L’heure d’approuver et de déposer les comptes annuels de votre société approche. Si votre société a clôturé son exercice au 31 décembre, vous disposez en principe d’un délai de 6 mois à compter de cette date pour approuver vos comptes annuels, et d’un mois à compter de leur approbation pour les déposer auprès de votre greffe (deux mois si le dépôt est effectué en ligne). L’approbation des comptes annuels constitue un temps fort dans la vie d’une société et ne doit pas être prise à la légère. Cette démarche a vocation à convoquer les associés afin qu’ils puissent se prononcer sur les états financiers de la société et à s’assurer de la bonne gestion de cette dernière.

 

I. Quelles sont les sociétés concernées par cette obligation ?

L’approbation de comptes annuels est une démarche obligatoire qui incombe aux sociétés suivantes :

  • Les SARL (sociétés à responsabilité limitée, dont l’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) ;

  • Les sociétés par actions : les SA (sociétés anonymes), les SCA (sociétés en commandite par actions), les SAS (sociétés par actions simplifiée, dont la SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle) ;

  • Les SNC (société en nom collectif) ;

  • Les SEL (sociétés d’exercice libéral) : à responsabilité limitée (SELARL), à forme anonyme (SELAFA), en commandite par actions (SELCA), par actions simplifiées (SELAS) ;

  • Les sociétés commerciales dont le siège social est situé à l’étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements (succursales) en France ;

  • Les sociétés coopératives agricoles et unions de coopératives agricoles dès lors qu’elles dépassent chacune, à la clôture de l’exercice, certains seuils ;

  • Les SE (sociétés européennes).

 

C’est à vous en tant que dirigeant d’initier cette démarche.

 

II. Affectation du résultat de l’exercice et points de vigilances

L’approbation de comptes doit respecter un certain formalisme. À l’occasion de l’approbation de vos comptes annuels, il vous revient de prendre une décision comptable au sein d’une résolution du procès-verbal d’assemblée générale ordinaire annuelle. Deux points de vigilance sont à relever :

  • Pensez à affecter une partie du bénéfice à la réserve légale : 5% du bénéfice doit être affecté à la réserve légale à chaque approbation de comptes annuels, jusqu’à ce que cette dernière atteigne 10% du capital social.

  • Attention aux capitaux propres inférieurs à la moitié du capital social : si du fait des pertes constatées, vos capitaux propres sont inférieurs à la moitié de votre capital social, votre société est tenue, dans un délai de 4 mois à compter de l’approbation des comptes, de consulter les associés à l’effet de décider s’il y a lieu de procéder à une dissolution anticipée de la société. Si la dissolution est écartée, la société disposera d’un délai expirant à la clôture du deuxième exercice suivant celui au cours duquel la constatation des pertes est intervenue pour régulariser la situation.

 

Par ailleurs, l’affectation du résultat de l’exercice est une démarche préalable à la distribution de dividendes.

 

III. Quelles sont les formalités à effectuer ?

Certains documents, signés et certifiés conformes par le représentant légal de la société, devront être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce relevant du ressort du siège social de la société, tels que :

  • Les comptes annuels (le bilan, le compte de résultat et les annexes) ;

  • La résolution votée relative à la proposition d’affectation du résultat de l’assemblée ;

  • Le rapport de gestion (le cas échéant) ;

  • Le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels (s’il existe) ;

  • Le rapport du conseil de surveillance (s’il existe) ;

  • Une déclaration de confidentialité (le cas échéant, cf. infra) ;

  • Les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe (le cas échéant) ;

  • Un chèque relatif aux frais de formalités à adresser au greffe1.

 

Par ailleurs, il est tout à fait possible de procéder à un dépôt des comptes en ligne, directement sur le site du greffe.

 

S’agissant de la confidentialité des comptes annuels de votre société :

 

Si votre société répond aux critères de la microentreprise, au sens de l’article L. 232-25 C. Com., vous avez la possibilité de déposer une déclaration de confidentialité de vos comptes annuels auprès de votre greffe. Sont visées les sociétés qui, à la clôture du dernier exercice, ne dépassaient pas deux des trois seuils suivants (art. D. 123-200 1° C. Com.):

  • Total du bilan : 350.000 euros ;

  • Montant net du chiffre d’affaires : 700.000 euros ;

  • Nombre moyen de salariés au cours de l’exercice : 10.

