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Actualité Documents de fin de contrat à remettre au salarié : vos obligations

Attestation employeur pôle emploi : tout savoir pour bien la rédiger

Par , Juriste Rédactrice web - Modifié le 26-05-2020

Attestation employeur pôle emploi : tout savoir pour bien la rédiger

Lorsque le contrat de travail de l'un de vos salariés prend fin, pour quelque raison que ce soit, vous devez établir une attestation employeur destinée à Pôle emploi. Qu'est-ce que l'attestation employeur Pôle emploi ? Quelles mentions doit-elle contenir ? Comment la transmettre à Pôle emploi ? Découvrez toutes les infos pour bien la rédiger !

Qu'est-ce que l'attestation employeur Pôle emploi ?

L'attestation employeur destinée à Pôle emploi (ex-attestation Assédic) doit être établie à chaque fois que l'un de vos salariés quitte votre entreprise et ce, quel que soit le motif de rupture de son contrat de travail.

Vous devez délivrer un exemplaire de cette attestation au salarié afin de lui permettre de s'inscrire sur la liste des demandeurs d'emploi et de toucher l'allocation d'aide au retour à l'emploi (ARE), s'il remplit les conditions nécessaires (1).

En cas de non remise ou de remise tardive de l'attestation Pôle emploi, le salarié ne peut s'inscrire sur la liste des demandeurs d'emploi et commencer à percevoir ses allocations chômage.

À retenir :

Vous êtes tenu de délivrer l'attestation Pôle emploi, peu importe la cause de rupture du contrat de travail (licenciement pour motif personnel, licenciement pour motif économique, démission, fin de CDD ou rupture anticipée du CDD, rupture conventionnelle…) mais aussi la nature du contrat de travail (CDD, CDI…).

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Quelles mentions doit contenir l'attestation Pôle emploi ?

Avant d'établir votre attestation Pôle emploi, pensez à préparer les éléments qui vont suivre. Vous gagnerez du temps au moment d'accomplir cette démarche.

Identification de l'employeur

Lorsque vous établissez l'attestation Pôle emploi, il vous est demandé des informations relatives à votre entreprise :

  • nom ou raison sociale ;
  • adresse de l'entreprise et coordonnées téléphoniques ;
  • statut juridique de l'entreprise ;
  • Code APE/NAF ;
  • n° d'affiliation à Pôle emploi ou à l'organisme ayant recouvré les cotisations d'assurance chômage (Pôle emploi, Pôle emploi services, CMSA, URSSAF, CCVRP...) ;
  • le nombre total de salariés dans l'établissement au 31 décembre écoulé.

Bon à savoir :

Les employeurs publics qui ne relèvent pas du champ du régime de l'assurance chômage doivent tout de même assurer leurs agents contre le risque chômage.

Si la plupart d'entre eux s'assurent eux-même (auto assurance), ils peuvent toutefois demander à Pôle emploi de gérer pour leur compte les dossiers de leurs anciens agents en signant une convention de gestion (employeur ayant conclu une convention de gestion).

Certains employeurs publics choisissent quant à eux d'adhérer au régime d'assurance chômage et versent alors les contributions d'assurance chômage à l'Urssaf (au même titre que les employeurs du secteur privé). Cette adhésion peut être révocable ou irrévocable.

Si vous êtes employeur du secteur public, il vous est donc demandé de préciser si vous êtes :

  • employeur en auto assurance ;
  • employeur ayant conclu une convention de gestion : si c'est votre cas, vous devez préciser le n° de la convention de gestion et le code analytique ;
  • employeur ayant adhéré à titre révocable, en précisant votre date d'adhésion et le statut du salarié (stagiaire, titulaire, non titulaire) ;
  • employeur ayant adhéré aux régimes particuliers pour les emplois dits "aidés" (CES, apprentis, emplois jeunes...).

Identité du salarié

Des informations relatives à l'identité du salarié sont également demandées. Il s'agit de son nom, prénom, adresse, numéro de sécurité sociale (NIR), date de naissance.

Il vous est également demandé de préciser son niveau de qualification et s'il bénéficie du statut cadre ou assimilé.

Vous devez aussi préciser si le salarié a un lien de parenté avec vous et si tel est le cas, quel est ce lien (conjoint, enfant...).

Caisse de retraite complémentaire du salarié

Vous devez renseigner à quelle caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco est affilié le salarié. Vous devez ainsi préciser le nom et l'adresse de l'institution de retraite.

📌 Exemples :

Les institutions suivantes sont des caisses de retraite complémentaire Agirc-Arrco (la liste suivante n'est pas exhaustive) :

  • AG2R La Mondiale ;
  • Groupe Apicil ;
  • IRCEM Groupe :
  • Klésia ;
  • IRP Auto ;
  • Malakoff Humanis ;
  • Pro Btp Groupe

Emploi occupé et situation du salarié dans l'entreprise

Vous devez renseigner des informations concernant le contrat de travail du salarié :

  • la nature du contrat (CDI ou CDD) ;
  • s'il s'agit d'un contrat de type particulier : apprentissage, professionnalisation, contrat unique d'insertion...).

