Embaucher un salarié en France : le guide complet

💡 En résumé : 

- Le processus d'embauche d'un salarié commence par l'identification de ses besoins par l'employeur, la rédaction et la diffusion de l'offre d'emploi et la tenue des entretiens de recrutement. 
- Une fois le candidat idéal trouvé, il faut formaliser la relation de travail via la rédaction d'une promesse d'embauche, puis d'un contrat de travail. 
- La loi oblige l'employeur à porter à la connaissance du salarié un certain nombre d'informations importantes, dans un délai variable.
- Une fois ces étapes validées, l'employeur doit remplir et transmettre la DPAE, organiser une visite médicale et inscrire le nouveau salarié sur le registre unique du personnel. 
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Comment faire pour recruter du personnel ? Étapes et procédure

Étape 1 : identifier les besoins de l'entreprise

Avant d'entamer un processus de recrutement, il est impératif, en tant qu'employeur, de cibler précisément les besoins de votre entreprise.

Et pour cela, vous devez vous posez plusieurs questions : 

• de quelles compétences et connaissances votre entreprise a-t-elle besoin pour compléter ses équipes ?
• de quelle expérience doivent justifier les candidats à l'embauche ?
• quel type de soft-skills considérez-vous comme prioritaires ? 

💡Soyez précis et rigoureux dans vos interrogations : pour bien recruter, vous devez savoir quel profil vous recherchez.

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Étape 2 : rédiger une offre d'emploi conforme et non-discriminatoire

Votre offre d'emploi doit impérativement être rédigée en français, et mentionner un certain nombre d'éléments, pami lesquels :

• une présentation de l'employeur (votre entreprise) ;
• une description du poste à pourvoir ;
• une description du profil du candidat recherché ;
• une description des conditions de travail proposées.

Attention : 

Toute mention discriminatoire, notamment relative aux convictions religieuses, au sexe ou à l'âge du candidat, est strictement interdite (1). 

Étape 3 : diffuser votre annonce

Une fois votre annonce rédigée, vous devez faire savoir que votre entreprise recrute.

Pour la diffuser, vous pouvez utiliser plusieurs canaux comme le site internet de l'entreprise, les réseaux sociaux professionnels ou encores les sites d'offres d'emplois.

💡 Vous pouvez aussi faire appel des agences de recrutement qui, moyennant une participation financière, diffuseront votre annonce sur leur site internet et pourront vous mettre en relation avec de potentiels candidats.

Après avoir reçu les différents CV des candidats, vous pourrez faire une pré-sélection des profils pour passer un entretien de recrutement.

Étape 4 : faire passer les entretiens de recrutement 

Pour que vos entretiens de recrutement soient productifs, vous devez les avoir préparés en amont, en définissant leur trame qui vous servira de fil rouge.

N'oubliez pas que ces entretiens constituent un moment d'échange privilégié avec votre futur collaborateur. C'est l'occasion de retracer son parcours, d'approfondir sa motivation et ses envies mais aussi d'identifier et d'échanger sur ses axes de progression.

💡 Posez-lui vos questions tout en le laissant libre, le cas échéant, de s'exprimer sur ses attentes : pour que le dialogue soit constructif, la confiance entre candidat et employeur doit être réciproque. Et faites attention à ne pas poser les questions interdites en entretien d'embauche !

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Comment formaliser la relation de travail ?

Étape 1 : proposer une promesse d'embauche

Une fois le candidat idéal trouvé, vous pouvez matérialiser votre volonté de l'embaucher en rédigeant une promesse d'embauche.

Ce document n'est pas obligatoire, mais revêt une valeur contractuelle et assure que le contrat de travail sera signé dès que possible. En d'autres termes, elle sécurise la relation de travail à venir.

Une promesse d'embauche peut prendre 2 formes différentes, dont la valeur juridique est différente  :

• une offre de contrat de travail ;
• une promesse unilatérale de contrat de travail.

