1. L'objet de l'entretien préalable

La convocation à un entretien préalable au licenciement doit obligatoirement mentionner l'objet de l'entretien (1).

Elle doit indiquer clairement qu'un licenciement est envisagé. À défaut, la procédure de licenciement pourra être considérée comme irrégulière (2).

📌 Exemple :

Lorsque vous souhaitez sanctionner un salarié en raison des faits fautifs qui lui sont reprochés et que vous envisagez de le licencier, vous devez l'inscrire dans l'objet de la convocation :

"Objet : Convocation à un entretien préalable à sanction disciplinaire pouvant aller jusqu'au licenciement."

Néanmoins, vous n'avez pas à expliquer dans la lettre de convocation, les raisons, les motifs, qui vous poussent à envisager le licenciement du salarié. Vous pourrez le lui expliquer au cours de l'entretien préalable au licenciement (3).

À retenir :

La convocation du salarié doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception, par lettre remise en main propre contre décharge ou encore par voie d'huissier. Une convocation orale ou par mail, ne suffit pas.

2. La date, le lieu et l'heure de l'entretien préalable au licenciement

La lettre demandant au salarié de se rendre à l'entretien préalable au licenciement doit contenir (4) :

  • la date de l'entretien ;
  • l'heure de l'entretien ;
  • et le lieu où se tiendra l'entretien.

Concernant la date de l'entretien, il doit pouvoir s'écouler au moins 5 jours ouvrables entre la présentation (ou la remise) de la lettre de convocation et la date d'entretien : 5 jours à compter du lendemain de la présentation de la lettre, sans comptabiliser les dimanches et jours fériés (1).

En ce qui concerne l'heure de l'entretien préalable, il n'est pas irrégulier de convoquer le travailleur en dehors de son temps de travail, dès lors que le temps passé à l'entretien est rémunéré comme du travail effectif (5).

Pour le lieu de l'entretien préalable, il s'agit en principe du lieu d'exécution du travail ou du siège social de l'entreprise (6).

Seul un motif légitime peut vous conduire à convoquer votre salarié à un autre endroit.

📌 Exemple :

L'entretien peut se tenir à l'étude du mandataire-liquidateur de l'entreprise en cas de liquidation judiciaire (7). 

À retenir :

À défaut de motif légitime, si vous le convoquez à un autre endroit, il s'agira d'une irrégularité de procédure qui vous obligera à lui verser des dommages et intérêts (8).


3. La possibilité pour le salarié de se faire assister lors de l'entretien

La lettre de convocation doit rappeler au salarié qu'il peut se faire assister au cours de l'entretien préalable (9). Ceci est une garantie de ses droits pour assurer sa défense.

Le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise.

Dans les entreprises dépourvues d'institutions représentatives du personnel, le salarié peut se faire assister :

  • soit par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ;
  • soit par un conseiller du salarié choisi sur une liste dressée par la Dreets (ex-Direccte) dans chaque département.

La liste des conseillers peut être consultée à l'inspection du travail ou dans les mairies.

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4. L'identité du signataire de la convocation

La lettre de convocation à l'entretien préalable doit être signée.

Le signataire de la lettre de convocation à l'entretien préalable au licenciement est une personne habilitée à mener cet entretien. Il s'agit généralement de l'employeur.

Il est possible de déléguer l'exercice du pouvoir disciplinaire dans l'entreprise, souvent au profit du directeur des ressources humaines (DRH), du juriste dans l'entreprise ou du directeur administratif et financier (DAF).

Il ne peut donc pas s'agir d'une personne extérieure à l'entreprise (10). En effet, lors de cette entrevue, le salarié doit être confronté à une personne qui est son employeur ou son représentant et qui exerce un pouvoir disciplinaire sur lui.

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