Les horaires individualisés : procédure et mise en place

Qu'est-ce que qu'un horaire variable ou individualisé ? 

L'horaire individualisé : définition et exemples

Par principe, les salariés d'une entreprise doivent suivre un horaire collectif de travail, c'est-à-dire qu'ils doivent respecter collectivement le même emploi du temps, applicable dans leur atelier, leur service ou leur équipe (1).

📌 Exemple : les salariés d'une entreprise commencent le travail à 9h jusqu'à 12h30, bénéficient d'une pause méridienne de 1h30, puis reprennent le travail de 14h jusqu'à 18h30, du lundi au vendredi.

Lorsqu'un salarié n'est pas soumis à l'horaire collectif de travail, il est question d'"horaires individualisés" (aussi nommés "horaires variables" ou "flexibles") : 

• il devra effectuer obligatoirement certaines heures de travail au sein de plages fixes ;
• mais pourra librement effectuer les heures restantes au sein de plages variables (dites aussi "plages mobiles" ou "plages libres").

📌 Exemple :

• Calvin bénéfice d'un horaire individualisé et organise sa journée à sa guise. Il peut commencer son travail plus tôt le matin, afin de partir plus tôt l'après-midi. En revanche, il doit être présent de 10h à 16h30 (plage fixe) ;

• Inès bénéficie, elle aussi, d'un horaire individualisé, car elle souhaite organiser sa semaine plus librement. Elle effectue la majorité de ses heures de travail en début de semaine, afin d'avoir des journées plus courtes en fin de semaine, tout en respectant les heures fixes obligatoires. Elle peut librement arriver entre 8h30 et 10h, et repartir entre 16h et 18h30.

L'horaire individualisé offre donc une plus grande souplesse au salarié par rapport à un horaire collectif, puisqu'il peut s'organiser plus librement. En revanche, il impose à l'employeur une plus grande vigilance quant au décompte des heures réellement effectuées par les collaborateurs concernés.

Cadres, temps partiel... Les salariés concernés par l'horaire individualisé

Le Code du travail ne limite pas les bénéficiaires du dispositif : tous les salariés peuvent faire une demande d'horaire individualisé. Il peut donc s'agir d'un salarié en contrat à durée indéterminée (CDI), en contrat à durée déterminée (CDD), en contrat à temps plein ou à temps partiel, ou en convention de forfait en heures. 

Logiquement, les cadres au forfait jours ne sont pas concernés, puisque leur temps de travail n'est pas organisé en heures, mais en jours.

💡 Bon à savoir : la mise en place d'horaires individualisés n'exempte pas l'employeur et le salarié de respecter la durée du travail prévue pour ce dernier, mais également les durées maximales de travail, les temps de pause et de repos.

Comment mettre en place les horaires flexibles dans l'entreprise ?

La demande du dispositif par le salarié

Il appartient aux salariés de demander la mise en place d'un dispositif d'horaires individualisés (2). L'initiative du dispositif appartient donc aux collaborateurs, et non au chef d'entreprise.

Le Code du travail ne précise pas la forme que doit prendre cette demande. Pour des raisons de preuve et pour garder une trace de sa demande, le salarié peut par exemple effectuer sa requête par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), ou remise en main propre contre décharge.

La possibilité de refus de l'employeur

Lorsque l'employeur reçoit une demande de passage en horaires individualisés, le Code du travail ne fixe aucune obligation d'acceptation à son égard. Il est donc libre :

• d'accepter la demande du salarié ;
• ou de la refuser.

📌 Exemple : l'employeur considère que la mise en place d'horaires individualisés n'est pas compatible avec le bon fonctionnement de l'entreprise et refuse donc la demande qui lui est soumise.

L'obligation d'accepter l'aménagement pour certains travailleurs (travailleurs en situation de handicap, aidants familiaux, etc.)

En revanche, lorsque la demande émane de certains salariés, l'employeur a l'obligation de l'accepter.

Il est effectivement considéré que l'aménagement du temps de travail en horaires individualisés est propre à faciliter l'accès à l'emploi, l'exercice professionnel ou le maintien dans leur emploi de certains collaborateurs (3).

