L'avantage en nature que constitue l'attribution d'un véhicule de fonction doit être évalué. Cette évaluation se fait au choix de l'employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d'un forfait (1).
L’évaluation d’un avantage en nature permet notamment de calculer les cotisations sociales dues ainsi que de s’assurer que la rémunération du salarié respectent bien les minima salariaux (Smic ou salaire minimum conventionnel).
Lorsque l'employeur opte pour l'évaluation selon les dépenses réellement engagées, il faut opérer une distinction entre le véhicule acheté par l'employeur et le véhicule loué.
Bon à savoir : qu’il soit acheté ou loué, les potentiels bonus ou malus écologiques ne sont pas pris en compte dans l’évaluation.
- Véhicule acheté par l'employeur :
L'évaluation est effectuée sur la base des dépenses engagées pour le compte du salarié.
Ces dépenses comprennent :
- l'amortissement de l'achat du véhicule, toutes taxes comprises, sur 5 ans à hauteur de 20 % par an. Si le véhicule a plus de 5 ans, le pourcentage à retenir est de 10 % ;
- l'assurance et les frais d'entretien (révisions, changement de pneumatiques, vidanges, ...) toutes taxes comprises ;
- le cas échéant, les frais de carburant utilisé pour l'usage privé et payé par l'employeur.
L'évaluation est calculée en proratisant le nombre de kilomètres parcourus annuellement ou pendant la durée de mise à disposition en cours d'année, pour l'usage personnel par le nombre total de kilomètres parcourus par le véhicule pour la même période.
Bon à savoir : si lors de l’achat, une remise est accordée à l’employeur (ou une reprise de l’ancien véhicule), il convient de déduire cette remise du prix d’achat (exemple : le véhicule neuf coût 15.000 euros, mais une remise de 1.000 euros est accordée à l’employeur. Le prix de référence de l’avantage en nature est de 14.000 euros).
Tableau récapitulatif pour un véhicule acheté :
Dépenses réelles (évaluation annuelle) |
Véhicule acheté depuis 5 ans et moins |
Véhicule acheté depuis + de 5 ans |
Sans prises en charge du carburant par l’employeur
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20 % du coût d'achat + assurance + frais d'entretien = A
Pour évaluer l'avantage en nature (B) = A x nombre de km parcourus à titre privé / total de km parcourus par le véhicule pour la même période
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10 % du coût d'achat + assurance + frais d'entretien = A
Pour évaluer l'avantage en nature (B) = A x nombre de km parcourus à titre privé / total de km parcourus par le véhicule pour la même période
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Avec prise en charge du carburant par l'employeur |
B + frais réels de carburant utilisé pour un usage personnel |
B + frais réels de carburant utilisé pour un usage personnel |
- Véhicule loué ou en location avec option d'achat :
L'évaluation se fait à partir du coût global de la location, de l'entretien et de l'assurance toutes taxes comprises, et, le cas échéant, des frais de carburant utilisé pour l'usage privé et payé par l'employeur.
Tableau récapitulatif du calcul les dépenses réelles (évaluation annuelle) pour le véhicule loué :
Sans prise en charge du carburant par l'employeur |
coût global annuel de la location + entretien + assurance = A
Pour évaluer l'avantage en nature (B) = A x nombre de km parcourus à titre privé / total de km parcourus par le véhicule pour la même période
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Avec prise en charge du carburant par l'employeur |
B + frais réels de carburant utilisé pour usage personnel |
L'évaluation est proratisée à partir des factures prouvant le nombre de kilomètres parcourus annuellement ou pendant la durée de mise à disposition en cours d'année, pour l'usage personnel et le nombre de kilomètres parcourus annuellement par le véhicule mis à disposition de façon permanente.
Lorsque l'employeur ne peut prouver le kilométrage parcouru à titre privé, l'Urssaf peut régulariser en prenant les forfaits fixés par arrêté.
Bon à savoir : si le véhicule est acheté à l’issue de la location, la valeur à prendre en compte est celle de l’achat du véhicule réglé le loueur (sans prise en compte du dépôt de garantie).
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