1. Préparer l'entretien en amont avec le salarié

Vérification de la convocation à entretien préalable

Lorsqu'un salarié vous désigne pour l'assister dans le cadre d'un entretien préalable à sanction ou à licenciement (1), vous pouvez commencer par vérifier ensemble la régularité de la lettre de convocation.

Vérifiez avec le salarié que la lettre respecte les mentions obligatoires et les délais et donc, qu'elle ne soit pas irrégulière.

Pour vérifier les mentions obligatoires que doit contenir la convocation, consultez notre article dédié : Convocation à l'entretien préalable à licenciement, les 4 mentions obligatoires.

Prendre connaissance du motif de l'entretien

Vous pouvez prendre connaissance des motifs de l'entretien indiqués sur la convocation, afin de conseiller le salarié. La difficulté est surtout liée à l'absence d'obligation pour l'employeur de préciser les faits reprochés au salarié dans le courrier de convocation.

N'hésitez pas à discuter avec le salarié pour avoir des détails, il est probable que le salarié sache pourquoi il est convoqué.

💡 Pour instaurer une relation de confiance, n'hésitez pas à expliquer au salarié que vous n'êtes pas là pour le juger mais bien pour l'assister et le soutenir.

Préparer la défense du salarié et l'informer sur la procédure

Avant l'entretien, le représentant du personnel désigné peut informer le salarié sur la procédure et l'aider à préparer sa défense.

Pour cela, vous pouvez prévoir avec le salarié une ou plusieurs rencontres.

📌 Bien souvent, le salarié n'a jamais été confronté à une telle situation et ne connaît pas la procédure que doit respecter l'employeur. C'est pourquoi vous pouvez l'informer sur les différentes étapes de la procédure et sur les conséquences éventuelles à l'issue d'un entretien préalable (sanction, licenciement, absence de sanction...).

Il s'agit donc d'apporter un soutien à votre collègue, de vous saisir de la situation et d'établir un plan de défense.

📌 Prenez connaissance des informations sur le salarié (son ancienneté, son poste de travail, ses qualifications, sa situation, ses relations dans l'entreprise, ses difficultés, les possibles conflits qu'il peut avoir au sein de l'entreprise...). Prenez également note des faits que pourrait lui reprocher l'employeur.

A partir de là, vous pouvez anticiper les reproches qui pourront être évoqués par l'employeur. Préparez également les arguments qui pourront aider le salarié et lui permettre de contester les faits reprochés.

2. Assistance du salarié pendant l'entretien

Lors de l'entretien, vous avez une mission d'assistance et de conseil au salarié.

Vous n'êtes pas présent pour être simplement spectateur, vous pouvez tout à fait prendre la parole durant l'entretien.

📌 Vous avez la possibilité de donner votre avis sur les faits, d'intervenir dans les discussions, de présenter des observations et de demander des explications et précisions à l'employeur. Vous pouvez également compléter les explications données par le salarié.

📌 En cas de tension, il vous est possible d'apaiser la relation afin de faciliter le dialogue entre l'employeur et le salarié (notamment si l'affect ou la colère prend le pas sur le déroulement constructif de l'entretien). Vous pouvez aussi tenter de trouver un terrain d'entente pour éviter la sanction ou la rupture du contrat.

Le but est d'assister le salarié, de l'aider à s'expliquer et à se défendre.

Vos prérogatives se limitent ainsi à une mission d'assistance et de conseil de votre collègue.

Important :

Vous assistez le salarié, mais vous ne pouvez pas le représenter. Ceci signifie que vous lui apporter votre assistance, des conseils, un soutien, mais vous ne pouvez pas parler en son nom. Le salarié reste l'interlocuteur principal de l'employeur.

📌 En tant que représentant du personnel (membre du CSE, délégué syndical...) chargé d'assister le salarié pendant son entretien préalable, nous vous recommandons de prendre des notes pour rédiger un compte-rendu de l'entretien. Ceci pourrait être utile par la suite.

3. Rédaction d'un compte-rendu d'entretien

Comme nous vous l'indiquions précédemment, il vous est recommandé de prendre des notes pendant l'entretien en vue d'établir un compte rendu.

En effet, vous devez rester fidèle aux discussions et positions de chaque partie (employeur et salarié).

Si vous établissez un tel compte rendu, vous devez retranscrire les échanges objectivement.

Si le compte-rendu n'est pas objectif, il y a des chances pour que cette pièce ne soit pas admise comme preuve en cas de litige au prud'hommes.

A savoir :

Ce compte-rendu d'entretien préalable n'est pas obligatoire, mais il peut être utile comme preuve en cas de recours prud'homal contre la sanction ou contre le licenciement.

Le salarié qui conteste son licenciement ou sa sanction disciplinaire peut produire en justice le compte-rendu que vous avez rédigé et qui relate les échanges auxquels vous avez assisté.

Mission d'assistance : aucune perte de rémunération

Le représentant du personnel qui participe à l'entretien ne doit subir, du fait de cette assistance, aucune perte de rémunération (2).

Les frais engagés pour le déplacement et/ou le repas, sont remboursés par l'employeur (3).

Les heures de délégation vous permettent de prendre contact avec le salarié, de préparer la stratégie de défense et de rédiger le compte rendu d'entretien.