Sont par exemple concernés (4) :

• les travailleurs reconnus handicapés ;

• les victimes d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ayant entraîné une incapacité permanente au moins égale à 10 % et titulaires d'une rente attribuée au titre du régime général de sécurité sociale ou de tout autre régime de protection sociale obligatoire ;

• les titulaires d'une pension d'invalidité attribuée au titre du régime général de sécurité sociale, de tout autre régime de protection sociale obligatoire ou au titre des dispositions régissant les agents publics à condition que l'invalidité des intéressés réduise au moins des 2/3 leur capacité de travail ou de gain ;

• les titulaires de la carte “mobilité inclusion” portant la mention “invalidité” ;

• les titulaires de l'allocation aux adultes handicapés (AAH).

Pour d'autres salariés, l'obligation d'accepter la demande d'aménagement d'horaires individualisés résulte du souhait de leur faciliter l'accompagnement d'un proche, comme :

• les aidants familiaux ;

• les proches d'une personne handicapée.

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L'avis conforme du CSE ou l'autorisation de l'inspection du travail

Pour les entreprises dotées d'un CSE

Lorsque l'employeur souhaite mettre en place des horaires individualisés, il doit préalablement obtenir l'avis conforme du comité social et économique (CSE) (2).

Cela ne signifie pas que le dispositif n'est possible que dans les entreprises dotées d'un CSE.

Pour les entreprises sans CSE

Effectivement, si l'entreprise est dépourvue de représentant du personnel, elle peut mettre en place cet aménagement, mais doit d'abord solliciter l'autorisation de l'inspection du travail.

💡 Bon à savoir : en cas de modification ou de suppression des horaires individualisés, l'employeur doit suivre les mêmes étapes de procédure.

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Comment sont organisés les horaires individualisés ?

La répartition des horaires individualisés

Lorsque l'employeur accepte de mettre en place des horaires individualisés, il permet ainsi au salarié un report d'heures d'une semaine à une autre, sous certaines limites (voir ci-après) (2).

De ce fait, les heures de travail effectuées au cours d'une même semaine au-delà de la durée hebdomadaire légale (35 heures, ou la durée  conventionnelle, le cas échéant) ne sont pas considérées comme des heures supplémentaires, pourvu qu'elles résultent d'un libre choix du salarié.

📌 Exemple : si Serena travaille moins la semaine A, les heures qu'elle n'a pas effectuées et qui seront reportées la semaine B ne seront pas des heures supplémentaires, mais simplement des heures reportées.

Une répartition et des modalités de report limitées 

En cas d'accord collectif

Un accord collectif d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche peut prévoir (5) :

• les limites du report d'heures d'une semaine à une autre ; 

• et les modalités du report d'heures d'une semaine à une autre.

À défaut d'accord collectif

Si aucun accord collectif ne prévoit l'aménagement d'horaires variables, l'employeur doit suivre les dispositions du Code du travail, à savoir (6) :

• le report d'heures d'une semaine à une autre ne peut excéder 3 heures ;

• et le cumul des reports ne peut avoir pour effet de porter le total des heures reportées à plus de 10.

📌 Exemple : June bénéficie d'un dispositif d'horaire individualisé et sa durée du travail est fixée de manière classique à 35 heures par semaine :

• elle ne peut pas réaliser moins de 32 heures par semaine (35 heures - limite de 3 heures = 32 heures) ;

• elle ne pourra travailler 32 heures que 3 semaines consécutives, sinon, elle dépasserait la limite de cumul fixée à 10 heures (3 x 3 = 9 heures reportées sur 3 semaines). Elle peut travailler à hauteur de 34 heures la 4ème semaine, mais elle aura alors atteint la limite de cumul d'heures reportées ;

• les heures reportées qu'elle devra obligatoirement effectuer ne seront pas considérées comme des heures supplémentaires, car elles résultent de son propre choix.

