Quelles sont les informations obligatoires à transmettre aux salariés, communes à toutes les entreprises ?

Certaines informations doivent obligatoirement être transmises par l'employeur aux salariés et ce, quelle que soit la taille de l'entreprise et le nombre de salariés qu'elle emploie.

Dans certains cas, elles doivent obligatoirement faire l'objet d'une diffusion par affichage mais dans d'autres, une communication par tout moyen suffit (mail, intranet de l'entreprise...).

Le défaut de transmission ou d'affichage des informations peut conduire à des sanctions.

Quels sont les affichages obligatoires en entreprise prévus par le Code du travail ?

Quelle que soit la taille de l'entreprise et le nombre de salariés que vous employez, vous êtes tenus d'afficher dans les locaux de l'entreprise, les informations suivantes :

  • les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) de l'inspection du travail ainsi que le nom de l'inspecteur compétent (1) ;
  • les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l'établissement (1) ;
  • les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) des services de secours d'urgence (1) ;
  • le panneau de l'interdiction de fumer et de vapoter (2) ;
  • les horaires collectifs de travail : ils sont affichés en caractères lisibles et apposés de façon apparente dans chacun des lieux de travail auxquels ils s'appliquent (3). Vous devez en faire de même, à chaque fois que ces horaires subissent des modifications. Un double de l'horaire collectif et de ses rectifications doit d'abord être adressé à l'inspection du travail (4) ;
  • les modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques professionnels (5) ;
  • les panneaux pour l'affichage des communications syndicales, et ce, pour chaque section syndicale présente dans l'entreprise (6) ;
  • les consignes de sécurité incendie (7).

Bon à savoir :

En raison de la crise sanitaire liée à la Covid-19, vous pouvez afficher les bonnes pratiques à respecter dans l'entreprise (gestes barrières, affiche port du masque, etc.). L'affichage Covid-19 n'est pas un affichage obligatoire, mais il est recommandé.

Vous avez besoin d'un seul panneau qui regroupe tous vos affichages obligatoires ?

Quelles informations peuvent être transmises par tout moyen ?

L'obligation d'affichage est parfois remplacée par une simple obligation d'information par tout moyen (par exemple, via l'intranet de l'entreprise ou la diffusion d'une note de service).

Vous restez toutefois libre de continuer d'afficher ces documents.

L'important est d'être en mesure de prouver que vous avez diffusé l'information auprès de vos salariés.

Peuvent faire l'objet d'une information par tout moyen :

  • les articles 225-1 à 225-4 du Code pénal prohibant et sanctionnant toute discrimination (8) ;
  • l'avis comportant l'intitulé des conventions et accords applicables à l'entreprise : il mentionne l'intitulé des conventions et des accords applicables et précise l'endroit où les textes sont tenus à la disposition des salariés ainsi que les modalités leur permettant de les consulter pendant leur temps de présence (10) ;
  • les textes relatifs à l'égalité salariale entre les hommes et les femmes : vous devez porter à la connaissance des personnes ayant accès aux locaux de l'entreprise, la réglementation relative à l'égalité de rémunération entre les salariés des deux sexes (11) ;
  • l'ordre des départs en congés : il doit indiquer la période ordinaire des congés payés ainsi que l'ordre dans lequel les salariés partent en vacances et ce, 1 mois avant le début des congés (12) ;
  • les jours et heures de repos collectifs lorsque l'ensemble du personnel, sans exception, ne bénéficie pas d'une journée de repos hebdomadaire le dimanche (13).

Vous souhaitez vérifier si votre entreprise est en conformité en matière de documents et affichages obligatoires ?

Quels sont les affichages et informations obligatoires en raison de la taille de l'entreprise ?

Quels sont les affichages et informations obligatoires dans les entreprises de moins de 10 salariés ?

Outre les affichages et informations obligatoires communes à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, aucune autre exigence particulière en la matière ne s'applique aux entreprises de moins de 10 salariés en la matière.

Quels sont les affichages et informations obligatoires à partir de 11 salariés ?

À partir de 11 salariés, l'employeur a l'obligation de mettre en place un comité social et économique (CSE).

