Licenciement pour insuffisance professionnelle : conditions, risques et bonnes pratiques pour l’employeur

Qu'est-ce que l'insuffisance professionnelle ?

Définition : une incapacité professionnelle à occuper son poste

La notion d'insuffisance professionnelle recouvre le fait, pour le salarié, de ne pas être en capacité d'exécuter les missions découlant de son contrat de travail dans les conditions légitimement attendues par l'employeur. 

L'inaptitude du salarié à occuper son poste ou à s'y adapter - en cas d'évolution, ne doit pas résulter d'une inaptitude physique ou mentale : elle ne peut être liée à son état de santé.

Exemples

L'insuffisance professionnelle peut se manifester dans les situations suivantes : 

• malgré l'accompagnement approprié de sa hiérarchie, le salarié commet des erreurs ou négligences répétées et ne parvient pas à atteindre les objectifs fixés atteints par d'autres collaborateurs ;
  
• un salarié exerçant des fonctions d'encadrement ne réussit pas à établir son autorité malgré les moyens dont il dispose pour l'asseoir ;
  
• le salarié, malgré une formation complète de l'employeur, ne parvient pas à s'adapter à une nouvelle technologie introduite par l'employeur en réponse à la compétitivité du marché.

Dans quelles conditions un licenciement pour insuffisance professionnelle peut-il être valable ? 

Ce type de licenciement pour motif personnel doit être justifié par une cause réelle et sérieuse 

✅ Tout licenciement pour motif personnel doit être motivé et justifié par une cause réelle et sérieuse (1). 

Les faits reprochés doivent être vérifiables

Le licenciement pour insuffisance professionnelle doit donc être motivé par des éléments concrets, objectifs et vérifiables.

Attention ! Lorsque le salarié présente, entre autres faiblesses professionnelles, une insuffisance de résultats, l'employeur doit veiller à ce que ceux-ci soient effectivement réalisables et atteignables.

En cas de litige, le juge tient compte de différents indices (preuve de reproches adressés au salarié, promotion ou rétrogradation...).

La charge de la preuve pèse sur l'employeur

La charge de la preuve de l'insuffisance professionnelle incombe à l'employeur : c'est à lui de prouver l'insuffisance et non au salarié de prouver qu'il répondait aux attentes du poste.

(📂 Vous trouverez au sein du dossier pour les employeurs/RH, des exemples de documents sur lesquels s'appuyer).

Les faits reprochés au salarié ne doivent pas être fautifs...

❎ L'insuffisance professionnelle ne doit pas être le résultat d'un comportement fautif.

👨‍⚖️ Un arrêt de la Cour de cassation du 17 septembre 2025 illustre ce principe. La Cour y rappelle que l'insuffisance professionnelle devient fautive dans 2 cas de figure (2) :

• une abstention volontaire ;
• ou une mauvaise volonté délibérée.

La Cour s'était déjà prononcée dans le même sens, dans une affaire dans laquelle la salariée, responsable du service de facturation, avait commis, malgré les nombreuses réunions pour mettre en place des procédures strictes, des erreurs répétées de facturation à l'origine d'un préjudice de plus de 400 000 euros pour l'employeur (3).

La Cour avait jugé que le refus réitéré de la salariée de se conformer aux règles de fonctionnement de l'entreprise et de se soumettre aux directives de sa hiérarchie ne relevait pas d'une insuffisance professionnelle, mais d'un comportement fautif occasionnant un important préjudice à l'entreprise, qui justifiait un licenciement pour motif disciplinaire.

📑 À lire aussi : Quels sont les différents types de fautes professionnelles ? Tableau récapitulatif

... et ne peuvent être constatés qu'après que l'employeur a répondu à son obligation de formation et d'adaptation

✅ Avant de considérer que la faiblesse des résultats d'un salarié ou son défaut d'adaptation aux évolutions du poste relève de l'insuffisance professionnelle, l'employeur doit s'assurer de lui avoir donné les moyens de réussir.

Le licenciement pour insuffisance professionnelle ne peut être envisagé qu'à la condition que les efforts de formation mis en place par l'employeur aient été suffisants, mais n'aient pas suffi à ce que le salarié puisse occuper le poste dans les conditions qui en étaient légitimement attendues.

En effet, l'employeur est tenu (4) :

• de garantir l'adaptation des salariés à leur poste de travail (exemple : l'employeur doit former le salarié en cas d'introduction d'un nouveau logiciel et lui laisser un temps suffisamment important pour lui permettre de s'adapter aux changements) ;
• et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi.