Ensuite, vous devez compléter certains renseignements qui concernent l'emploi occupé par le salarié :

  • la durée d'emploi (date du 1er jour de travail et du dernier jour de travail, préavis compris) ;
  • les dates d'entrée dans l'entreprise et de sortie ;
  • le dernier emploi tenu par le salarié ainsi que le dernier lieu de travail ;
  • s'il s'agit d'un emploi particulier (intérimaire, intermittent, travailleur à domicile, expatrié, employé de maison, assistant maternel...) ;
  • l'horaire de travail hebdomadaire et ainsi que l'horaire de travail annuel du salarié mais aussi ceux pratiqués dans l'entreprise.

Bon à savoir :

Il vous faut aussi indiquer si le préavis a été effectué par le salarié ou non ainsi que les dates du préavis. Si le salarié a bénéficié d'une dispense de préavis, vous devez préciser si celui-ci a été payé ou non.

Enfin, il vous est demandé certaines informations concernant le statut du salarié :

  • le salarié est-il affilié à un régime spécial de sécurité sociale ? (si oui, indiquez la caisse et le numéro d'affiliation) ;
  • le salarié relève t-il du régime local d'Alsace Moselle ?
  • le salarié a t-il un statut particulier (gérant, administrateur/PDG/DG, associé/actionnaire...) ?

Le cas échéant, vous devez renseigner la date d'engagement de la procédure de licenciement ou de notification de la démission ou de signature de la convention de rupture conventionnelle.

Motif de la rupture du contrat de travail

Vous devez cocher, parmi les différents motifs de rupture proposés sur l'attestation Pôle emploi, celui qui correspond à la présente situation.

📌 Exemples :

Licenciement pour motif économique, fin de contrat à durée déterminée, démission, mise à la retraite par l'employeur, rupture conventionnelle...

Salaires et primes

Il vous est aussi demandé de renseigner les salaires perçus par le salarié les 12 mois civils précédant le dernier jour travaillé et payé.

📌 Exemple :

Si le dernier jour travaillé et payé est le 26/05/2020, indiquez les salaires du 1er mai 2019 au 30 avril 2020.

Vous devrez indiquer pour chaque période de paie, les éléments suivants :

  • la date de paie du mois considéré ;
  • le nombre d'heures travaillées ;
  • le nombre de jours n'ayant pas été intégralement payés ;
  • le salaire mensuel brut ;
  • le montant du précompte Assurance chômage (part salariale).

Vous devez aussi indiquer les primes et indemnités différentes des salaires déclarés précédemment.

📌 Exemples :

Prime de 13ème mois, prime exceptionnelle...

Vous devez ainsi préciser les dates de la période couverte par l'indemnité ou la prime, la date de paiement de celle-ci, la nature de la prime et le montant de la prime soumis aux contributions d'assurance chômage.

Bon à savoir :

Les sommes versées à l'occasion de la rupture (indemnités de rupture, indemnité compensatrice de préavis, indemnité compensatrice de congés payés) ne doivent pas être déclarées avec les primes et indemnités qui composent le salaire.

Sommes versées à l'occasion de la rupture

Vous devez indiquer lors de cette étape, le salaire brut versé après le dernier mois civil précédant le dernier jour travaillé et payé, sa date de paiement, le nombre d'heures travaillées ainsi que le montant du précompte Assurance chômage.

📌 Exemple :

Si on reprend notre exemple précédent, il s'agit du salaire versé pour la période du 1er mai au 26 mai 2020.

Vous devez également indiquer le montant de l'indemnité compensatrice de préavis.

Le montant de l'indemnité compensatrice de congés payés doit aussi figurer dans votre déclaration ainsi que le nombre de jours ouvrables qui ont été réglés à cette occasion.

Enfin, il est demandé d'inscrire le montant total des sommes ou indemnités légales, conventionnelles ou transactionnelles inhérentes à la rupture puis de détailler le montant de chacune de ces indemnités.

📌 Exemple :

Au total, vous avez versé 6.000 euros d'indemnités à votre salarié dont :

  • 2.500 euros d'indemnités légales de licenciement ;
  • 3.500 euros d'indemnités transactionnelles.

Authentification de l'employeur

Dans cette dernière étape, vous devez indiquer votre nom, prénom et qualité (chef d'entreprise, gérant, directeur, comptable...).

Vous devez certifier que les renseignements indiqués lors des précédentes étapes sont exacts et attester qu'en cas de rupture conventionnelle, celle-ci n'a pas fait l'objet d'un refus d'homologation (ou d'autorisation) de la part de la Direccte.

Vous n'avez plus qu'à indiquer le lieu et la date d'établissement de la présente attestation et à la signer.

Comment transmettre l'attestation à Pôle emploi ?

Pour transmettre l'attestation employeur destinée à Pôle emploi, deux solutions sont possibles :

  • soit par voie dématérialisée :
    - via la saisie en ligne sur pole-emploi.fr ;
    - via un logiciel de paie agréé et conforme à la norme en vigueur ;
  • soit par courrier en envoyant l'attestation en version papier à l'adresse suivante : Pôle emploi - Centre de traitement - BP 80069 - 77213 Avon cedex.

À retenir :

Les entreprises de 10 salariés et plus sont dans l'obligation d'établir une attestation employeur par voie électronique. Pour les entreprises dont l'effectif est inférieur à 10 salariés, la dématérialisation est facultative.

Référence :
(1) Article R1234-9 du Code du travail

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