Lettre d'avertissement : motifs valables et procédure

💡 À retenir : 

- La lettre d'avertissement permet de notifier une sanction disciplinaire à l'égard du salarié fautif.
- Des retards répétés au travail, le non-respect des consignes ou encore une négligence professionnelle peuvent justifier l'envoi d'un avertissement.
- L'avertissement doit obligatoirement être notifié par écrit au salarié, par exemple, par le biais d'une lettre d'avertissement.
- La lettre d'avertissement doit être envoyée dans les 2 mois qui suivent la connaissance des faits fautifs par l'employeur.

Qu'est-ce qu'un avertissement au travail ?

L'avertissement est l'une des sanctions les plus légères qu'un employeur peut prononcer à l'égard d'un salarié. Il permet au chef d'entreprise de mettre en garde le salarié contre son comportement fautif, et lui enjoindre de le modifier.

Une sanction doit être proportionnée à la faute commise. L'employeur doit considérer les faits reprochés au salarié et le contexte dans lequel ils ont été commis :

• d'abord, l'avertissement permet de sanctionner une faute légère, qui n'empêche pas le maintien du salarié dans l'entreprise ;
• puis, en cas de nouvel incident, la persistance du comportement fautif du salarié pourra justifier des sanctions plus lourdes, telles qu'une mise à pied disciplinaire ou encore un licenciement (1).

Une sanction disciplinaire est obligatoirement prononcée à l'écrit : vous devez donc adresser une lettre d'avertissement au salarié concerné.

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Quels motifs peuvent justifier un courrier d'avertissement ?

Voici des exemples de motifs qui peuvent, dans les cas les moins graves, justifier un avertissement à l'encontre de l'un de vos salariés (chaque situation doit toutefois être analysée individuellement et conduire à une sanction proportionnée aux faits commis).

1. Les retards répétés au travail

Malgré plusieurs observations verbales, votre salarié n'est pas ponctuel, et ses retards ne sont pas le fait de cas de force majeure (intempéries, grèves de transports, etc.).

Tolérer à moyen ou long terme des retards répétés peut s'avérer risqué pour un employeur, car :

• il ne saurait invoquer une perturbation soudaine de la bonne marche de l'entreprise s'il souhaite un jour prononcer une sanction, puisqu'il tolérait ses retards jusqu'alors ;
• une trop grande tolérance à l'égard du salarié retardataire pourrait créer des tensions au sein de vos équipes, notamment auprès des collaborateurs qui respectent les horaires collectifs de travail.

En conséquence, dès lors que les retards au travail se réitèrent, vous pouvez sanctionner votre salarié après lui avoir rappelé son obligation de respecter les horaires de travail.

2. Les absences injustifiées et répétées

Naturellement, être présent au travail fait partie des principales obligations du salarié.

Toute absence d'un salarié à son poste doit être justifiée (arrêt maladie, avis de décès d'un proche, etc.), peu importe la durée de l'absence. Bien qu'aucun texte légal ne fixe un délai, la plupart des conventions collectives imposent de justifier son absence sous 48 heures.

Lorsque ce délai expire, l'employeur peut enjoindre le salarié de reprendre son poste et à justifier son absence. Plusieurs issues sont à distinguer à la suite de cette mise en demeure :

• le salarié revient travailler : il pourra être sanctionné d'un avertissement, soit parce qu'il aura justifié de son absence après 48 heures, soit parce qu'il n'aura pas justifié de son absence ;

• le salarié ne revient pas travailler, mais justifie son absence : il pourra être sanctionné d'un avertissement en raison du retard pour rapporter les raisons de son absence ;

• le salarié ne revient pas travailler et ne justifie pas de son absence : vous pouvez envisager une sanction disciplinaire plus lourde pouvant aller jusqu'au licenciement. Effectivement, si l'absence injustifiée perdure et désorganise l'entreprise, elle peut empêcher le maintien du salarié au sein de l'entreprise et être constitutive d'une faute grave. Si les conditions sont réunies, la procédure pour abandon de poste peut être envisagée (2).

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3. Un comportement inadapté (insulte, alcool au travail, etc.)

Vous pouvez adresser un avertissement à un salarié en raison d'un comportement que vous estimez inadapté à la vie de l'entreprise. C'est à vous, employeur, d'apprécier ce caractère inapproprié.

Exemples : 

• un dérapage verbal occasionnel vis-à-vis d'un collègue de travail ;
• une attitude agressive à l'égard d'un collègue ;
• le port d'une tenue vestimentaire non conforme aux consignes de sécurité ou le port d'une tenue indécente ;
• un état d'ébriété constaté sur le lieu de travail.

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4. Le non-respect des consignes de l'entreprise

Un avertissement peut être justifié s'il sanctionne un salarié qui ne respecte pas les consignes de l'entreprise.

Effectivement, le non-respect des consignes peut mettre le salarié en danger, mais aussi l'ensemble des collaborateurs ou toute autre personne présente dans les locaux de l'entreprise (matériels et engins dangereux, etc.).

Exemple : 

Le salarié utilise son téléphone portable alors qu'il manipule une machine qui requiert toute son attention pour assurer la sécurité de tous. 