📑 À lire, sur la formation professionnelle : Formation professionnelle continue : 9 points à retenir pour un employeur

👨‍⚖️ En juillet 2025, la Cour de cassation a ainsi jugé que le licenciement pour insuffisance professionnelle d'un salarié n'était pas justifié, puisque l'employeur (5) :

• ne prouvait pas avoir procédé à des formations ou autres tutorats pour aider le salarié dans la bonne continuation de la marche des affaires ;
• et qu'il n'apparaissait aucun plan de retour à la performance, ni d'accompagnement.

La mise en place d'un plan de retour à la performance ou "PIP" (Performance Improvement Plan) est-elle un préalable requis au licenciement ? Peut-elle être une alternative au licenciement ?

Non, la mise en place d'un plan de retour/d'amélioration de la performance n'est pas imposée par le Code du travail qui n'en fait pas mention, mais elle peut constituer une tentative de résolution, parmi d'autres, du manque de compétence d'un salarié à un poste déterminé.

Un plan d'amélioration de la performance, dit "PIP" dans les pays anglo-saxons, consiste à définir, dans un document formel et après avoir fait une analyse approfondie des problèmes de performance d'un salarié, une stratégie d'amélioration via des critères d'évaluation permettant d'accompagner sa montée en compétences.

Sans être véritablement une alternative au licenciement, ce type de plans peut permettre :

• au salarié de disposer de moyens pour s'améliorer ;
• à l'employeur, en cas d'échec du plan, de prouver que ces moyens ont bien été donnés.

📑 Pour en savoir plus sur ce sujet : Plan d'amélioration de la performance ou PIP anglo-saxon : définition, fonctionnement ...

Comment procéder pour licencier un salarié démontrant une insuffisance professionnelle ?

Les étapes à respecter pour sécuriser un licenciement pour insuffisance professionnelle

La procédure de licenciement pour insuffisance professionnelle est celle du licenciement pour motif personnel.

✅ L'employeur doit suivre des étapes précises, dans des délais déterminés par la loi : 

1. convocation à entretien préalable ; 
2. tenue de l'entretien ;
3. notification du licenciement (lettre de licenciement).

La convention collective applicable peut prévoir des dispositions qui doivent être appliquées si elles sont plus favorables au salarié (exemple : délais de procédure).

💡Bon à savoir : vous trouverez, dans notre dossier complet, le détail de la procédure : délais à respecter avant la tenue de l'entretien ou la notification du licenciement, contenu des lettres de convocation et notification...
Il contient un modèle de lettre de convocation et un modèle de lettre de licenciement prêts à compléter.

Quelles indemnités l'employeur doit-il verser, en cas de licenciement pour insuffisance professionnelle ?

Nature de l'indemnité	Conditions de versement
Indemnité légale de licenciement ou indemnité conventionnelle	Le salarié titulaire d'un contrat de travail à durée indéterminée (CDI), licencié alors qu'il compte 8 mois d'ancienneté ininterrompus au service du même employeur, a droit, sauf en cas de faute grave ou lourde, à une indemnité de licenciement (6). La convention collective applicable à l'entreprise peut prévoir une indemnité de licenciement : le salarié doit la percevoir si elle lui est plus favorable (exemples : une ancienneté réduite ou indemnité plus élevée).
Indemnité compensatrice de préavis	Lorsque le préavis n'est pas effectué à la demande de l'employeur (7).
Indemnité compensatrice de congés payés	Si le salarié remplit les conditions (8).

📑 À lire : Quel est le montant de l'indemnité dû au salarié en cas de licenciement pour insuffisance professionnelle ?

Le salarié peut-il contester le licenciement devant le conseil de prud'hommes ?

Oui, puisque l'appréciation de l'insuffisance professionnelle et de l'objectivité du motif, donc du caractère réel et sérieux du motif invoqué par l'employeur, relève du pouvoir des juges du fond. 

🗒 Le salarié dispose d'un délai de 12 mois à compter de la notification de la rupture pour contester le licenciement devant le conseil de prud'hommes, s'il ne le considère pas justifié.

Le risque pour l'employeur est de voir le licenciement requalifié en licenciement sans cause réelle et sérieuse (licenciement abusif).

📂 À retrouver dans le dossier : les conséquences qu'emporte une requalification en licenciement abusif, ainsi qu'un tableau récapitulatif des indemnités à verser au salarié selon son ancienneté et la taille de l'entreprise, le cas échéant (barème Macron).

📑 À lire aussi : Litige devant le conseil des prud'hommes (CPH) : pouvez-vous utiliser un élément de preuve déloyal ?

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