Créé par la loi ELAN du 23 novembre 2018 afin de lutter contre l’absentéisme aux assemblées générales de copropriété, le vote par correspondance a été adapté aux enjeux de la crise sanitaire.

 

Placé sous les feux de l’actualité présidentielle américaine et de la crise sanitaire mondiale, le vote par correspondance existe aussi dans notre arsenal juridique avec ses détracteurs et ses défenseurs, sans doute avec moins de polémique politicienne que celle suscitée outre-Atlantique !

Le vote par correspondance est salué par certains praticiens de la copropriété comme un outil-clé devant faciliter l’expression du suffrage des copropriétaires aux assemblées générales, auxquelles ils manquent souvent à l’appel.

D’autres lui reprochent de nuire à la qualité des débats, dont l’oralité serait essentielle...Une oralité que la jurisprudence renforce parfois comme le montre par exemple la question de l’instruction de vote donnée au mandataire (muni d’un pouvoir donné par un copropriétaire)face au choix effectué par ce dernier lors de l’assemblée, prévalant sur celui inscrit sur le pouvoir, en cas de conflit.

Mais, de façon plus actuelle face à la lutte contre la propagation de l'épidémie de covid-19, des dispositions spécifiques ont été adoptées afin de faciliter son usageen particulier dans le cadre du second confinement.

 

En effet, après une première série de mesures d’abord transitoires, prises lors du premier confinement, il devient à présent nécessaire de pouvoir enfin soumettre au vote de l’assemblée générale un certain nombre de décisions mises en suspens, le droit de la copropriété s’accommodant mal d’une gestion non démocratique !


Textes d'exceptions liés à l'état d'urgence sanitaire,les ordonnances du 25 mars 2020, 22 avril, 20 mai 2020 et enfin du 18 novembre 2020 ont, pour l’essentiel, adapté et assoupli le calendrier usuel des copropriétés aux contraintes générées par les restrictions sanitaires.

 

Tour d'horizon de ces mesures :


1er  Prolongation de plein droit (c’est-à-dire sans vote en assemblée générale) dMANDAT DE SYNDIC jusqu’au 31 janvier 2021 : adoptée dès le mois de mars 2020, les mandats des syndicsen cours se sont vus prolongés(aux mêmes conditions de rémunération)malgré leur expiration, généralement au 30 juin 2020, date coïncidant au délai prévu par la loi pour approuver les comptes n-1 et adopter le budget n+1.


2è - Possibilité accrue pour le syndic de convoquer l’assemblée générale, de façon totalement dématérialisée, en VISIOCONFERENCE : mais - et c’est là l’innovation – cela est désormais possible sans que ce recours ait été décidé au préalable par l’assemblée générale(comme cela est prévu dans le cadre des nouveaux dispositifs de votes introduits par la loi Elan en novembre 2018).


3è- Facilitation du recours au SEUL VOTE PAR CORRESPONDANCE de l’assemblée générale : en cas d’impossibilité de vote par visioconférence (ou tout autre moyen de communication électronique permettant l’identification des participants), cette décision peut désormais être imposée par le syndic, y compris pour une assemblée générale déjà convoquée en présentiel.

Dans ce dernier cas, le syndic était initialement tenu d’en informer les copropriétaires, au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée.

Afin de parer au second confinement et s’agissant des assemblées générales convoquées entre le 29 octobre et le 4 décembre 2020, l’ordonnance du 18 novembre 2020 a écarté la nécessité pour le syndic de respecter un délai de prévenance de 15 jours, celui-ci pouvant alors, à tout moment, informer les copropriétaires du fait que les décisions seront uniquement prises par correspondance, le syndic devant en ce cas établir, par tout moyen, la certitude de la date de réception de cette information.


4è- Pour ce qui concerne le formulaire de vote par correspondance, il avait fallu attendre l’arrêté du 2 juillet 2020 pour le voir enfin défini.

D’après cet arrêté, le formulaire doit obligatoirement être joint à la convocation de l’assemblée générale. Et, dans le cadre des dispositions d’urgence examinées ci-dessus, au courrier du syndic notifiant le recours au seul vote par correspondance.

D’un point de vue formel, si le formulaire peut être adapté et modifié, aucune des mentions du modèle ne peut être supprimée.

Le formulaire rempli par le copropriétaire doit être retourné complété, paraphé et signé au syndic.

Mais celui-ci devra le réceptionner au plus tard trois jours « francs » avant l’assemblée générale (ce qui signifie trois jours pleins, donc 5 jours puisque celui de l’assemblée et le jour de réception par le syndic ne sont pas décomptés !).

Lorsque le formulaire de vote est transmis par courrier électronique, il est présumé réceptionné à la date de l’envoi (art. 9 bis, décret du 17 mars 1967).

Attention aux envois papier du formulaire car le délai d’acheminement postal doit être prévu afin que celui parvienne dans les temps au syndic.

 

Quelques conseils :

1er- Il est recommandé, s’il y a un risque de non-respect du délai, de l’envoyer en pièce jointe d’un courrier électronique(mail), car :

 -       D’une part, le pouvoir sera présumé réceptionné à la date d’envoi du courriel, comme prévu à l’article 9 bis modifié du décret du 17 mars 1967,

-       D’autre part, un courriel peut parfaitement être réceptionné tout jour de la semaine, en particulier un dimanche, lorsque le délai expire un tel jour…

De plus, il faut savoir que ce délai n’est pas prorogé au premier jour ouvrable s’il expire un samedi ou un dimanche comme c’est le cas s’agissant de certains délais de procédure.


2è- Concrètement, le copropriétaire va cocher la case correspondant à son choix pour chacune des résolutions.

Cependant, il faut savoir que lorsqu’une résolution est modifiée en cours d'assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement à cette résolution est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.

Très concrètement, cela signifie que son vote ne sera pas pris en compte !

Désormais, le procès-verbal de l’assemblée générale devra préciser,sous le résultat du vote de chaque résolution :

 -       les noms et nombre de voix des copropriétaires opposants et de ceux qui se sont abstenus (obligation déjà prévue par les textes, puisqu’il s’agit ici de vérifier les personnes recevables à contester en justice la résolution adoptée, l’action en nullité d’une résolution étant ouverte uniquement à ses opposants et défaillants) ;

-       ainsi que « ceux qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant en application du deuxième alinéa de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 »; à savoir les votants favorables par correspondance, dans le cas examiné ci-dessus (modification de la résolution).

En outre, la feuille de présence de l’assemblée générale devra indiquer les nom et domicile des copropriétaires ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire par le syndic.


3è- Enfin, dans le cas d'une assemblée se tenant en présentiel :

Si un copropriétaire ayant voté par correspondance s’est présenté à l’assemblée générale ou s’y est fait représenter (pouvoir donné à un mandataire présent à l’assemblée), les textes prévoient que son formulaire de vote sera automatiquement écarté.

Comme de coutume, la pratique judiciaire permettra de mieux circonscrire les difficultés d’interprétation que ne manquera pas de susciter ce nouveau mode de vote.

N’hésitez pas à vous entourer des conseils d’un avocat afin de protéger au mieux vos intérêts, le droit de la copropriété étant source d’un abondant contentieux.

Je me tiens à votre disposition pour toute demande de consultation éventuelle.

Par Me Céline Loudet