Quels sont les affichages et documents obligatoires 2023 en entreprise ? Panneau, obligations, communications...

Quelles sont les informations obligatoires à transmettre aux salariés, communes à toutes les entreprises ?

Certaines informations doivent obligatoirement être transmises par l'employeur aux salariés et ce, quelle que soit la taille de l'entreprise et le nombre de salariés qu'elle emploie.

Dans certains cas, ces informations doivent obligatoirement faire l'objet d'une diffusion par affichage mais dans d'autres, une communication par tout moyen suffit (mail, intranet de l'entreprise...).

Le défaut de transmission ou d'affichage des informations peut conduire à des sanctions.

Quelles sont les obligations d'affichage en entreprise prévues par le Code du travail ? Horaires de travail, inspection du travail...

Quelle que soit la taille de l'entreprise et le nombre de salariés que vous employez, vous êtes tenus d'afficher, dans les locaux de l'entreprise, les informations suivantes :

• les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) de l'inspection du travail ainsi que le nom de l'inspecteur compétent (1) ;
• les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l'établissement (1) ;
• les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) des services de secours d'urgence (1) ;
• le panneau de l'interdiction de fumer et de vapoter (2) ;
• les horaires collectifs de travail : ils sont affichés en caractères lisibles et apposés de façon apparente dans chacun des lieux de travail auxquels ils s'appliquent (3). Vous devez en faire de même, à chaque fois que ces horaires subissent des modifications. Un double de l'horaire collectif et de ses rectifications doit d'abord être adressé à l'inspection du travail (4) ;
• les modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) (5) ;
• les panneaux pour l'affichage des communications syndicales et ce, pour chaque section syndicale présente dans l'entreprise (6) ;
• les consignes de sécurité incendie (7).

Quelles informations peuvent être transmises par tout moyen ?

L'obligation d'affichage est parfois remplacée par une simple obligation d'information par tout moyen (par exemple, via l'intranet de l'entreprise ou la diffusion d'une note de service).

L'important est d'être en mesure de prouver que vous avez diffusé l'information auprès de vos salariés.

Peuvent faire l'objet d'une information par tout moyen :

• les articles 225-1 à 225-4 du Code pénal prohibant et sanctionnant toute discrimination, modifiés depuis le 1er septembre 2022 par la loi n°2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d'alerte (8) ;

• les obligations relatives au harcèlement : vous êtes tenu d'informer les salariés des dispositions légales relatives au harcèlement sexuel et au harcèlement moral, dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l'embauche, ainsi que des actions contentieuses civiles et pénales ouvertes en matière de harcèlement sexuel et des coordonnées des autorités et services compétents (notamment adresse et numéro d'appel du référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes) (9) ;

• l'avis comportant l'intitulé des conventions et accords applicables à l'entreprise : il mentionne l'intitulé des conventions et des accords applicables et précise l'endroit où les textes sont tenus à la disposition des salariés ainsi que les modalités leur permettant de les consulter pendant leur temps de présence (10) ;

• les textes relatifs à l'égalité salariale entre les hommes et les femmes : vous devez porter à la connaissance des personnes ayant accès aux locaux de l'entreprise, la réglementation relative à l'égalité de rémunération entre les salariés des deux sexes (11) ;

• l'ordre des départs en congés : il doit indiquer la période ordinaire de prise des congés payés ainsi que l'ordre dans lequel les salariés partent en vacances et ce, 1 mois avant le début des congés (12) ;

• les jours et heures de repos collectifs lorsque l'ensemble du personnel, sans exception, ne bénéficie pas d'une journée de repos hebdomadaire le dimanche (13).

Quels sont les affichages et informations obligatoires en fonction de la taille de l'entreprise ?

Quels sont les affichages et informations obligatoires dans les entreprises de 10 salariés ou moins ?

En dehors des affichages et informations obligatoires communes à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, aucune autre exigence particulière ne s'applique aux entreprises de 10 salariés ou moins en la matière.

Quels sont les affichages et informations obligatoires à partir de 11 salariés ? Informations sur le CSE...

À partir de 11 salariés, l'employeur a l'obligation de mettre en place un comité social et économique (CSE).

Dès lors, il doit informer son personnel, tous les 4 ans, de l'organisation des élections CSE. Cette information peut se faire par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette information. Le document diffusé précise alors la date envisagée pour le premier tour (14).

Une fois le CSE mis en place, il doit également communiquer aux salariés, la liste nominative des membres du CSE, indiquant leur emplacement habituel de travail et leur participation à une ou plusieurs commissions. En revanche, la communication de cette information se fait, cette fois-ci, impérativement par affichage (15)

Votre entreprise compte moins de 50 salariés ? Téléchargez notre dossier pour tout connaître sur vos affichages obligatoires et vous mettre en conformité.

Quels sont les affichages et informations obligatoires à partir de 50 salariés ?

Les entreprises de 50 salariés et plus ont des obligations supplémentaires en matière d'informations et d'affichages.

En effet, celles-ci ayant l'obligation de mettre en place un règlement intérieur, il doit être porté à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l'embauche, par tout moyen (16).

En outre, la mise en place de la participation étant obligatoire lorsque l'entreprise emploie au moins 50 salariés par mois, sans interruption, depuis les 5 dernières années, l'employeur doit informer les salariés de l'existence et du contenu de l'accord de participation par tout moyen prévu à cet accord et, à défaut, par voie d'affichage (17). 

Votre entreprise compte 50 salariés ou plus ? Téléchargez notre dossier pour tout connaître sur vos affichages obligatoires et vous mettre en conformité.

Tableaux récapitulatifs des affichages obligatoires en entreprise en 2023

Voici un tableau récapitulant les informations obligatoires devant être communiquées aux salariés, en fonction de l'effectif de l'entreprise :

* Quelle que soit la taille de l'entreprise 

*Entreprise de 11 salariés et plus

*Entreprise de 50 salariés et plus

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