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Actualité Licenciement : Convoquer, mener l'entretien préalable, lettre de notification

Lettre de licenciement, comment bien la rédiger ?

Par , Juriste rédactrice web - Modifié le 17-09-2020

Lettre de licenciement, comment bien la rédiger ?

Vous avez décidé de licencier l'un de vos salariés ? Après avoir organisé l'entretien préalable à sanction, vous avez décidé de procéder à son licenciement. Pour cela, vous devez envoyer au salarié concerné, une lettre de licenciement. Voici comment bien la rédiger pour éviter les erreurs.

💡 La lettre de licenciement permet de notifier à un salarié que vous mettez fin à son contrat (de façon unilatérale), par le biais d'un licenciement.

Contenu de la lettre de licenciement

Vous vous demandez ce que doit contenir une lettre de licenciement ? Voici les points importants à inscrire pour bien rédiger votre lettre de licenciement. C'est à vous, employeur, d'adapter la lettre en fonction du motif de licenciement et de la situation.

1. Destinataire de la lettre

Vous pouvez indiquer les nom, prénom et coordonnées du destinataire de la lettre (le salarié à qui vous adressez la lettre de licenciement).

2. Date et lieu de rédaction de la lettre de licenciement

Vous pouvez indiquer au début ou à la fin de la lettre, fait à "......" (lieu de rédaction de la lettre, par exemple la ville où se situe le siège de l'entreprise), et la date à laquelle vous rédigez et envoyez la lettre.

3. Objet de la lettre

Vous devez indiquer dans l'objet, en haut de la lettre "lettre de licenciement". Dans ce même objet, vous pouvez également indiquer le type de licenciement que vous notifiez au salarié.

Il peut s'agir d'un licenciement pour motif personnel, d'un licenciement disciplinaire (pour faute simple, grave, lourde) ou d'un licenciement pour motif économique.

👓 Pour en savoir plus, consultez notre article dédié : Comment licencier un salarié ? Les différents motifs possibles.

4. Décision de licencier le salarié

Vous devez indiquer au salarié qu'après l'entretien préalable que vous avez eu avec lui (ou après que vous l'ayez convoqué à un entretien auquel il ne s'est pas rendu), vous avez décidé de procéder à son licenciement.

N'hésitez pas à rappeler la date de l'entretien auquel était convoqué le salarié.

5. Motivation de votre décision (les motifs du licenciement)

Vous devez énoncer tous les éléments qui vous ont amené à prendre la décision de licencier le salarié (pour motif personnel, disciplinaire ou économique) (1).

Vous devez donc motiver votre décision dans la lettre de licenciement. Il s'agit d'énoncer les faits matériellement vérifiables qui vous amènent à licencier.

A savoir :

Vous pouvez préciser le motif du licenciement, à votre initiative ou à la demande du salarié, dans les 15 jours qui suivent la notification (= réception de la lettre de licenciement par le salarié), ou dans les 15 jours suivant la demande du salarié.

6. Cas d'un salarié protégé

Si le salarié licencié est un salarié protégé (membre du CSE, délégué syndical, représentant syndical au CSE...), vous devez préalablement avoir demandé et obtenu l'autorisation de l'inspecteur du travail.

Ainsi, vous pouvez indiquer dans la lettre de licenciement que vous avez obtenue l'autorisation de l'inspection du travail pour licencier le salarié. Vous pouvez indiquer la date à laquelle l'inspecteur a rendu sa décision.

7. Durée du préavis

Le contrat prend ainsi fin à l'expiration du préavis.

Vous pouvez indiquer dans la lettre, la durée de préavis applicable au salarié. En effet, la rupture du contrat prend fin après écoulement d'un délai, pendant lequel le salarié doit continuer à travailler.

Dans certains cas, il n'y a pas de préavis applicable :

8. Dispense de préavis / réduction de préavis

En tant qu'employeur, vous pouvez décider de dispenser le salarié de préavis ou de réduire son préavis.

Dans ce cas, vous devez indiquer dans la lettre de licenciement :

  • soit que vous dispensez le salarié d'effectuer son préavis et que son contrat prend donc fin à la date de réception de cette lettre de licenciement ;
  • soit que vous réduisez la durée de préavis de "......" jours/mois et que le contrat prendra donc fin à l'expiration du préavis, soit le "....." (en indiquant la date).

