Formalités à accomplir

Le stage doit être intégré à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire (1).

Afin de pouvoir accueillir un stagiaire dans votre entreprise, vous devez conclure une convention de stage. Cette convention doit être signée par trois parties : le stagiaire, l'organisme d'accueil et l'établissement d'enseignement (2). 

La convention doit comporter les mentions suivantes (3) :

  • l'intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année d'enseignement ou par semestre d'enseignement ; 
  • le nom de l'enseignant référent de l'établissement d'enseignement et le nom du tuteur dans l'organisme d'accueil ;
  • les compétences à acquérir ou à développer au cours de la formation en milieu professionnel ou du stage ;
  • les activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation et des compétences à acquérir et validées par l'organisme d'accueil ; 
  • les dates de début et de fin de stage, ainsi que la durée totale prévue ; 
  • la durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire dans l'entreprise ; 
  • les conditions d'encadrement et de suivi du stagiaire ; 
  • le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de versement ; 
  • le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire ; 
  • les conditions d'autorisation d'absence ; 
  • les modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage ; 
  • les modalités de validation du stage en cas d'interruption ; 
  • la liste des avantages offerts par l'organisme d'accueil au stagiaire (accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant, aux activités sociales et culturelles, prise en charge des frais de transport) ; 
  • les clauses du règlement intérieur applicable au stagiaire ; 
  • les conditions de délivrance d'une attestation de stage. 

Sachez que la convention de stage peut tout à fait, faire l'objet d'un avenant, notamment en cas de report ou de suspension du stage

Durée du stage

Vous ne pouvez garder en stage un même stagiaire plus de 6 mois par année d'enseignement (4).

Stage de 6 mois maximumpar année d'enseignement

Néanmoins, vous avez la possibilité d'accueillir successivement plusieurs stagiaires au titre de conventions de stage différentes, pour effectuer des stages sur un même poste. Veillez cependant à respecter un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent (5).

Par exemple :

Votre entreprise accueille un stagiaire du 2 janvier 2018 au 30 juin 2018 (soit 6 mois), sur un poste d'assistant marketing. Si vous souhaitez, à l'issue de ce stage, prendre un nouveau stagiaire sur ce même poste, vous devrez attendre l'expiration d'un délai de carence de 2 mois (6 mois / 3).

Le délai de carence ne s'applique pas si le stage précédent a été interrompu avant le terme à l'initiative du stagiaire.

Déroulement et fin du stage

Le stagiaire n'est pas lié par un contrat de travail à l'entreprise.

L'objectif du stage est de mettre temporairement l'élève ou l'étudiant en situation professionnelle afin de lui permettre de découvrir le monde de l'entreprise, d'acquérir des compétences professionnelles en lien avec sa formation et se voir confier des missions en rapport avec son projet pédagogique. Le stagiaire est là pour apprendre et observer. À ce titre, il n'a aucune obligation de production.

Le stagiaire n'a pas non plus vocation à remplacer un salarié absent ou à répondre à l'accroissement temporaire d'activité d'une entreprise. Les missions confiées au stagiaire ne doivent pas non plus servir à pourvoir un emploi permanent.

Pensez à désigner un responsable de stage qui devra accompagner le stagiaire durant toute la durée de son stage.

Si à l'issue du stage ou dans les trois mois qui suivent la fin du stage, vous choisissez d'embaucher le stagiaire, la durée du stage est déduite de la période d'essai, sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié, sauf accord collectif plus favorable (6).

Si l'embauche est effectuée sur un poste en correspondance avec les activités confiées durant le stage alors la durée du stage est intégralement déduite de la période d'essai.

Par ailleurs, en cas d'embauche du stagiaire à l'issue d'un stage d'une durée supérieure à deux mois, la durée de ce stage est prise en compte pour l'ouverture et le calcul des droits liés à l'ancienneté.

Montant de la gratification

Vous devez verser une gratification mensuelle au stagiaire lorsque la durée du stage est supérieure à 2 mois consécutifs ou même non consécutifs si le stage est effectué sur une même année universitaire (7).

La gratification versée au stagiaire n'a pas le caractère de salaire.

Le montant de la gratification est fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu. A défaut, le montant horaire de cette gratification est fixé à un niveau minimal de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale

Le montant du plafond horaire de la sécurité sociale est de 25 euros pour 2018. Pour connaître le montant mensuel de la franchise, il suffit de multiplier ce montant par le nombre d'heures de stage effectuées dans le mois (8).

Exemple : 

Si votre stagiaire effectue 35 heures par semaine alors le montant mensuel de la franchise sera de [(25 X 15) /100) X 151,67] = 568,76 euros pour 2018.