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Étape 2 : signer le contrat de travail

Le contrat de travail peut prendre différentes formes :

• celle d'un contrat  à durée indéterminée (CDI), à temps plein ou à temps partiel ;
• ou encore d'un contrat à durée déterminée (CDD) si le besoin de votre entreprise est temporaire. 

La rédaction d’un contrat écrit est obligatoire pour les CDD, les CDI à temps partiel et les contrats d’apprentissage (2).

💡 Même lorsqu’elle n’est pas imposée, la forme écrite permet de formaliser les engagements de chacun et de disposer d’éléments de preuve en cas de litige. 

Dans tous les cas, le contrat doit être signé par les deux parties et remis en deux exemplaires.

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- Rédiger un CDI (contrat à durée indéterminée) : notre guide complet
- Embaucher un salarié en CDD : période d'essai, prime fin de contrat, durée maximale, rupture...

Étape 3 : informer votre nouveau salarié sur la relation de travail

Dès l’embauche, vous devez informer votre nouveau salarié sur les conditions de la future relation de travail.

Pour cela, vous devez lui remettre un ou plusieurs documents écrits contenant certaines informations obligatoires, dans un délai allant de 7 jours à 1 mois calendaire (3).

Les informations obligatoires ont notamment trait :

• au contrat en lui-même (identités des parties, intitulé du poste, date d'embauche, rémunération, durée du travail, etc.) ;
• au droit à la formation assuré par l'employeur ;
• aux conventions et accords collectifs applicables dans l'entreprise ;
• aux divers dispositifs collectifs d'épargne salariale (intéressement, participation, plan d'épargne retraite...) existant dans l'entreprise.

Bon à savoir : 

Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, une période d’essai est souvent prévue dans le contrat de travail via une clause spécifique. Elle permet à l'employeur d'établir si le salarié recruté possède bien les compétences et connaissances nécessaires pour le poste, et au salarié recruté de s'assurer que le poste correspond à ses attentes (4).

Quelles sont les démarches et obligations administratives de l'employeur en matière d'embauche ? 

Étape 1 : déclarer le nouveau salarié à l'Urssaf via la déclaration préalable à l'embauche (DPAE en ligne)

Vous avez l'obligation de déclarer chaque nouvelle embauche au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE), accessible en ligne (5).

Celle-ci vous permet notamment : 

• de déclarer une première embauche d'un salarié dans un établissement ; 
• de demander l'immatriculation du salarié à la CPAM (lorsqu'il possède déjà un numéro de Sécurité sociale) ;
• d'adhérer à un service de prévention et de santé au travail (SPST) ;
• ou encore de demander une visite d'information et de prévention ou un examen médical d'aptitude à l'embauche.

Cette déclaration doit être transmise à l'Urssaf, au plus tôt 8 jours avant l'embauche. En cas de manquement, vous vous rendez coupable du délit de travail dissimulé.

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Étape 2 : organiser une visite médicale

Une visite d'information et de prévention (VIP) doit être organisée dans les 3 mois suivant la prise de fonction effective du salarié (6). Celle-ci permet notamment de faire le point sur son état de santé et son adaptation au poste de travail.

💡 Dès lors que le salarié est exposé à des risques particuliers pour sa santé et sa sécurité, il bénéficie d'un suivi individuel renforcé (SIR) (7). La visite d'information et de prévention est alors remplacée par un examen médical d'aptitude à l'embauche.

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Étape 3 : inscrire le salarié sur le registre unique du personnel (RUP)

À chaque nouvelle embauche, vous devez inscrire le salarié sur le registre unique du personnel (RUP) (8).

Attention : ne pas disposer d'un registre unique du personnel, ne pas le mettre à jour ou oublier d'y faire figurer des mentions obligatoires peut entraîner jusqu'à 750 euros d'amende par salarié concerné.

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Infographie Embaucher un salarié : formaliser la relation de travail

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- Modèle de CDI à temps plein
- Modèle de clause de déplacement professionnel
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