En résumé :
✔️ Le registre des mandats permet de répertorier chronologiquement les mandats confiés à l'agent immobilier.
✔️ Le registre-répertoire permet de suivre les versements et remises de fonds, effets ou valeurs reçus dans le cadre de son activité.
✔️ Les deux registres doivent respecter des modalités précises de tenue, notamment être reliés et cotés sans discontinuité.
✔️ Ils peuvent être tenus sous format papier ou électronique, sous certaines conditions.
✔️ Les registres doivent être conservés pendant 10 ans.
Qu'est-ce que le registre des mandats rendu obligatoire par la loi Hoguet ?
Principe du registre des mandats
Le registre des mandats est un document obligatoire dans lequel l'agent immobilier consigne, par ordre chronologique, chaque mandat qu'il reçoit. Prévu par la loi Hoguet et son décret d'application (1), ce registre permet d'assurer la traçabilité des mandats confiés à l'agence.
Le numéro d'inscription sur le registre doit en outre être reporté sur l'exemplaire du mandat remis au mandant (soit la personne qui a mandaté l'agent immobilier, par exemple pour vendre son bien immobilier).
Quelles sont les activités soumises à l'obligation de tenir ce registre ? Agent immobilier, syndic, gestion immobilière, etc.
La tenue du registre des mandats s'impose à tout titulaire de la carte :
- "Transactions sur immeubles et fonds de commerce" (1) (agent immobilier) ;
- "Gestion immobilière" ou "Syndic de copropriété" (2) (administrateur de biens).
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Comment remplir le registre des mandats ? Format papier ou électronique (en ligne) ?
Le registre des mandats doit être coté sans discontinuité, c'est-à-dire que ses pages doivent être numérotées de manière continue, sans interruption ni ajout de pages, et relié (mais non parapaphé).
Tout agent immobilier peut le tenir sous format papier ou sous format électronique, à condition, dans ce dernier cas, que l'auteur du document puisse être identifié et que son établissement et sa conservation garantissent son intégrité (4).
Qu'est-ce que le registre-répertoire ? Principe et modalités
Qu'est-ce que le registre-répertoire ?
Le registre-répertoire est un document sur lequel l'agent immobilier consigne les versements et remises de fonds, effets ou valeurs qu'il reçoit dans le cadre de ses fonctions (6).
Tout professionnel titulaire de la carte « Transactions sur immeubles et fonds de commerce » ou « Marchand de listes » peut être amené à recevoir, détenir ou disposer de tels fonds. Dans ce cas, il doit tenir ce registre conformément au modèle fixé par arrêté (7), sauf exception.
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Comment tenir le registre-répertoire ?
À l'instar du registre des mandats, le registre-répertoire doit être relié et coté sans discontinuité. Il peut être tenu sous forme électronique (8).
Notez, outre l'inscription d'une mention sur le registre-répertoire, que tout versement ou toute remise doit donner lieu à la délivrance d'un reçu, conforme au modèle fixé par arrêté (9).
Quelle est la durée de conservation minimale du registre ?
Comme le registre des mandats, le registre-répertoire doit être conservé 10 ans (8).
⚠ Outre la bonne tenue de ces registres spécifiques, l'agent immobilier est aussi tenu à l'ouverture d'un compte spécial relatif à sa garantie financière. Pour en savoir plus, consultez notre dossier dédié !
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Références :
(1) Décret n°72-678 du 20 juillet 1972 fixant les conditions d'application de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et fonds de commerce, article 72
(2) Décret n°72-678 du 20 juillet 1972 fixant les conditions d'application de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et fonds de commerce, article 65
(3) Cass. Civ. 1ère, 26 novembre 1996, n°93-19917
(4) Article 1366 du Code civil
(5) Arrêté du 15 septembre 1972 fixant le modèle des registres des mandats prévus par le décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 (JO du 28 septembre 1972)
(6) Arrêté du 1ᵉʳ septembre 1972 fixant le modèle du registre-répertoire dit « registre-répertoire de la loi du 2 janvier 1970 » et des carnets de reçus prévus par le décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 fixant les conditions d'application de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce
(7) Décret n°72-678 du 20 juillet 1972 fixant les conditions d'application de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et fonds de commerce, article 51
(8) Décret n°72-678 du 20 juillet 1972 fixant les conditions d'application de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et fonds de commerce, article 53
(9) Décret n°72-678 du 20 juillet 1972 fixant les conditions d'application de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et fonds de commerce, article 52
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