Dès lors, il doit informer son personnel, tous les 4 ans, de l'organisation des élections CSE. Cette information peut se faire par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette information. Le document diffusé précise alors la date envisagée pour le premier tour (14).

Une fois le CSE mis en place, il doit également communiquer aux salariés, la liste nominative des membres du CSE, indiquant leur emplacement habituel de travail et leur participation à une ou plusieurs commissions. En revanche, la communication de cette information se fait cette fois-ci impérativement par affichage (15).

Quels sont les affichages et informations obligatoires à partir de 50 salariés ?

Les entreprises de 50 salariés et plus ont des obligations supplémentaires en matière d'informations et d'affichages.

En effet, celles-ci ayant l'obligation de mettre en place un règlement intérieur, il doit être porté à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l'embauche, par tout moyen (16).

Bon à savoir :

Le règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises ou établissements employant au moins 50 salariés, et non plus 20 salariés.

En outre, la mise en place de la participation étant obligatoire lorsque l'entreprise emploie au moins 50 salariés par mois, sans interruption, depuis les 5 dernières années, l'employeur doit informer les salariés de l'existence et du contenu de l'accord de participation par tout moyen prévu à cet accord et, à défaut, par voie d'affichage (17)

Vous souhaitez obtenir davantage d'informations sur les affichages obligatoires en fonction de la taille de votre entreprise ?

Tableau récapitulatif des affichages obligatoires en entreprise

Voici un tableau récapitulant les informations obligatoires devant être communiquées aux salariés, en fonction de l'effectif de l'entreprise :

* Quelle que soit la taille de l'entreprise 

Nature de l'information

Moyen de communication

Sources

Consignes incendies

* Affichage obligatoire

Ce document fixe :

  • le matériel d'extinction et de secours qui se trouve dans le local ou à ses abords ;

  • les personnes chargées de mettre ce matériel en action ;

  • pour chaque local, les personnes chargées de diriger l'évacuation des travailleurs et éventuellement du public ;

  • les mesures spécifiques liées à la présence de personnes handicapées, et notamment le nombre et la localisation des espaces d'attente sécurisés ou des espaces équivalents ;

  • les moyens d'alerte ;

  • les personnes chargées d'aviser les sapeurs-pompiers dès le début d'un incendie ;

  • l'adresse et le numéro d'appel téléphonique du service de secours de premier appel, en caractères apparents ;

  • le devoir, pour toute personne apercevant un début d'incendie, de donner l'alarme et de mettre en oeuvre les moyens de premier secours, sans attendre l'arrivée des travailleurs spécialement désignés.

Articles R4227-37 à R4227-41 du Code du travail

Médecine du travail

* Affichage obligatoire

Adresse et numéro d'appel du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l'établissement.

Article D4711-1 du Code du travail

Inspecteur du travail

* Affichage obligatoire

Adresse et numéro de téléphone de l'inspection du travail et nom de l'inspecteur compétent pour l'établissement.

Article D4711-1 du Code du travail

Services de secours d'urgence

* Affichage obligatoire

Adresse et numéro d'appel des services de secours d'urgence (pompiers, SAMU et police).

 

Article D4711-1 du Code du travail

Interdiction de fumer et de vapoter

* Affichage obligatoire

Interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif s'appliquant dans tous les lieux fermés et couverts accueillant du public. Cette interdiction concerne aussi le vapotage dans les lieux publics.

Obligation d'indiquer les espaces réservés aux fumeurs.

 

Articles R3512-2 et suivants et R3513-3 du Code de la santé publique

Horaires collectifs de travail

* Affichage obligatoire

Ce document fixe :

  • les heures de début et fin de chaque période de travail ;

  • les heures et la durée du repos.

Article L3171-1 du Code du travail

Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels (DUER)

* Affichage obligatoire

Sert à inventorier les risques de travail liés à chaque poste.

Un avis indiquant les modalités d'accès des travailleurs au document unique est affiché à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de travail. 


