DUE santé et prévoyance : être en conformité avec la réglementation

Qu'est-ce que la prévoyance en entreprise ? 

Définition et différences avec la complémentaire santé collective 

La complémentaire santé collective (dite aussi "mutuelle d'entreprise" ou" régime frais de santé collectif") et la prévoyance complémentaire collective ont toutes deux pour objectif de renforcer la protection sociale des salariés. Néanmoins, il est important de les différencier car elles ne protègent pas les salariés des mêmes risques. En pratique, deux contrats distincts sont généralement conclus.

La mutuelle d'entreprise (complémentaire santé d'entreprise) couvre tout ou partie des dépenses de santé des salariés. Elle intervient en complément de la Sécurité sociale et complète les remboursements versés dans le cadre du régime général au titre de la part obligatoire (consultations médicales, médicaments, etc.).

La prévoyance complémentaire collective, quant à elle, prend en charge les risques qui peuvent affecter la vie des salariés (invalidité, maladie, maladie professionnelle, accident du travail, décès, etc.).

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Le caractère "collectif" obligatoire des contrats souscrits : ensemble des salariés ou catégories objectives

Que ce soit en matière de prévoyance ou de santé complémentaires, les régimes mis en place au bénéfice des salariés de l'entreprise doivent être collectifs. Concrètement, cela signifie qu'ils doivent concerner, de façon identique, l'ensemble des salariés de l'entreprise ou l'ensemble des salariés d'une catégorie objective (comme les cadres ou non-cadres).

Les catégories objectives retenues doivent permettre de couvrir tous les salariés que leur activité professionnelle place dans une situation identique au regard des garanties concernées.

Il est en principe interdit de définir des catégories objectives de salariés en fonction de leur ancienneté, de leur temps de travail (temps plein, temps partiel) ou encore de la nature de leur contrat de travail (CDD, CDI...).

🔍 Exceptions pour la prévoyance collective : si l'ancienneté ne peut pas être retenue pour définir une catégorie objective, il est néanmoins possible d'en tenir compte pour limiter l'accès de certains salariés à un régime de prévoyance complémentaire. Il est en effet possible de réserver l'accès aux garanties aux seuls salariés ayant une certaine ancienneté dans l'entreprise, et ce, sans que le caractère collectif ne soit remis en cause (1).

En revanche, concernant la couverture complémentaire santé collective, il n'est désormais plus possible d'exclure un salarié au titre d'une clause d'ancienneté puisque la couverture complémentaire santé collective est obligatoire pour tous les salariés depuis le 1er janvier 2016 (hors cas de dispense exceptionnels prévus par la loi) (2).

Quand faut-il mettre en place une prévoyance et une complémentaire santé collective dans votre entreprise ?

La mutuelle d'entreprise (complémentaire santé d'entreprise) est obligatoire depuis le 1er janvier 2016.

La prévoyance complémentaire collective est en principe facultative sauf exceptions, notamment lorsque la souscription d'un contrat de prévoyance complémentaire est rendue obligatoire par une convention collective ou un accord de branche. Dans ce cas, il est obligatoire de mettre en place un contrat collectif de prévoyance complémentaire d'entreprise.

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Participation de l’employeur : quelles obligations pour la complémentaire santé et prévoyance ?

La participation financière de l’employeur dépend du régime concerné. Les règles applicables à la complémentaire santé ne sont pas les mêmes que celles relatives à la prévoyance complémentaire.

La complémentaire santé collective

Depuis le 1er janvier 2016, tout employeur du secteur privé doit proposer à ses salariés une complémentaire santé collective et obligatoire, sauf cas de dispense prévus par les textes. Il doit financer au moins 50% de la cotisation correspondant à la couverture obligatoire. Il peut toutefois financer une part plus importante, voire la totalité de la cotisation, si la convention collective, un accord collectif, le contrat d’assurance ou la DUE le prévoit.

Par exemple, si la cotisation mensuelle de la couverture obligatoire s’élève à 100 euros, l’employeur doit prendre en charge au minimum 50 euros.

La participation patronale doit être prévue selon des modalités compatibles avec le caractère collectif du régime. Elle est généralement fixée à un montant ou à un taux uniforme pour tous les salariés ou pour l’ensemble des salariés appartenant à une même catégorie objective.

Est-ce que la famille du salarié est prise en charge dans le contrat complémentaire santé ?

La couverture des ayants droit, tels que le conjoint ou les enfants, n’est pas obligatoire. Si l’employeur propose une extension facultative de la couverture à la famille, il doit préciser dans la DUE ou dans le contrat collectif les modalités de financement de cette extension.