 

Si votre société répond à la définition de petite entreprise, au sens de l’article L. 123-16 C. Com, vous avez la possibilité de conserver la confidentialité de votre compte de résultat. Sont visées les sociétés qui, à la clôture du dernier exercice, ne dépassaient pas deux des trois seuils suivants (art. D. 123-200 2° C. Com.) :

  • Total du bilan : 6.000.000 euros ;

  • Montant net du chiffre d’affaires : 12.000.000 euros ;

  • Nombre moyen de salariés au cours de l’exercice : 50.

 

Si votre société répond aux critères de la moyenne entreprise, au sens de l’article L. 123-16 C. Com, vous avez la possibilité de déposer une présentation allégée du compte de résultat (présentation simplifiée du bilan et de l’annexe). Sont visées les sociétés qui, à la clôture du dernier exercice, ne dépassaient pas deux des trois seuils suivants (art. D. 123-200 2° C. Com.) :

  • Total du bilan : 20.000.000 euros ;

  • Montant net du chiffre d’affaires : 40.000.000 euros ;

  • Nombre moyen de salariés au cours de l’exercice : 250.

 

IV. Quelles sont les sanctions applicables en cas de manquement à cette obligation ?

Le manquement à l’obligation d’approbation et de dépôt des comptes annuels peut entraîner une action en responsabilité des dirigeants sociaux.

 

  • La responsabilité civile des dirigeants

Le manquement à l’obligation d’approbation et de dépôt des comptes prive les associés de leur droit à l’information et peut engendrer une action en responsabilité civile des dirigeants. De plus, tout tiers pourra assigner les dirigeants en responsabilité civile et demander des dommages et intérêts s’il parvient à démontrer qu’il a subi un préjudice du fait du manquement de l’approbation de comptes par la société.

 

  • La responsabilité pénale des dirigeants

La responsabilité pénale des dirigeants pourra être engagée en cas de défaut d’approbation, cette dernière pouvant aller jusqu’à une amende de 9.000 euros.

 

  • L’injonction de déposer des comptes annuels

Tout intéressé ou le ministère public peut demander au président du tribunal de commerce, statuant en référé, d’enjoindre sous astreinte aux dirigeants de procéder au dépôt des documents au registre du commerce et des sociétés, ou de désigner un mandataire ad hoc chargé d’effectuer cette démarche. La société dispose alors d’un délai d’un mois pour régulariser sa situation. Le non-respect de ce délai est passible d’une amende de 1.500 euros à 3.000 euros en cas de récidive.

 

Par ailleurs, en cas de constatation de l’inexécution de cette obligation par le greffier, ce dernier en informe le président du tribunal de commerce qui peut, de sa propre initiative, adresser aux dirigeants de la société une injonction de procéder à bref délai au dépôt des comptes sous astreinte.

 

V. Que faire si vos comptes ne peuvent être approuvés et déposés dans les délais ?

Si l’assemblée générale n’a pu se tenir dans le délai légal évoqué ci-dessus, vous avez la possibilité d’obtenir une prorogation de ce délai de six mois en adressant une requête au président du tribunal de commerce.

Il est recommandé d’effectuer cette demande de prorogation préalablement à l’expiration de ce délai, en tenant compte de la période de vacances judiciaires et du temps estimé pour la préparation des documents juridiques et la tenue de l’assemblée générale ordinaire annuelle. Il est également recommandé de motiver cette demande.

Par ailleurs, en cas d’expiration du délai de dépôt d’un mois à compter de l’approbation des comptes annuels, il est tout à fait possible de régulariser ce dépôt à tout moment.

N’hésitez pas faire appel à un avocat en Droit des affaires pour vous faire accompagner dans cette démarche.

1. N’hésitez pas à consulter directement le site du greffe du ressort de votre siège social pour connaître les tarifs en vigueur.