Notification d'une sanction disciplinaire irrégulière : que risquez-vous ?

Définition : quelles sont les différentes sanctions ou les types de mesures disciplinaires que l'employeur peut infliger (blâme, mise à pied, licenciement...) ?

La sanction disciplinaire peut se définir comme une prise de décision répressive de la part de l'employeur à la suite d'un comportement fautif du salarié. 

Malgré le pouvoir de direction que vous avez en tant qu'employeur, vous ne pouvez pas prononcer tous types de sanctions, elles doivent se fonder sur des éléments objectifs.
Par exemple, la mise en place de sanctions pécuniaires est interdite (1). En plus de cela, les sanctions basées sur un motif discriminatoire ne sont pas non plus autorisées (orientation sexuelle, état de santé, opinions politiques...).

Les sanctions doivent donc s'appuyer sur une violation d'une obligation découlant du contrat de travail du salarié, mais quelles sont les différentes sanctions ? Tout d'abord, dans les entreprises de plus de 50 salariés, les sanctions disciplinaires qui peuvent être prononcées par l'employeur doivent apparaître sur le règlement intérieur.

Parmi celles-ci, il peut y avoir : 

• le blâme ou l'avertissement ; 
• la mise à pied conservatoire ou disciplinaire ; 
• la rétrogradation ; 
• la mutation disciplinaire ; 
• le licenciement pour faute simple, grave ou lourde. 

📌Ces sanctions, plus ou moins importantes, peuvent être contestées devant le Conseil de prud'hommes, c'est pourquoi il convient de respecter un certain formalisme. 

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 Quel est le délai pour contester une sanction ou procédure irrégulière ?

Vous avez convoqué votre salarié à un entretien préalable et avez décidé d'utiliser votre pouvoir de sanction pour mettre fin au contrat de travail ? Soyez vigilant sur la procédure et les termes utilisés dans votre courrier.

Lorsque vous recevez votre salarié en entretien préalable à sanction disciplinaire, vous ne pouvez pas lui notifier sa sanction moins de 2 jours ouvrables, ni plus de 1 mois après le jour fixé lors de la convocation à l'entretien (2). 

Du côté du salarié, il existe aussi des délais de prescription à respecter pour pouvoir contester cette sanction devant le Conseil de prud'hommes qui sont différents selon les cas :

• le délai d'action est de 2 ans à compter du jour de la notification de la sanction irrégulière (3) ;
• le délai d'action est de 1 an dans le cas d'un licenciement (3) ;
• le délai d'action est de 5 ans en cas de mesure discriminatoire ou de harcèlement (4). 

Il est donc primordial de tenir compte du type de sanction pour évaluer le délai qu'aura le salarié pour contester les décisions que vous avez prises. 

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Comment rédiger la lettre de notification de la sanction ?

La sanction doit être mentionnée par écrit. Dans votre lettre de notification, vous devez indiquer avec précision :

• la date ;
• la nature des faits fautifs qui ont été commis par le salarié, mais aussi leurs répercussions sur l'entreprise.

Il est important de faire ressortir dans votre courrier les raisons qui motivent la sanction pour ne pas laisser d'ouvertures à une possible contestation. 

Listez aussi le nom des témoins, précisez si vous disposez d'images de vidéo surveillance, d'un rapport informatique d'incident, etc.

Le salarié doit en effet être en mesure de connaître la nature des faits qui lui sont reprochés et qui sont sanctionnés afin de pouvoir se défendre.

Apportez un soin tout particulier à la rédaction de la lettre de notification de la sanction. C'est à partir de ce que vous avez écrit dans la lettre de notification que les juges vont, en cas de litige vous opposant à votre salarié, décider si la sanction est justifiée ou non (5). Le défaut de motivation prive la sanction de justification (6).

Envoyez votre lettre de notification de la sanction par écrit, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par lettre remise en main propre contre décharge (7), pour avoir une preuve de votre envoi.

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Exemple : combien d'avertissements au travail avant le possible licenciement d'un salarié ?

Il existe une idée reçue comme quoi un licenciement ne peut pas être prononcé avant le troisième avertissement.

⚠Cette idée est fausse. En effet, cela dépend d'un certain nombre de paramètres. Tout d'abord, s'il existe un règlement intérieur, l'employeur a l'obligation de respecter l'échelle des sanctions qui y ait mentionnée. En plus de cela. il faut prendre en compte la gravité de la faute commise par le salarié, une seule faute peut donner lieu à une sanction telle que le licenciement. 

🔍Par exemple, un acte de violence, un vol ou un non respect à une obligation de loyauté peut suffire, suivants les cas, à prononcer un licenciement pour faute. 

Quelles sont les condamnations pour l'employeur en cas de sanction irrégulière ? 

En cas de contestation devant le Conseil de prud'hommes, le juge a tout d'abord la possibilité d'annuler la sanction. Ceci peut être ordonné car les faits n'étaient pas constitutifs d'une faute justifiant la sanction, ou par un manquement de la part de l'employeur sur la procédure à respecter. Le salarié est remis dans la même situation que s'il n'avait jamais été sanctionné. 

Dans le cas spécifique du licenciement, le juge n'a pas toujours l'autorité de l'annuler et de demander la réintégration du salarié à son poste initial. C'est le cas seulement lors d'une violation d'une liberté fondamentale (discrimination) ou en cas de salariés protégés par la loi (protection du salarié en accident de travail par exemple).

Lorsque le juge ordonne la réintégration du salarié et que vous refusez en tant qu'employeur, vous êtes redevable d'une indemnité envers ce salarié (8). Un barème existe pour tous les licenciements abusifs effectués depuis le 24 septembre 2017, permettant aux juges de cadrer les sanctions applicables aux employeurs. L'indemnité va dépendre du nombre de salariés dans l'entreprise ainsi que de l'ancienneté du salarié licencié.  

💰Enfin, des sanctions pécuniaires peuvent aussi être ordonnés par le juge. En effet, vous pouvez être condamné par exemple à verser 60.000 de dommages et intérêts pour sanction disciplinaire inadaptée (9).