Convocation à l'entretien préalable au licenciement : procédure incontournable et modèles

Comment convoquer un salarié à un entretien préalable à un éventuel licenciement en conformité avec le Code du travail ?

L'employeur doit pouvoir prouver que le salarié a bien reçu la convocation en amont de l'entretien préalable. Cela s'avère nécessaire car le Code du travail impose le respect d'un délai de prévenance pour permettre au salarié de se préparer (1).

Est-il nécessaire d'envoyer la convocation par lettre recommandée ? 

La convocation du salarié doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception, par lettre remise en main propre contre décharge ou encore via l'assistance d'un commissaire de justice. Une convocation orale ou par mail ne suffit pas.

Il est possible de l'envoyer par lettre recommandée électronique à condition que le salarié ait accepté ce mode de communication au préalable (2).

Quel est le délai à respecter entre la notification de la convocation et l'entretien préalable ?

La date de l'entretien doit être fixée de telle sorte qu'au moins 5 jours ouvrables (dimanche et jours fériés exclus) puissent s'écouler entre la présentation (ou la remise) de la lettre de convocation et le rendez-vous fixé. Ce délai court à compter du lendemain de la présentation de la lettre. 

💡 Le respect de ce délai est essentiel afin que la procédure ne soit pas considérée comme irrégulière. La jurisprudence de la Cour de cassation a pu appliquer cette règle de façon stricte en considérant que le défaut de présentation résultant d'une erreur de la poste n'écartait pas la responsabilité de l'employeur pour le non-respect du délai de prévenance quand bien même il pouvait avoir envoyé le courrier en recommandé bien avant la date de l'entretien (3). 

Les mentions obligatoires à inscrire dans la lettre de convocation à l'entretien préalable au licenciement

Au-delà de la question de la bonne réception du courrier, la loi impose plusieurs mentions qui doivent obligatoirement figurer dans la lettre de convocation. 

1. L'objet de l'entretien préalable : mention obligatoire de la lettre

Comment formuler l'objet de l'entretien préalable à un licenciement ?

La convocation à un entretien préalable au licenciement doit obligatoirement mentionner l'objet de l'entretien (1).

Elle doit explicitement indiquer qu'un licenciement est envisagé. À défaut, la procédure de licenciement pourra être considérée comme irrégulière (4).

📌 Exemple :

Lorsque vous souhaitez sanctionner un salarié en raison des faits fautifs qui lui sont reprochés et que vous envisagez de le licencier, vous devez l'inscrire dans l'objet de la convocation :

"Objet : Convocation à un entretien préalable à sanction disciplinaire pouvant aller jusqu'au licenciement."

Faut-il indiquer les raisons d'un licenciement pour motif personnel dans la convocation ?

Rien n'oblige l'employeur à dévoiler, dans la lettre de convocation, les raisons, les motifs, qui le conduisent à envisager le licenciement du salarié. Il sera néanmoins essentiel de l'expliquer lors de l'entretien préalable au licenciement (5).

2. La date, le lieu et l'heure de l'entretien préalable au licenciement

La lettre demandant au salarié de se rendre à l'entretien préalable au licenciement doit contenir (6) :

• la date de l'entretien ;
• l'heure de l'entretien ;
• et le lieu où se tiendra l'entretien.

Concernant l'heure de l'entretien préalable, il n'est pas irrégulier de convoquer le travailleur en dehors de son temps de travail, dès lors que le temps passé à l'entretien est rémunéré comme du travail effectif (7).

Pour le lieu de l'entretien préalable, la loi ne précise rien mais il s'agit en principe du lieu d'exécution du travail ou du siège social de l'entreprise (8).

Seul un motif légitime peut vous conduire à convoquer votre salarié à un autre endroit.

📌 Exemple :

L'entretien peut se tenir à l'étude du mandataire-liquidateur de l'entreprise en cas de liquidation judiciaire (9). 

🔍 La question de l'entretien préalable en visioconférence n'est pas encore tranchée par la Cour de cassation et les différentes cours d'appel sont partagées sur la question. Les entretiens physiques restent donc à privilégier en attendant.

3. La possibilité pour le salarié de se faire assister lors de l'entretien

La lettre de convocation doit rappeler au salarié qu'il peut se faire assister pendant le déroulement de l'entretien préalable au licenciement (11). Ceci est une garantie de ses droits pour assurer sa défense.

Le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise, qu'il soit membre du comité social et économique (CSE) ou non.

Dans les entreprises dépourvues d'institutions représentatives du personnel (IRP), le salarié peut se faire assister :

• soit par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ;
• soit par un conseiller du salarié choisi sur une liste dressée par la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) dans chaque département.

La liste des conseillers peut être consultée à l'inspection du travail ou dans les mairies.

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4. L'identité du signataire de la convocation

La lettre de convocation à l'entretien préalable doit être signée.

Le signataire de la lettre de convocation à l'entretien préalable au licenciement est une personne habilitée à mener cet entretien. Il s'agit généralement de l'employeur.

Il est possible de déléguer l'exercice du pouvoir disciplinaire dans l'entreprise, souvent au profit du directeur des ressources humaines (DRH), du juriste dans l'entreprise ou du directeur administratif et financier (DAF).

Il ne peut donc pas s'agir d'une personne extérieure à l'entreprise (12). En effet, lors de cette entrevue, le salarié doit être confronté à une personne qui est son employeur ou son représentant et qui exerce un pouvoir disciplinaire sur lui.