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Télétravail : comment le mettre en place dans votre entreprise ?

Par , Juriste rédactrice web - Modifié le 28-11-2019

Télétravail : comment le mettre en place dans votre entreprise ?

Le 5 décembre 2019, le pays sera en grève. De nombreux salariés seront bloqués chez eux sans moyen de transport pour venir travailler. Autoriser les salariés à faire du télétravail est la solution idéale pour la continuité de votre activité et pour éviter aux salariés qui ne souhaitent pas faire grève, de devoir poser un jour de congé à défaut de pouvoir venir travailler. Ainsi, comment mettre en place le télétravail dans votre entreprise ? Quels sont les avantages et les risques ?

Etape 1 : Définir le support de mise en place du télétravail

1

Vérifiez l'existence ou non d'un accord collectif dans l'entreprise encadrant le télétravail.

2

Si rien n'est prévu et que les négociations sur ce sujet ont échoué, vous pouvez rédiger une charte de télétravail unilatéralement, après avis du CSE.

3

S'il n'y a pas d'accord collectif ou de charte préexistante, vous pouvez tout à fait, par simple accord avec votre salarié et sans aucune forme requise, lui permettre de faire du télétravail de façon occasionnelle ou régulière.

Mise en place du télétravail dans le cadre d'un accord collectif ou d'une charte

Mise en place par accord collectif

Vous devez tout d'abord vérifier si un accord collectif applicable à votre entreprise encadre ou non le télétravail.

En effet, une convention collective ou un accord d'entreprise peut prévoir les conditions de mise en place du télétravail. Si c'est le cas, vous devez respecter les formalités prévues par l'accord et les cas dans lesquels la mise en place est possible.

✔ Vous n'avez pas l'obligation de consulter le Comité social et économique (CSE) si vous mettez en place le télétravail dans le cadre d'un accord collectif.

Etablissement d'une charte du télétravail

La mise en place du télétravail par une charte de l'employeur n'est possible que si vous avez engagé des négociations en vue d'un accord collectif et qu'elles ont échouées.

Si aucun accord collectif n'encadre le télétravail, vous pouvez rédiger une charte de télétravail après avis du Comité social et Economique (CSE) (1).

Vous devez donc consulter le CSE, mais son avis ne vous lie pas, c'est-à-dire que vous n'êtes pas obligé de suivre son avis.

Ainsi, vous devrez respecter les conditions de mise en place du télétravail que vous avez-vous-même édicté.

Contenu de l'accord ou de la charte télétravail

L'accord ou la charte que vous édictez, doivent préciser (1) :

  • les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
  • les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en oeuvre du télétravail ;
  • les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;
  • la détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ;

A vous de bien définir tous ces points si vous négociez un accord d'entreprise ou si vous établissez une charte de télétravail.

Simple accord entre l'employeur et le salarié

Si aucun accord collectif ou charte n'existe dans votre entreprise, vous pouvez tout de même mettre en place le télétravail.

📆 En effet, depuis le 1er avril 2018 (2), il est possible de mettre en place le télétravail par tout moyen, d'un commun accord avec le salarié, qu'il soit occasionnel (une fois de temps en temps) ou régulier... Avant cette date, seul le télétravail occasionnel pouvait être mis en place par tout moyen.

Ainsi, il vous suffit, d'un commun accord avec votre salarié, de convenir du télétravail. Pour cela, aucune forme n'est requise. Un simple échange de mails, un courrier, une lettre remise en main propre suffisent.

Bon à savoir :

Aucune forme n'est requise pour mettre en place le télétravail. Cependant, bien qu'un appel téléphonique suffise, il est préférable d'avoir une trace écrite, pour des raisons de preuve. C'est pourquoi nous vous recommandons les mails 📩 ou les courriers ✉.

📌 Par exemple, dans le cadre de la grève prévue le 5 décembre 2019 contre la réforme des retraites : si votre salarié est d'accord, il vous suffit d'accorder, par mail par exemple, une journée de télétravail à votre salarié (ou le temps nécessaire selon la reconduction ou non de la grève). Aucune forme n'est requise.

Ceci permet d'éviter à vos salariés non-grévistes, qui ne peuvent se rendre au travail suite à des problèmes de transports ou de blocages, d'éviter de poser des jours de congés payés ou des RTT. Votre activité peut ainsi continuer.

Grève du 5 décembre 2019, recommandations de la Ministre du travail :

Muriel Pénicaud, Ministre du travail, a incité les chefs d'entreprise à "être compréhensifs avec leurs salariés. Aujourd'hui il y a des formes de travail à distance et il ne faut pas, ce jour-là demander aux gens de faire l'impossible"

Elle rappelle que "depuis les ordonnances travail, le télétravail est un droit et qu'il suffit d'un simple échange d'emails entre le salarié et l'employeur. […] tous les métiers ne s'y prêtent pas mais il y a beaucoup de métiers aussi où ça s'y prête".

Muriel Pénicaud, dans "Le grand rendez-vous » sur Europe 1, le 24 novembre 2019 à propos de la grève du 5 décembre 2019 contre la réforme des retraites.

Cet article peut vous intéresser : Grève et recours au télétravail : 2 choses à savoir.

Ce mode d'organisation (simple accord, sans forme requise) est particulièrement adapté au télétravail occasionnel mais il peut également être utilisé pour le télétravail régulier.

💡 Le mot de la rédaction : si vous souhaitez permettre à votre salarié de faire du télétravail de façon régulière, il vous est tout de même recommandé de faire un avenant au contrat de travail, pour établir des règles fixes de télétravail.