À ce titre, l'employeur doit vérifier la conformité des affichages et documents obligatoires en entreprise afin de s'assurer que les salariés ont bien accès aux consignes applicables à l'entreprise (règlement intérieur, consignes de sécurité incendie, interdiction de fumer et de vapoter dans les locaux, etc.) (3).

Tous les affichages prêts à l'emploi !

Vous ne savez pas si vous êtes à jour dans vos affichages obligatoires ? Voici tous les affichages, prêts à l'emploi, que doit présenter une entreprise.

Les consignes à afficher obligatoirement

5. L'insubordination

Le refus du salarié de réaliser une mission que vous lui confiez peut faire l'objet d'une lettre d'avertissement pour insubordination.

Exemple :

L'insubordination peut être le refus d'accomplir certaines tâches liées à l'exécution normale de son contrat de travail.

L'insubordination peut aussi être une cause réelle et sérieuse de licenciement, voire une faute grave si les faits le justifient (4).

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6. La négligence professionnelle

Lorsque le salarié est négligent dans l'exécution de ses missions, un avertissement peut être justifié.

Exemple :

La situation du salarié qui ne s'implique pas correctement dans son travail et dont le manque d'investissement a pour conséquence une insuffisance de résultats, peut être considérée comme une négligence.

Vous pouvez alors lui adresser une lettre d'avertissement pour négligence professionnelle.

Néanmoins, veillez à ce que les erreurs commises par le salarié ne résultent pas d'une insuffisance professionnelle. Celle-ci, lorsqu'elle ne résulte pas d'un acte volontaire du salarié, n'est pas fautive. Dans ce cas, vous devrez plutôt adapter et former votre collaborateur à son poste de travail. Si l'incapacité du salarié à exécuter ses missions persiste, un licenciement pour insuffisance professionnelle pourra être envisagé.

7. Le non-respect du règlement intérieur

Le non-respect des dispositions du règlement intérieur par le salarié peut s'assimiler à une faute disciplinaire. Il appartient à l'employeur d'en apprécier la gravité (légère, sérieuse, grave ou lourde) selon la nature du manquement et les circonstances.

Exemple : 

Le salarié qui ne porte pas la tenue de travail réglementaire, qui ne respecte pas l'horaire collectif de travail, les conditions de circulation au sein de l'établissement ou qui introduit de l'alcool dans l'entreprise malgré une interdiction absolue.

Pour mémoire, le règlement intérieur est obligatoire dans toute entreprise dont l'effectif est d'au moins 50 salariés (5).

Quelle est la procédure pour une sanction disciplinaire ?

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Comment rédiger une lettre d'avertissement à un salarié ?

Rédiger un courrier disciplinaire pour avertir le salarié fautif

L'employeur doit obligatoirement notifier le salarié fautif par écrit s'il souhaite le sanctionner d'un avertissement. Effectivement, le Code du travail prévoit qu'aucune sanction ne peut être infligée au salarié sans que celui-ci soit informé par écrit des griefs retenus contre lui (6).

Exemple :

Une simple observation verbale de l'employeur envers le salarié n'est pas considérée comme une sanction disciplinaire.

La lettre d'avertissement permet donc de prononcer un avertissement valant sanction disciplinaire, en y intégrant les détails motivant la sanction.

Pour la faire parvenir au salarié, l'employeur peut opter pour :

• une remise au salarié en main propre contre décharge ;
• l'envoi en recommandé avec accusé de réception, l'avis de réception prouvant ainsi la notification de la sanction au salarié ;
• l'envoi d'un courrier électronique. Dans ce cas, la formulation de votre email ne doit pas constituer un simple rappel à l'ordre de se conformer aux règles internes à l'entreprise sans volonté de le sanctionner (7). 
  Vous devez vous montrer vigilant quant à la formulation des mails de reproches adressés à vos salariés, car ce que vous croyiez être un simple rappel à l'ordre pourrait être considéré comme une sanction disciplinaire par le juge.

Enfin, une fois que vous avez averti le salarié, il ne vous sera plus possible de le sanctionner pour les faits commis.

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Quel est le délai pour envoyer une lettre d'avertissement à un salarié ?

L'employeur dispose de 2 mois pour envoyer la lettre d'avertissement, à partir de la date à laquelle il a connaissance des faits fautifs (sauf engagement de poursuites pénales) (8).

Pour mémoire, lorsqu'un employeur souhaite prononcer un avertissement, le Code du travail ne lui impose pas de convoquer le salarié à un entretien préalable (9).

💡 Bon à savoir : l'employeur doit penser à vérifier sa convention collective et la procédure prévue par son règlement intérieur. Ces textes peuvent prévoir des garanties supplémentaires envers le salarié (échelle des sanctions, entretien en cas de sanction légère, etc.). Dans ce cas, vous serez tenu de les respecter.

Combien de temps un avertissement reste-t-il valable dans le dossier disciplinaire ?

En règle générale, il est requis d'enregistrer l'avertissement au dossier personnel du salarié fautif.

Cette sanction demeure valide pendant une période de 3 ans, après quoi l'avertissement sera retiré du dossier et considéré comme prescrit. Il ne pourra plus être invoqué comme fondement pour de nouvelles sanctions (10).

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▪️ Nos modèles :
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- Modèle de lettre de notification d'une mise à pied disciplinaire
- Modèle de lettre pour notifier une rétrogradation disciplinaire
- Modèle de lettre de notification de mutation disciplinaire
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