Mise en place du télétravail obligatoire & Covid-19

En raison de l'épidémie de Covid-19, le télétravail est la règle pour toutes les activités qui le permettent. Il doit être mis en place dès que c'est possible.

A ce titre, les services de l'inspection du travail ont pour mission de renforcer l'accompagnement des employeurs et renforcer les contrôles sur la bonne mise en place du télétravail dans les entreprises.

En ces circonstances exceptionnelles, la mise en place du télétravail relève de votre pouvoir disciplinaire, vous n'avez pas à obtenir l'accord de votre salarié. En revanche, les salariés qui en ont besoin et qui en font la demande peuvent retourner au travail sur site 1 jour par semaine depuis janvier 2021.


Etape 1 : définir le support de mise en place du télétravail

  • Vérifiez l'existence ou non d'un accord collectif dans l'entreprise encadrant le télétravail.
  • Si rien n'est prévu et que les négociations sur ce sujet ont échoué, vous pouvez rédiger une charte de télétravail unilatéralement, après avis du CSE.
  • S'il n'y a pas d'accord collectif ou de charte préexistante, vous pouvez tout à fait, par simple accord avec votre salarié et sans aucune forme requise, lui permettre de faire du télétravail de façon occasionnelle ou régulière.

Mise en place du télétravail dans le cadre d'un accord collectif

Vous devez tout d'abord vérifier si un accord collectif applicable à votre entreprise encadre ou non le télétravail.

💡 En effet, une convention collective ou un accord d'entreprise, peuvent prévoir les conditions de mise en place du télétravail. Si c'est le cas, vous devez respecter ce qui est prévu par l'accord.

❎ Vous n'avez pas l'obligation de consulter le Comité social et économique (CSE) si vous mettez en place le télétravail dans le cadre d'un accord collectif.

Rédaction d'une charte de télétravail

Vous pouvez mettre en place le télétravail en rédigeant une charte mais uniquement si vous avez engagé des négociations en vue d'un accord collectif et qu'elles ont échouées.

Vous devez consulter le CSE, mais son avis ne vous lie pas, vous n'êtes pas obligé de suivre cet avis.

💡 Si aucun accord collectif n'encadre le télétravail, vous pouvez rédiger une charte de télétravail après avis du Comité social et Economique (CSE) (1).

L'accord ou la charte que vous édictez, doit préciser (1) :

  • les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
  • les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en oeuvre du télétravail ;
  • les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;
  • la détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ;

A vous de bien définir tous ces points, si vous négociez un accord d'entreprise ou si vous établissez une charte de télétravail.

Simple accord entre l'employeur et le salarié

💡 Si aucun accord collectif ou charte n'existe dans votre entreprise, vous pouvez tout de même mettre en place le télétravail par tout moyen.

Ainsi, aucune forme n'est requise. Un simple échange de mails, un courrier, une lettre remise en main propre suffisent.

📆 En effet, depuis le 1er avril 2018 (2), il est possible de mettre en place le télétravail par tout moyen et d'un commun accord avec le salarié, peu importe que le télétravail soit occasionnel (une fois de temps en temps) ou régulier... Avant cette date, seul le télétravail occasionnel pouvait être mis en place par tout moyen.

Bon à savoir :

Aucune forme n'est requise pour mettre en place le télétravail. Cependant, bien qu'un appel téléphonique suffise, il est préférable d'avoir une trace écrite, pour des raisons de preuve. C'est pourquoi nous vous recommandons les mails 📩 ou les courriers ✉.

📌 Par exemple : si votre salarié est d'accord, il vous suffit de lui accorder par mail, du télétravail. Aucun formalisme n'est requis. Votre activité peut ainsi continuer malgré la crise sanitaire.

Ce mode d'organisation (simple accord, sans forme requise) est particulièrement adapté au télétravail occasionnel mais il peut également être utilisé pour le télétravail régulier.

💡 Le mot de la rédaction : si vous souhaitez permettre à votre salarié de faire du télétravail de façon régulière, il vous est tout de même recommandé de faire un avenant au contrat de travail, pour établir des règles fixes de télétravail.

Etape 2 : Définir l'organisation du télétravail

Voici quelques points sur lesquels il est important de réfléchir pour mettre en place le télétravail de façon optimale dans l'entreprise.

1. Choisir les conditions pour être éligible au télétravail :

Il s'agit d'évaluer, selon des conditions objectives, quels salariés pourront faire du télétravail et comment ils devront en faire la demande.