Articles R4121-1 à R4121-4 du Code du travail

Convention ou accord collectif de travail

* Communication par tout moyen

  • avis de l'intitulé de la convention collective et accords applicables dans l'établissement.

  • mention de l'endroit où peuvent être consultés ces documents.

Article R2262-3 du Code du travail

Égalité de rémunération entre les hommes et les femmes

* Communication par tout moyen

Les entreprises qui emploient du personnel féminin doivent porter par tout moyen à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail et aux candidats à l'embauche, le texte des articles L3221-1 à L3221-7 du Code du travail.

Article R3221-2 du Code du travail

Repos hebdomadaires

* Communication par tout moyen

Jour et heures de repos collectifs lorsque le repos est donné un autre jour que le dimanche.

Articles R3172-1 à R3172-9 du Code du travail

Départ en congé

* Communication par tout moyen

Ordre des départs est porté à la connaissance des salariés par tout moyen.

Article D3141-6 du Code du travail

Lutte contre les discriminations

* Communication par tout moyen

Information des personnes ayant accès aux locaux de travail ou à la porte des locaux où se fait l'embauche des textes des articles 225-1 à 225-4 du Code pénal. Ces articles définissent ce qu'est une discrimination et les sanctions applicables en cas de discrimination prohibée.

Article L1142-6 du Code du travail

Lutte contre le harcèlement moral et sexuel

* Communication par tout moyen

  • texte de l'article 222-33-2 du Code pénal rappelant la définition et les sanctions encourues en cas de harcèlement moral ;

  • texte de l'article 222-33 du Code pénal rappelant la définition et les sanctions encourues en cas de harcèlement sexuel ;

  • coordonnées (adresse et numéro d'appel) du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l'établissement, de l'inspection du travail compétente ainsi que le nom de l'inspecteur compétent, du Défenseur des droits, du référent harcèlement au CSE et du référent harcèlement en entreprise.

Articles L1152-4, L1153-5, D1151-1, L1153-5-1 et L2314-1 du Code du travail

*Entreprise de plus de 11 salariés

Nature de l'information

Moyen de communication

Sources

Elections des membres du comité social et économique

 

* Communication par tout moyen

L'employeur informe le personnel tous les 4 ans de l'organisation des élections par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette information. Le document diffusé précise la date envisagée pour le premier tour. Celui-ci doit se tenir, au plus tard, le 90ème jour suivant la diffusion.

 

Article L2314-4 du Code du travail

*Entreprise de plus de 50 salariés

Nature de l'information

Moyen de communication

Sources

Règlement intérieur

* Communication par tout moyen

Ce document détermine les règles en matières :

  • d'hygiène, de santé et de sécurité ;

  • de discipline ;

  • de sanctions ;

  • des droits de la défense ;

  • et de prévention du harcèlement sexuel ou moral.

Articles L1311-2 et R1321-1 du Code du travail

Participation

* Communication par tout moyen prévu par cet accord (à défaut, par voie d'affichage)

Information sur le contenu et l'existence de l'accord.

Article D3323-12 du Code du travail

Vous souhaitez avoir plus de précisions ? Vous pouvez tester l'abonnement Juritravail !

Références :
(1) Article D4711-1 du Code du travail
(2) Articles R3512-2 et suivants et R3513-3 du Code de la santé publique
(3) Article D3171-2 du Code du travail
(4) Articles D3171-3 et D3171-4 du Code du travail
(5) Articles R4121-1 à R4121-4 du Code du travail
(6) Article L2142-3 du Code du travail
(7) Articles R4227-37 et R4227-34 du Code du travail
(8) Article L1142-6 du Code du travail
(9) Articles L1152-4, L1153-5, D1151-1, L1153-5-1 et L2314-1 du Code du travail
(10) Articles R2262-1 à R2262-3 du Code du travail
(11) Article R3221-2 du Code du travail
(12) Article D3141-6 du Code du travail
(13) Article R3172-1 du Code du travail
(14) Article L2314-4 du Code du travail
(15) Article R2314-22 du Code du travail
(16) Articles L1311-2 et R1321-1 du Code du travail
(17) Article D3323-12 du Code du travail