions légales applicables et des exceptions existantes, consultez notre dossier spécial !

Étape 2. Formaliser votre proposition/notification de mise à la retraite 

Selon l'âge de votre salarié, vous allez devoir formaliser votre proposition ou votre notification de mise à la retraite par la voie d'une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).

⚠ Attention : il est important de conserver une trace de cet écrit, puisqu'il prouve votre respect des dispositions légales applicables. 

Étape 3. Veiller au respect de l'exécution du délai de préavis applicable

Si vous mettez l'un de vos salariés à la retraite, celui-ci a droit à l'exécution d'une période de préavis.

La durée de celui-ci est fixée par la loi et est la même que celle évoquée en cas de départ volontaire à la retraite (voir ci-dessus).

Pour rappel, si des dispositions conventionnelles sont plus favorables au salarié, elles ont vocation à s'appliquer.

💡 Le saviez-vous ? Vous avez l'obligation, en tant qu'employeur, de proposer aux salariés qui partent à la retraite de bénéficier d'une formation sur la sensibilisation à la lutte contre l'arrêt cardiaque. Pour tout savoir de cette obligation en vigueur depuis 2021, consultez notre dossier spécial !

Étape 4. Verser l'indemnité due au salarié mis à la retraite

💰 Attention : l'indemnité que vous devez verser en cas de mise à la retraite de l'un de vos salariés n'est pas la même que celle qui fait suite à un départ en retraite volontaire. 

🔍 Pour tout savoir sur l'indemnité à verser et le calcul à effectuer, consultez notre actualité dédiée : Départ volontaire ou mise à la retraite : quel est le montant de l'indemnité versée au salarié ?

Étape 5. Accomplir les formalités requises et transmettre les documents obligatoires

Là encore, la mise à la retraite de l'un de vos salariés nécessite l'observation de formalités particulières.

📃 Si vous devez transmettre au salarié ses documents de fin de contrat, vous devez également signaler l'évènement à l'Administration sociale, de manière ponctuelle et annuelle. Pour en savoir plus, consultez notre dossier spécial !