⚠ Attention ! Seules les heures reportées en raison du libre choix du salarié ne constituent pas des heures supplémentaires, car elles correspondent à des heures que le salarié doit effectuer pour atteindre la durée du travail à laquelle il est soumis. De manière classique, les autres heures excédant la durée du travail du salarié (hors dispositions conventionnelles, au-delà de 35 heures) constituent des heures supplémentaires.

Comment faut-il décompter les horaires individualisés ?

Le décompte quotidien et hebdomadaire des heures effectuées en horaires individualisés

Pour chacun des salariés concernés par un dispositif d'horaires individualisés, l'employeur doit établir les documents nécessaires au décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective (7).

La durée du travail de chaque salarié concerné est décomptée selon les modalités suivantes (8) :

• quotidiennement : par enregistrement, selon tous moyens (logiciel de suivi, badgeuse, etc.), des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par le relevé du nombre d'heures de travail accomplies ;

• chaque semaine : par récapitulation selon tous moyens du nombre d'heures de travail accomplies par chaque salarié.

L'employeur doit se montrer particulièrement vigilant sur les heures accomplies par le salarié en horaire individualisé. 

📌 Exemple : le juge considère que la seule indication de l'amplitude journalière du travail, sans mention des périodes effectives de coupures et de pauses du salarié, ne satisfait pas à l'obligation de décompte de la durée du travail (9).

💡 Bon à savoir : le CSE peut consulter ces documents de décompte et de suivi.

Un décompte important en cas de litige sur les horaires du salarié

En cas de litige relatif à l'existence ou au nombre d'heures de travail accomplies, l'employeur doit fournir au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié (10).

Si le décompte des heures de travail accomplies par chaque salarié est assuré par un système d'enregistrement automatique, celui-ci doit être fiable et infalsifiable.

📌 Exemple : badgeuse, logiciel de suivi, etc.

💡 Bon à savoir : le juge formera alors sa conviction au vu de ces éléments et de ceux fournis par le salarié à l'appui de sa demande, ainsi que de toutes les mesures d'instruction qu'il estime utiles.

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Quelles sont les informations à faire figurer sur le bulletin de paie du salarié avec horaire individualisé ?

Lorsque des salariés bénéficient d'horaires individualisés, un document mensuel, dont le double est annexé au bulletin de paie, est établi pour chaque salarié (11).

Ce document comporte notamment :

• le cumul des heures supplémentaires accomplies depuis le début de l'année ;
• le nombre d'heures de repos compensateur de remplacement acquis dans le cadre des heures supplémentaires ;
• le nombre d'heures de repos compensateur effectivement prises au cours du mois.

Quels sont les documents à tenir à la disposition de l'inspecteur du travail ?

L'employeur tient à la disposition de l'agent de contrôle de l'inspection du travail les documents permettant de comptabiliser le temps de travail accompli par chaque salarié (voir ci-dessus) (12).

🔍 Pour aller plus loin : Quels sont documents à tenir à disposition lors de l'inspection du travail ?

Synthèse des étapes pour mettre en place l'horaire individualisé

📋 La mise en place d'horaires variables doit suivre les grandes étapes suivantes :

1. l'employeur reçoit une ou plusieurs demande(s) de salariés souhaitant bénéficier d'un dispositif ;

2. si les salariés ne font pas partie des cas dans lesquels il est obligé d'accepter, l'employeur accepte ou refuse la demande du salarié ;

3. s'il souhaite accepter la demande, l'employeur recueille préalablement l'avis conforme du CSE, ou, à défaut de CSE, l'accord de l'inspection du travail ;

4. l'employeur fait parvenir l'acceptation ou le rejet de la demande du salarié. Pour des moyens de preuve, il peut procéder à cette notification par écrit ;

5. l'employeur n'a, en principe, pas à insérer les horaires flexibles au sein d'un avenant au contrat de travail ;

6. l'employeur et le salarié respectent les modalités et les limites fixées par accord collectif, ou, à défaut, par le Code du travail (report, cumul de port, etc.) ;

7. enfin, l'employeur veille rigoureusement à suivre et décompter quotidiennement et chaque semaine les heures effectuées par le salarié.