  • la nature du poste : certains salariés ne peuvent pas faire du télétravail en raison de la nature de leur poste (une caissière ne pourra évidemment pas exercer son activité en télétravail) ;
  • le logement : certains logements ne permettent pas de faire du télétravail régulier dans de bonnes conditions (pas de salle réservée, pas de connexion internet assez puissante etc) ;
  • l'autonomie : certains salariés ne sont pas assez autonomes pour exercer leur activité selon cette organisation du travail (ce qui peut justifier l'exigence d'une ancienneté minimum par exemple) ;
  • les modalités de passage en télétravail : vous pouvez définir de quelle façon les salariés pourront demander à faire du télétravail. Par exemple, le délai pour faire la demande, le délai de réflexion que vous vous donnez pour répondre, la forme de la demande (lettre recommandée au DRH avec avis du manager par exemple) ;
  • ...

Si vous réfléchissez bien à tous ces éléments, la mise en place du télétravail devrait être réussie. Si les conditions sont prévues par un accord collectif ou une charte, vous devez les respecter.

2. Choisir le rythme de télétravail que vous souhaitez mettre en place

Pour encadrer le télétravail, vous devez vous demander quel rythme de télétravail est le plus adapté à votre entreprise.

📌 Par exemple, il pourra s'agir de permettre à vos salariés de faire du télétravail 1 fois par semaine, ou bien 6 fois par mois, ou de faire du télétravail à 100% pour les salariés vivant à plus de 100 km... A vous de choisir selon vos besoins et selon votre activité !

Attention, télétravail ne veut pas dire surcharge de travail ni dépassement des durées de travail.

Il est important de définir les horaires de télétravail et de préciser les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable (pendant son temps de travail uniquement). 

3. Prévoir les outils mis à disposition des télétravailleurs

Vous pouvez par exemple mettre à disposition des salariés en télétravail, un ordinateur portable, un téléphone etc, selon la nature de l'activité. Assurez-vous que l'utilisation de ces équipements est possible à distance, de leur efficacité et de la protection des données.

4. Définir les lieux d'exécution du télétravail :

Vous pouvez définir les lieux dans lesquels le télétravail est autorisé : au domicile du salarié, dans un espace de coworking, dans des bureaux partagés que vous mettez à sa disposition...

5. Adapter le management (management à distance)

Vous pouvez par exemple :

  • définir les plages horaires où le télétravailleur doit être joignable ;
  • mettre en place un management basé sur la confiance ;
  • prévoir des bilans, des échanges réguliers avec le manager, les équipes, la société (pour éviter les situations d'isolement, vous assurer de l'équilibre vie professionnelle / vie personnelle du télétravailleur, d'une charge de travail adaptée).
👓 Cet article peut vous intéresser : Le management à distance & le télétravail.

6. Prévoir un entretien chaque année avec le télétravailleur

Le code du travail impose aux entreprises de mettre en place un entretien annuel avec le télétravailleur portant sur ses conditions de travail et sa charge de travail (3).

Etape 3 : Obtenir l'accord du salarié

Que ce soit dans le cadre d'un accord collectif, d'une charte ou d'un accord par tout moyen, le télétravail s'opère sur la base du volontariat. Vous ne pouvez pas imposer ce mode d'organisation du travail à votre salarié.

Vous pouvez également refuser le passage en télétravail d'un salarié :

  • dans le cadre d'un accord collectif ou d'une charte télétravail, vous devez motiver votre refus ;
  • dans le cadre du télétravail par simple accord entre vous et le salarié, vous n'avez pas à motiver votre refus, sauf s'il s'agit d'un travailleur handicapé qui bénéficie d'une obligation d'emploi ou s'il s'agit d'un proche aidant.

A savoir :

En cas de circonstances exceptionnelles, l'accord du salarié n'est pas requis. C'est le cas en raison de l'épidémie de Covid-19 : pour éviter la propagation du virus et protéger les salariés, vous n'avez pas à obtenir l'accord des salariés pour pouvoir les placer en télétravail. Ceci relève de votre pouvoir disciplinaire.

Quels sont les avantages du télétravail ?

Le télétravail a de nombreux avantages :

  • une augmentation de la motivation, de la concentration et de la productivité des salariés ;
  • continuité de l'activité en cas d'impossibilité de se rendre au travail (Covid-19, grève, intempéries etc) ;
  • gains de temps de transport pour les salariés.

Quels sont les risques du télétravail ?

Le télétravail comporte également des risques :

  • problèmes de management (salariés qui ne travaillent pas assez ou au contraire, surcharge de travail) ;
  • mise en péril du travail d'équipe.

Ces inconvénients peuvent être atténués ou évités par une bonne organisation du télétravail et un bon management.

👓 Pour apprendre à éviter et gérer les risques psychosociaux liés au télétravail, accédez au replay de notre webconférence : Gestion des risques psycho-sociaux en télétravail.

La mise en place du télétravail, en vidéo