Quelles sont les étapes à respecter avant de prononcer une mise à pied disciplinaire ?

Lorsque l'employeur envisage de prononcer une sanction lourde à l'encontre d'un salarié, telle qu'une mise à pied disciplinaire, il doit respecter la procédure disciplinaire expliquée ci-dessous.

1. Convoquer le salarié à un entretien préalable à sanction

Aucun fait fautif ne peut donner lieu à lui seul à l'engagement de poursuites disciplinaires au-delà d'un délai de 2 mois à compter du jour où l'employeur en a eu connaissance, à moins que ce fait ait donné lieu dans le même délai à l'exercice de poursuites pénales (1).

Avant de prononcer la mise à pied disciplinaire du salarié, vous devez le convoquer à un entretien préalable à sanction, par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge.

Cette lettre doit indiquer (2) :

  • la date ;
  • l'heure ;
  • le lieu ;
  • l'objet de cet entretien ;
  • la possibilité pour le salarié d'être accompagné lors de l'entretien.

2. Recevoir le salarié en entretien préalable

Au cours de l'entretien, vous devez indiquer au salarié le motif de la sanction envisagée (de la mise à pied disciplinaire) : les faits reprochés au salarié c'est-à-dire pourquoi vous envisagez de le sanctionner, pour quelles raisons.

Vous devez également recueillir les explications du salarié quant à son comportement fautif.

3. Choisir la sanction adéquate

Après avoir reçu le salarié en entretien et recueilli ses explications, vous devez choisir la sanction définitive.

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Peut-être que les explications du salarié vous ont fait changer d'avis et qu'au lieu de prononcer une mise à pied disciplinaire, vous envisagez désormais une sanction plus légère telle qu'un avertissement ?

Quoi qu'il en soit, la sanction retenue pour sanctionner le comportement du salarié doit être justifiée et proportionnée à la faute commise.

Si votre entreprise dispose d'un règlement intérieur, la sanction prise devra être prévue par ce règlement.

Ainsi, si vous souhaitez prononcer une mise à pied disciplinaire mais que celle-ci ne fait pas partie des sanctions prévues par le règlement intérieur de l'entreprise, vous ne pourrez pas retenir une telle sanction à l'encontre d'un salarié (3).

Bon à savoir :

Depuis le 1er janvier 2020, le règlement intérieur est obligatoire uniquement dans les entreprises d'au moins 50 salariés.

4. Notifier la mise à pied disciplinaire au salarié

Enfin, après avoir reçu le salarié en entretien préalable et choisi la sanction adéquate, vous devez notifier au salarié la sanction retenue.

La décision doit être motivée et préciser les griefs (= les reproches) retenus à l'encontre du salarié pour sanctionner son comportement (4).

À retenir :

Si vous avez choisi de prononcer une mise à pied disciplinaire, la lettre de notification doit préciser la durée de cette sanction.

✉ La notification doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge.

2 jours minimumavant de notifier la sanction

Veillez à respecter un délai de 2 jours ouvrables après l'entretien, avant de notifier la mise à pied disciplinaire. En effet, la sanction ne peut intervenir moins de 2 jours ouvrables, ni plus d'un mois après le jour fixé pour l'entretien.

Quelles sont les erreurs à ne pas commettre ?

Plusieurs erreurs sont couramment observées lorsque la mise à pied disciplinaire est envisagée.

1. Confondre mise à pied disciplinaire et mise à pied conservatoire

Ces deux procédures n'ont de commun que le nom ! En effet, elles n'ont pas du tout le même objet.

La mise à pied disciplinaire, comme son nom l'indique est une sanction disciplinaire à part entière. Elle est prononcée à l'encontre d'un salarié, lorsque celui-ci a commis une faute d'une certaine gravité nécessitant son exclusion temporaire de l'entreprise.

La mise à pied conservatoire quant à elle, est une mesure provisoire prise dans l'attente d'une décision de sanction. Elle vise à écarter un salarié dont le maintien dans l'entreprise pourrait être préjudiciable, le temps qu'une sanction définitive soit prononcée à son encontre.

Exemple : généralement, lorsqu'un employeur envisage de prononcer un licenciement pour faute grave, le maintien du salarié dans l'entreprise pendant le déroulement de la procédure est impossible. Dans ce cas, l'employeur prononce une mise à pied conservatoire dans l'attente de prononcer le licenciement.

Bien souvent, la mise à pied conservatoire débouche sur un licenciement pour faute.

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2. Prononcer une mise à pied disciplinaire qui n'est pas prévue au règlement intérieur

Dans les entreprises dans lesquelles un règlement intérieur existe, que ce soit par obligation ou par choix, l'employeur ne peut pas prononcer de mise à pied disciplinaire, si celle-ci n'est pas prévue dans le règlement intérieur (3).

La mise à pied disciplinaire prévue par le règlement intérieur n'est licite que si ce règlement précise sa durée maximale (5).

L'employeur doit également vérifier que la durée maximale de la mise à pied, fixée dans le règlement intérieur, ne dépasse pas celle fixée dans la convention collective applicable au sein de l'entreprise (6). Si tel est le cas, c'est la durée la plus courte qui s'appliquera.

3. Ne pas prévoir une durée déterminée à la mise à pied disciplinaire

La mise à pied disciplinaire doit avoir une durée déterminée (= limitée dans le temps, fixée à l'avance).

En effet, la mise à pied disciplinaire entraîne une perte de salaire, ce qui explique qu'elle doit être limitée dans le temps. Sa durée doit ainsi être proportionnelle à la faute commise par le salarié.

Cette durée doit d'ailleurs être précisée dans la lettre de notification de la sanction. Si tel n'est pas le cas, la sanction pourra être annulée et votre salarié bénéficiera d'un rappel de salaire, et éventuellement, de dommages et intérêts.

4. Reporter l'exécution d'une mise à pied disciplinaire après l'arrêt de travail

Lorsqu'une mise à pied disciplinaire a été décidée avant que le salarié ne soit en arrêt maladie, l'exécution de la mise à pied disciplinaire ne peut pas être reportée après celui-ci (7)

Si la mise à pied disciplinaire n'a pas d'effet sur le versement des indemnités journalières, l'employeur n'est en revanche pas tenu de verser au salarié des indemnités complémentaires pendant la période de mise à pied qui coïncide avec l'arrêt maladie.

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