• Le principe est que les frais professionnels exposés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur doivent lui être remboursés.

La Cour de cassation a réaffirmé à plusieurs reprises cette solution (Cass soc 9 janvier 2001 ; 24 octobre 2001 et 10 novembre 2004).

• Quelles sont les règles applicables pour le remboursement des frais ?

Dans ces mêmes arrêts, la Cour de cassation a précisé que :

- les frais professionnels remboursés ne peuvent pas être imputés sur la rémunération qui est due ;

- à moins qu'il n'ait été contractuellement prévu que le salarié en conserve la charge moyennant le versement d'une somme fixée à l'avance de manière forfaitaire ;

- et à condition que la rémunération du travail reste au moins égale au SMIC.

• L'employeur peut-il dès lors fixer librement un montant forfaitaire de remboursement ?

Par un arrêt du 23 septembre 2009, la Cour de cassation est venue préciser que l'employeur ne peut fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en-dessous de leur coût réel, sauf disposition contraire du contrat ou de la convention collective.

En l'espèce, l'entreprise versait aux salariés une indemnité kilométrique de 0,29 euros par kilomètre parcouru qui était inférieure au coût réel des frais engagés et le Conseil de prud'hommes de Meaux, statuant en référé, avait estimé que le remboursement des frais engagés par le salarié pour son activité professionnelle devait prendre en compte non seulement les frais d'essence, mais également les frais inhérents au véhicule (usure, entretien, assurance) qu'il avait évalués sur la base du barème fiscal.

Nathalie LAILLER

Avocat

Spécialiste en droit du travail

31 rue Saint Jean

BP 70180

14011 CAEN CEDEX 1