La prévoyance complémentaire

En matière de prévoyance complémentaire, la loi ne prévoit pas de prise en charge minimale par l'employeur.

La répartition des cotisations dépend notamment :

• de la convention collective applicable ;
• de l’accord de branche ;
• de l’accord d’entreprise ;
• du contrat collectif souscrit auprès de l’assureur ;
• de la DUE instituant le régime.

L’employeur doit donc vérifier les dispositions conventionnelles applicables à son secteur d’activité. 

La mise en place d'un régime collectif santé et prévoyance en entreprise

Lorsque l'entreprise souhaite faire bénéficier ses salariés d'un régime collectif de frais de santé (mutuelle d'entreprise) et/ou d'un régime collectif de prévoyance complémentaire, la seule conclusion d'un contrat avec l'organisme assureur ne suffit pas.

En effet, il est indispensable que l'employeur formalise son engagement à l'égard de ses salariés. Pour cela, les régimes collectifs de prévoyance complémentaire et de frais de santé doivent être institués par un acte juridique (3) :

• soit par convention ou un accord collectif ;
• soit par référendum à l'initiative de l'employeur ;
• soit par décision unilatérale de l'employeur (DUE).

C'est par l'un de ces actes juridiques que l'employeur rend le régime collectif santé prévoyance opposable à ses salariés. Le régime instauré devient alors obligatoire pour tous les salariés concernés (hors cas de dispenses exceptionnelles prévus par la loi).

Comment et quand mettre en place une DUE santé prévoyance ?

La décision unilatérale de l'employeur (DUE) est l'un des actes juridiques qui permet à l'employeur de mettre en place un régime collectif de prévoyance et de frais de santé au sein de son entreprise.

Étape 1 : informer et consulter le CSE

L'employeur qui souhaite mettre en place un tel régime au sein de son entreprise doit, au préalable, informer et consulter le comité social et économique (CSE) lorsqu'il existe. L'information et la consultation du CSE doivent avoir lieu avant que la décision unilatérale ne soit prise (4).

A l'issue de la réunion, le comité émet un avis. Que celui-ci soit positif ou négatif, il n'empêche pas l'employeur de mettre en place le régime de protection sociale complémentaire visé.

Étape 2 : informer les salariés

L'employeur doit ensuite informer les salariés de la mise en place du contrat de prévoyance complémentaire et/ou du contrat de frais de santé.

Pour cela, il doit remettre à chacun d'entre eux un exemplaire de la DUE, et être en mesure de justifier qu'il les a bien informés par écrit (5).

La preuve de cette information peut se faire :

• via l'envoi individuel d'un courrier recommandé avec accusé de réception à chaque salarié concerné ;
• via la remise de la DUE en main propre contre décharge, en faisant signer une liste d'émargement aux salariés concernés.

La règle essentielle est de pouvoir démontrer que chaque salarié a reçu une information écrite et complète (3).

⚠ Attention : il est impératif de conserver la preuve de la remise de la DUE.

L'employeur doit aussi transmettre en amont aux salariés les notices d'informations de l'assureur dans lesquelles sont détaillées les garanties prévues aux contrats (6).

Étape 3 : mettre en œuvre le régime 

Après avoir consulté le CSE, arrêté le contenu de la DUE et informé les salariés, l’employeur met en œuvre le régime du contrat (prévoyance complémentaire et/ou du contrat de frais de santé) à la date prévue dans la décision.

Il doit notamment :

• souscrire ou actualiser le contrat auprès de l’organisme assureur ;
• transmettre les bulletins ou formulaires d’adhésion ;
• recueillir les demandes de dispense d’adhésion et les justificatifs nécessaires ;
• appliquer la répartition des cotisations prévue par la DUE ;
• faire apparaître la participation patronale et la participation salariale sur les bulletins de paie ;
• conserver les preuves de remise de la DUE, les demandes de dispense et les documents contractuels.

Le régime devient applicable à la date indiquée dans la DUE, sous réserve que les formalités préalables aient été accomplies.

Comment mettre en place une mutuelle obligatoire en entreprise ?

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Comment rédiger une DUE destinée à mettre en place un régime collectif de santé ou de prévoyance ?

Une DUE pour chaque contrat

La prévoyance complémentaire et la mutuelle d'entreprise n'ayant pas le même objet, elles font l'objet de deux contrats différents.

C'est pourquoi il est nécessaire de rédiger une DUE pour chacun des régimes, à savoir :

• une DUE relative à la mise en place d'un contrat collectif santé obligatoire ;
• une autre DUE relative à la mise en place d'un régime collectif de prévoyance obligatoire.

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Comment procéder à la dénonciation/modifier une DUE santé prévoyance ? 