Si vous dispensez ou réduisez le préavis du salarié, vous devrez lui verser une indemnité compensatrice de préavis.

9. Heures pour recherche d'emploi

Certaines conventions collectives prévoient des "heures pour recherche d'emploi", permettant de s'absenter quelques heures pendant son préavis, pour rechercher un nouvel emploi.

Cette possibilité peut également être prévue par accord d'entreprise, par usage ou encore dans le contrat de travail du salarié. Ainsi, si le salarié est concerné par un tel dispositif, vous pouvez le lui rappeler dans la lettre de licenciement.

10. Priorité de réembauche

Dans le cadre d'un licenciement économique, vous devez indiquer dans la lettre de licenciement, que le salarié bénéficie d'une priorité de ré-embauche pendant un délai d'1 an à compter de la date de rupture du contrat, s'il en fait la demande.

11. Documents de fin de contrat

Vous pouvez indiquer dans la lettre de licenciement, les documents de fin de contrat que vous allez lui remettre à la fin de son contrat.

Vous devez remettre au salarié, à la fin de son contrat, un certificat de travail, l'attestation pôle emploi et son solde de tout compte.

N'oubliez pas de conclure votre lettre avec une phrase de politesse et de la signer.

Qui signe la lettre de licenciement ?

C'est l'employeur, qui signe la lettre de licenciement.

Il faut noter qu'il est possible que l'employeur ait donné son pouvoir de signature à une autre personne de l'entreprise, pour le représenter. Dans ce cas, le représentant de l'employeur peut signer la lettre de licenciement. Il s'agit généralement du directeur des ressources humaines (DRH), du juriste d'entreprise etc.

Comment envoyer la lettre de licenciement ?

Le Code du travail prévoit que vous devez envoyer la lettre de licenciement au salarié par courrier recommandé avec avis de réception (LRAR) (2).

Ce mode d'envoi permet de prévenir tout risque de contestation sur la date de notification du licenciement (3). Il s'agit donc d'un moyen de preuve de la date de notification du licenciement.

A savoir :

Vous pouvez également remettre la lettre de licenciement à votre salarié en main propre contre décharge (4).  Dans ce cas, vous devez établir la lettre de licenciement en double exemplaire. Votre exemplaire (employeur) doit comporter la mention « reçue le "....." (date) » accompagnée de la signature du salarié.

Délais pour envoyer la lettre de licenciement

Vous vous demandez quand vous devez envoyer la lettre de licenciement au salarié ?

🕑 Dans le cadre d'un licenciement pour motif personnel ou d'un licenciement pour faute (motif disciplinaire), vous devez envoyer la lettre de notification du licenciement dans les délais suivants :

  • au minimum 2 jours après la date de l'entretien préalable au licenciement (même si le salarié a décidé de ne pas y assister) ;
  • au maximum 1 mois après l'entretien préalable mais uniquement pour le licenciement disciplinaire (pour faute) (5). Pour le licenciement pour motif personnel, il n'y a pas de délai maximal.

🕑 Dans le cadre d'un licenciement économique individuel ou collectif (licenciement de moins de 10 salariés sur une période de 30 jours), vous devez envoyer la lettre de licenciement :

  • au minimum 7 jours ouvrables après la date de l'entretien préalable (même si le salarié ne s'y est pas rendu) ;
  • au minimum 15 jours ouvrables après la date d'entretien s'il s'agit d'un licenciement économique individuel d'un cadre.

🕑 Dans le cadre d'un licenciement économique d'au moins 10 salariés sur une même période de 30 jours, vous devez envoyer la lettre de licenciement :

  • au minimum 30 jours à compter de la notification du projet de licenciement à l'inspection du travail, si votre entreprise compte moins de 50 salariés ;
  • après la notification de la décision d'homologation ou de validation du PSE par l'Administration ou après décision implicite.

👓 Cet article peut vous intéresser : Notification du licenciement : quel délai avez-vous après l'entretien préalable ?

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Références :

(1) Articles L1232-6, L1233-16 et L1233-42 du Code du travail
(2) Article L1232-6 du Code du travail
(3) Cass. Soc. 16 décembre 2009, n°08-42922
(4) Décret n°2017-1820 du 29 décembre 2017 établissant des modèles types de lettres de notification de licenciement
(5) Article L1332-2 du Code du travail

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