Etape 2 : Définir l'organisation du télétravail

Voici quelques points sur lesquels il est important de réfléchir pour mettre en place le télétravail de façon optimale dans l'entreprise.

1

Choisir les conditions pour être éligible au télétravail

2

Choisir le rythme de télétravail vous souhaitez mettre en place

3

Définir les outils mis à disposition des télétravailleurs

4

Définir les possibles lieux d'exécution du télétravail 

5

Adapter le management (management à distance)

6

Prévoir un entretien chaque année avec le télétravailleur

1. Choisir les conditions pour être éligible au télétravail :

Il s'agit d'évaluer, selon des conditions objectives, quels salariés pourra faire du télétravail et comment il devra faire sa demande.

  • la nature du poste : certains salariés ne peuvent pas faire du télétravail en raison de la nature de leur poste (une caissière ne pourra évidemment pas exercer son activité en télétravail) ;
  • le logement : certains logements ne permettent pas de faire du télétravail régulier dans de bonnes conditions (pas de salle réservée, pas de connexion internet assez puissante etc) ;
  • l'autonomie : certains salariés ne sont pas assez autonomes pour exercer leur activité selon cette organisation du travail (ce qui peut justifier l'exigence d'une ancienneté minimum par exemple) ;
  • les modalités de passage en télétravail : vous pouvez définir de quelle façon les salariés pourront demander à faire du télétravail par exemple, le délai pour faire sa demande, le délai de réflexion que vous vous donnez pour répondre, la forme de la demande (lettre recommandée au DRH avec avis du manager par exemple) ;
  • ...

Si tous ces éléments sont bien réfléchis par vous, les salariés conviendront tout à fait à cette organisation de travail et la mise en place du télétravail sera réussie.

Si les conditions sont prévues par un accord collectif ou une charte, vous devez les respecter.

2. Choisir le rythme de télétravail que vous souhaitez mettre en place

Pour encadrer le télétravail, vous devez vous demander quel rythme de télétravail est le plus adapté à la situation de votre entreprise.

📌 Par exemple, il pourra s'agir de permettre à vos salariés de faire du télétravail 1 fois par semaine, ou bien 6 fois par mois, ou de faire du télétravail à 100% pour les salariés vivant à plus de 100 km...

Définir les horaires de télétravail et préciser les plages horaires auxquelles le salarié doit être joignable (pendant son temps de travail uniquement). Attention, télétravail ne veut pas dire surcharge de travail ni dépassement des durées de travail.

3. Définir les outils mis à disposition des télétravailleurs

Vous pouvez par exemple mettre à disposition des salariés en télétravail, un ordinateur portable, un téléphone ou autres selon la nature de l'activité.

Assurez-vous de la possibilité d'utilisation des équipements à distance, de leur efficacité et de la protection des données.

4. Définir les lieux possibles d'exécution du télétravail :

Définir si le salarié exécutera son travail à son domicile, dans un espace de coworking, dans des bureaux partagés que vous mettez à sa disposition...

5. Adapter le management (management à distance)

Vous pouvez par exemple :

  • définir les plages horaires où le télétravailleur doit être joignable ;
  • mettre en place un management basé sur la confiance ;
  • prévoir des bilans, échanges réguliers avec le manager, les équipes, la société (dans le but d'éviter l'isolement, de vous assurer de l'équilibre vie professionnelle / vie personnelle du télétravailleur, d'une charge de travail adaptée.
Cet article peut vous intéresser : Manager une équipe : 7 erreurs à éviter.

6. Prévoir un entretien chaque année avec le télétravailleur

Le code du travail impose aux entreprises de mettre en place un entretien annuel avec le télétravailleur portant sur ses conditions de travail et sa charge de travail (3).

Etape 3 : Obtenir l'accord du salarié

Que ce soit dans le cadre d'un accord collectif, d'une charte ou d'un accord par tout moyen, le télétravail s'opère sur la base du volontariat.

Vous ne pouvez pas imposer ce mode d'organisation du travail à votre salarié.

Vous pouvez également refuser le passage en télétravail d'un salarié. Dans le cadre d'un accord collectif ou d'une charte télétravail, vous devez motiver votre refus.

Dans le cadre du télétravail par simple accord entre vous et le salarié, vous n'avez pas à motiver votre refus, sauf s'il s'agit d'un travailleur handicapé qui bénéficie d'une obligation d'emploi ou d'un proche aidant.

Quels sont les avantages du télétravail ?

Le télétravail a de nombreux avantages :

  • une augmentation de la motivation, de la concentration et de la productivité des salariés ;
  • continuité de l'activité en cas d'impossibilité de se rendre au travail (grève, intempéries etc) ;
  • gains de temps de transport pour les salariés.

Quels sont les risques du télétravail ?

Le télétravail comporte également des risques :

  • problème de management (salariés qui ne travaillent pas assez ou au contraire, surcharge de travail) ;
  • isolement du salarié et perte de sentiment d'appartenance à l'entreprise ;
  • mise en péril du travail d'équipe.

Ces inconvénients peuvent être atténués ou évités par une bonne organisation du télétravail et un bon management.

 

Références :

(1) Article L1222-9 du Code du travail
(2) Loi n°2018-217 du 29 mars 2018 ratifiant diverses ordonnances prises sur le fondement de la loi n°2017-1340 du 15 septembre 2017 d'habilitation à prendre par ordonnances les mesures pour le renforcement du dialogue social
(3) Article L1222-10 du Code du travail

Lexique :

CSE = Comité Social et Economique
RTT = [jours de] Réduction du Temps de Travail
QVT = Qualité de Vie au Travail

Pour aller plus loin


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