L'employeur qui souhaite intégrer des modifications à une DUE doit dénoncer celle-ci avant de pouvoir prendre un nouvel engagement unilatéral.

La dénonciation doit être effectuée auprès du CSE, s'il existe, et individuellement auprès de chaque salarié (7).

La dénonciation de la DUE ne peut pas produire effet immédiatement. L'employeur doit en effet respecter un délai de prévenance suffisant (en principe, souvent de 3 mois) entre la date de la dénonciation et la date de fin de l'engagement afin de laisser le temps au CSE d'organiser de nouvelles négociations sur ce point (8).

Quels changements en matière de DUE mutuelle et prévoyance ont eu lieu ces dernières années ?

Les dernieres mises à jour impératives des DUE santé et prévoyance portaient sur 2 points :

• le maintien des garanties de protection sociale complémentaire en cas de suspension du contrat de travail au profit des salariés bénéficiant d'un revenu de remplacement versé par leur employeur ;
• la nouvelle définition des catégories objectives de bénéficiaires.

Ajout d'un cas de maintien obligatoire des garanties de protection sociale depuis le 1er janvier 2023

Pour rappel, il était initialement prévu que les entreprises avaient pour obligation de maintenir les garanties de protection sociale complémentaire et leur contribution au profit des salariés dont le contrat de travail était suspendu et qui bénéficiaient :

• soit d'un maintien total ou partiel du salaire ;
• soit d'indemnités journalières complémentaires financées au moins pour partie par l'entreprise qu'elles soient versées directement ou pour son compte par l'intermédiaire d'un tiers.

Un 3ème cas de maintien obligatoire des garanties de protection sociale a été instauré (9).

Depuis le 1er janvier 2023 en effet, les garanties de protection sociale doivent également être maintenues en cas de suspension du contrat de travail donnant lieu au versement d'un revenu de remplacement par l'employeur (chômage partiel, activité partielle de longue durée (APLD), congé de reclassement, congé de mobilité...).

Depuis cette date donc, les DUE santé et prévoyance doivent faire référence à ce nouveau cas de maintien obligatoire des garanties de protection sociale.

Mise à jour des définitions des catégories objectives au plus tard le 31 décembre 2024

De même, il était nécessaire, pour les entreprises, de mettre à jour les définitions des catégories sociales objectives de salariés bénéficiaires d'une couverture de protection sociale complémentaire collective figurant au sein de leurs DUE santé et prévoyance, au plus tard le 31 décembre 2024.

En effet, afin de tenir compte de la fusion des régimes AGIRC et ARRCO de 2019, les critères objectifs de définition des catégories de salariés bénéficiaires d'une couverture de protection sociale complémentaire collective ont été actualisés. 

Sont concernés les critères relatifs à l'appartenance aux catégories cadres ou non-cadres, ainsi que ceux relatifs aux tranches de rémunération (10).

Critère n°1 relatif à l'appartenance aux catégories cadres ou non-cadres

Les DUE doivent désormais faire référence :

• aux salariés relevant (ou ne relevant pas) des articles 2.1 et 2.2 de l'ANI du 17 novembre 2017 (11) pour les DUE qui faisaient antérieurement référence aux salariés relevant (ou ne relevant pas) de l'article 4 et 4 bis de la CCN AGIRC ;
• à l'accord de branche agréé ou à la convention de branche agréee par l'APEC pour les DUE qui faisaient référence aux salariés relevant de l'article 4/4bis/36 de la CCN AGIRC.

Critère n°2 relatif à l'appartenance aux tranches de rémunération

Les références aux tranches de rémunération AGIRC (TA, TB et TC) et ARCCO (T1 et T2) ne peuvent plus être utilisées. Désormais, les seuils de rémunération doivent être remplacés par des seuils exprimés en fonction du plafond de la Sécurité sociale : 1, 2, 3, 4 ou 8 fois ce plafond.

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📌 Pour rappel, les contributions que versent les employeurs (= contributions patronales) pour financer les garanties de protection sociale complémentaire sont, dans une certaine limite, exclues de l'assiette des cotisations sociales, sous réserve du respect de certaines conditions notamment lorsqu'elles présentent un caractère collectif et obligatoire.

Le caractère collectif et obligatoire des régimes de frais de santé et du régime de prévoyance est remis en cause lorsque les entreprises n'ont pas procédé dans les temps à la mise en conformité de leurs DUE.

Le risque pour l'employeur coupable d'un tel manquement est de se voir retirer le bénéfice de l'exonération sociale sur la fraction des cotisations qu'il finance, via un redressement Urssaf en cas de contrôle.

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