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Actualité Licenciement : Convoquer, mener l'entretien préalable, lettre de notification

Convocation à l'entretien préalable de licenciement : les 4 mentions obligatoires

Par , Juriste - Modifié le 11-06-2018

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Convocation à l'entretien préalable de licenciement : les 4 mentions obligatoires Juritravail

Le Code du travail prévoit une procédure stricte pour rompre le contrat de travail de votre collaborateur. Elle commence par la convocation à l'entretien. Cette étape indispensable doit respecter un certain formalisme. Quelles sont les mentions obligatoires du courrier de convocation ? Vous devez veiller à ce que l'objet de l'entretien soit précisé, ainsi que la  date, le  lieu, et l'heure de celui-ci. De plus, vous devez rappeler à votre salarié qu'il peut se faire assister au cours de l'entretien préalable. Enfin, le courrier doit indiquer qui est le signataire. Nous récapitulons pour vous toutes les informations à retenir.

La procédure commence toujours par la convocation du salarié à un entretien, dit entretien préalable au licenciement (1). Cette étape est indispensable lorsque vous envisagez de prendre une sanction importante, contre votre salarié telle qu'une mise à pied disciplinaire, une rétrogradation ou encore une mutation. Sachez que ces mentions s'accompagnent de délais et forme à respecter.

L'objet de l'entretien

Le salarié doit savoir qu'il est convoqué et qu'il va devoir s'expliquer sur des faits pouvant entraîner son licenciement. Il faut d'ailleurs mentionner dans l'objet de la convocation, la sanction la plus haute que vous envisagez de prononcer, à défaut, vous ne pourrez pas l'adopter, sous peine d'irrégularité de procédure (2).

Si les faits reprochés au salarié sont susceptibles d'être qualifiés de faute grave, vous devez l'inscrire dans l'objet de la convocation.
Par exemple : "Objet : Convocation à entretien préalable à sanction disciplinaire pouvant aller jusqu'au licenciement pour faute grave".

Vous êtes tenu de mentionner que le salarié est passible d'un licenciement mais pas de préciser les motifs et les faits qui vous conduisent à envisager cette mesure dans la lettre de convocation (3).

La date, le lieu et l'heure de l'entretien

La lettre demandant au salarié de se rendre à l'entretien préalable au licenciement doit contenir les informations précises relatives à la date, à l'heure et au lieu auxquels il se tiendra (4).

Le lieu de l'entretien préalable doit correspondre au lieu d'exécution du travail ou du siège social de l'entreprise (5).

Seul un motif légitime peut vous conduire à convoquer votre salarié à un autre endroit (ex : à l'étude du mandataire-liquidateur de l'entreprise en liquidation judiciaire (6)). A défaut de motif légitime, si vous le convoquez à un autre endroit, la procédure est irrégulière et vous oblige à lui verser des dommages et intérêts (7).

En ce qui concerne l'heure de l'entretien préalable, il n'est pas irrégulier de convoquer le travailleur en dehors de son temps de travail, dès lors que le temps passé à l'entretien est rémunéré comme du travail effectif (8).

La mention de l'assistance du salarié

La lettre de convocation doit rappeler au salarié qu'il peut se faire assister au cours de l'entretien préalable (9). Ceci est une garantie de ses droits pour assurer sa défense.

Si des représentants du personnel (RP) sont présents dans l'entreprise, le salarié pourra choisir d'être accompagné par l'un d'entre eux.

Dans les entreprises dépourvues de RP, le salarié peut se faire assister soit par un autre salarié de l'entreprise, soit une personne extérieure à celle-ci : les conseillers du salariés. Leurs coordonnées sont mentionnées sur des listes fournies en mairie ou par l'inspection du travail. Attention, en tant qu'employeur vous devez inscrire ces adresses (mairies du domicile ou du lieu de travail du salarié) (10) dans le courrier de convocation pour éviter d'être condamné à verser une indemnisation au salarié pour irrégularité de procédure (11).

Le signataire

Parmi les différents interlocuteurs de l'entretien, le rôle du signataire est incontournable. Il est possible de déléguer l'exercice du pouvoir disciplinaire dans l'entreprise, souvent au profit du directeur des ressources humaines, ou du directeur administratif et financier. L'important est que le signataire de la lettre de convocation à l'entretien préalable au licenciement soit une personne habilitée à mener cet entretien.

Il ne peut donc pas s'agir d'une personne extérieure à l'entreprise, comme un expert-comptable par exemple (12). En effet, lors de cette entrevue, le salarié doit être confronté à une personne qui est son employeur ou son représentant et qui exerce un pouvoir disciplinaire sur lui.

Références :
(1) Article L1232-2 du Code du travail 
(2) Cass. soc. 16 janvier 2007, n°05-43443 
(3) Cass. Soc. 6 avril 2016, n°14-23198 
(4) Article R1232-1 du Code du travail 
(5) Cass. Soc. 9 mai 2000, n°97-45294 
(6) Cass. Soc. 28 janvier 2005, n°02-45971
(7) Cass. Soc. 20 octobre 2009, n°08-42155 
(8) Cass. Soc. 20 avril 2005, n°03-40556 
(9) Article L1232-4 du Code du travail 
(10) Circulaire n°92-15 du 4 août 1992, article 4 et circulaire DRT n°91-16 du 5 septembre 1991, article 2-2-3
(11) Cass. soc. 9 novembre 2010, n°09-41578 
(12) Cass soc. 7 décembre 2011, n°10-30222 

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Vos Réactions

  • pseudopascal - Membre Le 24-06-2018 à 06:15

    Bonjour, ayant reçu une lettre de convocation qui mentionnait :"pouvant aller jusqu'au licenciement." et ce point ayant été redit durant l'entretien, j'ai reçu par la suite une LAR qui disait : "nous vous avons convoqué le... pour une sanction pouvant aller jusqu'au licenciement."
    Bla bla bla
    et qui se termine par :
    "par conséquent nous vous signifions votre licenciement pour faute grave."
    Ceci serait donc contraire à ce qui est dans votre article.
    J'ai demandé à un juriste en ligne, parmis ceux que vous proposez, il me dit qu'il n'est pas nécessaire de marquer sur la convocation "pouvant jusqu'au licenciement pour faute grave".
    Qui croire ? 

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